Merkblatt zum Förderprogramm

Einige von Ihnen haben bereits vorangegangene stipendienartige Projektförderung #TakeHeart erhalten. Für all Diejenigen hier ein kurzer Überblick der Unterschiede zur laufenden Runde.

a) Nach Zusage werden Sie innerhalb von 2 Werktagen eine E-Mail von DocuSign erhalten, um Ihren Vertrag online zu unterschreiben. Hierfür müssen Sie nichts im Voraus tun. Bitte beachten Sie, dass keine Papierversion des Vertrags verschickt wird.

b) Um das Fördergeld zu erhalten, müssen Sie unbedingt 4 Schritte befolgen: 1. Vertrag online abschließen, 2. Kontodaten des Projekts eintragen, 3. die 3 Raten verbindlich einreichen, 4. Projektbeschreibung im Selbstverwaltungsbereich überprüfen. Andernfalls können wir das Fördergeld leider nicht überweisen.

c) Der Auszahlungsplan ist festgelegt. Die 3 Termine und Beträge sind bereits von uns eingetragen. Änderungen sind nicht möglich. Bitte sehen Sie von Nachfragen ab.

d) Da die Fristen für das Verfahren sehr eng sind, haben Sie bis zum 26.03.23 Zeit, die oben genannten 4 Schritte auszuführen.

e) Bitte beachten Sie:

Die Verfahren für die Verwendung der Mittel und die Einreichung des Verwendungsnachweises bleiben unverändert.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben eine Förderzusage erhalten!

Für den weiteren Prozess wurde Ihnen in der Zusage der Kontakt zur zuständigen Mitarbeiter*in mitgeteilt:

Nelly Urbina Fernandez, nelly.urbina@fonds-daku.de

Wenden Sie sich mit Anliegen und Fragen rund um den Ablauf Ihrer Förderung bitte immer an die genannte Person. Melden Sie sich bitte immer unter Angabe Ihrer Projektnummer im Betreff der E-Mail, damit wir Ihr Anliegen direkt zuordnen können.

Die Projektnummern im Rahmen von #TakeHeart sind wie folgt aufgebaut:

Bitte schließen Sie die folgenden 4 Schritte bis zum 26.03.23 ab, da die Zeitspannen für die Auszahlungen sehr eng sind:

1. Den Vertrag abschließen:

• Nach Zusage werden Sie innerhalb von 2 Werktagen eine E-Mail von DocuSign® an die im Antrag genannte Adresse erhalten, um Ihren Vertrag online zu unterschreiben. Bitte folgen Sie den Anweisungen in der E-Mail. Bitte beachten Sie, dass keine Papierversion des Vertrags verschickt wird.
• Sollten Sie die E-Mail von DocuSign® innerhalb von 2 Werktagen nach Zusage nicht erhalten haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Kontaktperson beim Fonds. Bitte prüfen Sie zuerst, ob die Nachricht in Ihrem Spam-Ordner liegt.

2. Projektkontoinformation im ONLINE Portal eintragen:

• Für die Auszahlungen von Fördergeldern müssen Sie einProjektkonto im ONLINE Portal eintragen, das auf Ihren Namen läuft. Überweisungen auf Privatkonten werden vom Fonds nicht getätigt.
• Dieses Projektkonto muss kein ausgewiesenes Geschäftskonto sein; ein einfaches Girokonto reicht aus. Es muss aber ein Konto sein, das getrennt von privaten Bewegungen (z.B. Einkäufen im Supermarkt) geführt wird und auf Ihren Namen läuft.
• Sie können auch ein bestehendes Projektkonto nutzen, das Sie für andere Fördergelder oder Projekte verwenden. Achten Sie dann aber darauf, dass Verwendungszwecke und Buchhaltung die jeweiligen Zahlungen getrennt voneinander behandeln und die Zugehörigkeiten gut erkennbar sind.
• Ein Projektkonto ist Voraussetzung für die von der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) in den Fördergrundsätzen geforderte ordnungsgemäße Geschäftsführung. Bitte sehen Sie von Nachfragen zu Ausnahmen von dieser Regel ab.

3. Die 3 Raten verbindlich einreichen:

• Sie müssen alle 3 von uns eingegeben Raten verbindlich einreichen. Das ist ab dem nächsten Werktag möglich, nachdem Sie den Vertrag unterschrieben haben, und sobald Sie die Information Ihres Projektkontos eingetragen haben.
• Sie werden das Fördergeld in 3 Raten von jeweils 2,500 € zu folgenden Terminen erhalten: 15.04., 15.05., 15.06.23. Diese Termine und Beträge sind festgelegt und können nicht geändert werden. Bitte sehen Sie von Nachfragen dazu ab.

4. Ihre Projektbeschreibung im Selbstverwaltungsbereich überprüfen:

• Überprüfen Sie Ihr Projektbeschreibung und aktualisieren Sie sie gegebenfalls. Dieser Text wird durch die Öffentlichkeitsarbeit des Fonds verwendet, z.B. für Veröffentlichungen auf der Homepage des Fonds.
• Sollten Sie seit der Antragsstellung umgezogen sein und/oder sich die Vertragsadresse ändern, wenden Sie sich bitte per Mail an Ihre zuständige Mitarbeiter*in.

Checkliste „Schritte, um das Fördergeld zu erhalten“

• Vertrag online unterschreiben
• Projektkonto eintragen
• die 3 Raten verbindlich einreichen
• Projektbeschreibung im Selbstverwaltungsbereich überprüfen

Nach Zusage werden Sie innerhalb von 2 Werktagen eine E-Mail, an die beim Fonds hinterlegte E-Mail-Adresse, erhalten.

Der Vertrag liegt nun zur Unterschrift bereit. Um den Vertrag zu unterschreiben, folgen Sie diesen Schritte:

1. Den Vertrag online unterschreiben.

• Sie werden eine E-Mail von DocuSign® erhalten, um den Vertrag zu unterschreiben.
• Klicken Sie in der E-Mail auf „DOKUMENT EINSEHEN“. Im Browser öffnet sich der Vertrag auf der Plattform DocuSign®.

• Klicken Sie in das Feld „Ich stimme der Verwendung elektronischer Datensätze und Signaturen zu.“

• Klicken Sie auf „WEITER“.

• Lesen Sie den Vertrag gründlich!
• Scrollen Sie ans Ende des Vertrags und klicken Sie auf „Signieren“ unter Ihrem Namen

• Wählen Sie eine generierte Unterschrift, zeichnen Sie Ihre Unterschrift oder laden Sie ein Bild Ihrer Unterschrift hoch.

• Klicken Sie auf „ÜBERNEHMEN UND SIGNIEREN“.
• Klicken Sie auf „FERTIGSTELLEN“.

• Im folgenden Fenster haben Sie die Möglichkeit, den signierten Vertrag als PDF herunterzuladen oder für Ihre Unterlagen auszudrucken.

• Klicken Sie auf „ABSCHLIESSEN“.
• Sie erhalten eine Bestätigung, dass der Vorgang abgeschlossen ist.
• Da Holger Bergmann den Vertrag bereits unterschrieben hat, ist der Vertrag zu Stande gekommen und Sie erhalten den Vertrag noch einmal per E-Mail.

• Im nächsten Schritt wird der Fonds die Möglichkeit, die bereits voreingestellten Mittelabrufe verbindlich einzureichen, für Sie freischalten, was in der Regel am nächsten Arbeitstag geschieht, nachdem der Fonds Ihre Unterschrift endgültig geprüft hat.
• Sie müssen auch nach der Unterzeichnung Ihres Vertrags noch Mittel abrufen.

2. Kontodaten eintragen und Raten verbindlich einreichen:

• Die Mittelabrufe befinden sich noch im Planungsstatus und werden nicht automatisch überwiesen. Erst, wenn Sie Ihre Kontoangaben eingetragen und die Raten verbindlich eingereicht haben, kann die Überweisung erfolgen.
• Ab dem nächsten Werktag , nachdem Sie den Vertrag unterschrieben haben, können Sie die Raten verbindlich einreichen.
• Gehen Sie auf https://www.fonds-daku.de.
• Unten links auf der Seite finden Sie den Menüpunkt „Login“. Klicken Sie darauf.

• Nun melden Sie sich mit den gleichen Daten (E-Mail und Passwort) an, mit denen Sie auch den Antrag gestellt haben.
• Wenn Sie ihr Passwort vergessen haben, wenden Sie sich bitte mit Ihrer Login E-Mail-Adresse und unter Angabe der zugehörigen Projektnummer an email hidden; JavaScript is required.
• Nachdem Sie sich eingeloggt haben, sehen Sie (u. a.) die Übersicht „Meine Anträge“.
• Sie werden 3 Raten von jeweils 2.500,00 € in 3 aufeinander folgenden Monaten sehen. Diese Termine und Beträge sind festgelegt und können nicht geändert werden. Bitte sehen Sie von Nachfragen dazu ab.
  

• Klicken Sie in der ersten Zeile des Mittelabrufs auf „Bearbeiten“
• Sie werden an dieser Stelle gebeten, an der Datenerhebung teilzunehmen. Dies geschieht einmalig.
• Tragen Sie die Kontodaten Ihres Projektkontos ein: IBAN, Kontoinhaber*in.
• Dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Mittelabruf verbindlich einreichen”. Erst wenn Sie dies getan haben, wird der Mittelabruf gesendet und zu den entsprechenden Terminen überwiesen

• Sie werden jede Auszahlung zu den angegebenen Terminen erhalten. Bitte beachten Sie, dass es, je nach Bank, unter Umständen bis zu zwei Werktage dauern kann, bis die Überweisung auf Ihrem Konto eingegangen ist.

Bei Problemen mit dem Mittelabruf, wenden Sie sich bitte an das Mittelabruf-Team unter mittelabruf@fonds-daku.de.

3. Beschreibung des Projekts im Selbstverwaltungsbereich überprüfen:

• Nachdem Sie die Raten verbindlich eingereicht haben, bleiben Sie im Online Portal. Sonst melden Sie sich erneut an.
• Klicken Sie auf „Selbstverwaltung“.

• Die Datenbank hat Ihre Eintragungen der Antragstellung übernommen.
• Bitte überprüfen Sie nur das Feld „Projektbeschreibung“.
• Die anderen Felder sollen Sie nicht ändern, da sie in dieser Phase nicht relevant sind.
• Sollten Sie seit der Antragsstellung umgezogen sein und/oder sich die Vertragsadresse ändern, wenden Sie sich bitte per Mail an Ihre zuständige Mitarbeiter*in. Diese Daten können Sie im Selbstverwaltungsbereich nicht selbstständig ändern.
• Gehen Sie direkt zum Feld „PROJEKTBESCHREIBUNG“.
  
• Im Feld PROJEKTBESCHREBUNG steht die zur Veröffentlichung gedachte Kurzbeschreibung Ihres Vorhabens.
• Wir bitten Sie, dieses Feld ggf. zu aktualisieren.
• Dieser Text wird durch die Öffentlichkeitsarbeit des Fonds z.B. auf unserer Homepage veröffentlicht.

• Wenn Sie hier Änderungen vornehmen, klicken Sie abschließend auf „Änderungen speichern“ am Ende der Seite.
• Alle anderen Felder sind entweder für andere Förderprogramme des Fonds oder für einen späteren Zeitpunkt relevant (Verwendungsnachweis). Lassen Sie sie daher bitte vorerst leer.

Sie verausgaben die Mittel der Rechercheförderung, indem Sie sich Ihr Honorar vom Projektkonto auf Ihr Privatkonto überweisen.

a) Bei der Rechercheförderung sind die Mittel ausschließlich für eigene Gehaltskosten (eigene Honorarkosten) vorgesehen, nicht für andere Personen oder Organisation.

b) Alle anderen Ausgaben tätigen Sie privat von Ihrem Privatkonto, da sie nicht mit dem Fonds abgerechnet werden können.

c) Überweisen Sie jede Auszahlung vom Projektkonto auf Ihr Privatkonto innerhalb von 6 Wochen nach Erhalt (tätigen Sie 3 Überweisungen auf Ihr Privatkonto).

d) Diesen Vorgang belegen Sie mit der entsprechenden Vorlage „Eigenentnahme vom Projektkonto“ (www.fonds-daku.de/foerderung/formulare/ unter FÜR GEFÖRDERTE PROJEKTE) und einem Kontoauszug des Projektkontos.

e) Die letzte Überweisung darf das Enddatum des Bewilligungszeitraums nicht überschreiten (siehe Vertrag).

f) Sollten Sie die 6-Wochen-Frist überschreiten, können Zinsen anfallen, die der Fonds ggf. von Ihnen einfordern muss.

Alle Änderungen im Projektverlauf müssen schriftlich per E-Mail bei der zuständigen Mitarbeiter*in beantragt und vom Fonds ausdrücklich genehmigt werden!

Die Rechercheförderung ist eine stipendienartige, personenbezogene Projektförderung. Die Fördersumme muss i.d.R. als Einnahme versteuert werden. Ob das auch auf Ihre individuellen Verhältnisse zutrifft, klären Sie bitte mit Ihrem Finanzamt oder Steuerbüro, da dies von unterschiedlichen Faktoren abhängig ist. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir keine Fragen zu Steuern und Sozialabgaben beantworten können.

Bitte beachten Sie hierzu auch den Absatz in unseren FAQs.

Der Verwendungs-nachweis besteht aus einem Sachbericht, in dem Sie über den Verlauf des Recherchevorhabens berichten und einem Zahlenmäßigen Nachweis, in dem Sie den Verlauf der Zahlungen im Rahmen der Förderung belegen. Die Datei „Verwendungsnachweis“ beinhaltet beide Dokumente.

Der Verwendungsnachweis ist nach Beendigung des Vorhabens über das Online Portal einzureichen. Die Einreichfrist für den Verwendungsnachweis finden Sie in Ihrem Vertrag.

Was Sie für den Verwendungsnachweis benötigen:

• Datei „Verwendungsnachweis“ (Sachbericht, Zahlenmäßiger Nachweis)

• Datei „Muster für eine Eigenentnahme vom Projektkonto“

• Kontoauszug des Projektkontos

• Zugang zum Selbstverwaltungsbereich Ihres Vorhabens

Die Vorlage zum „Verwendungsnachweis“ und „Muster für eine Eigenentnahme vom Projektkonto“ finden Sie hier (→ Für Geförderte Projekte → Rechercheförderung) zum Download.

1. Sachbericht ausfüllen
2. Zahlenmäßigen Nachweis ausfüllen
3. Verwendungsnachweis online einreichen

1. Den Sachbericht ausfüllen

Im dem ersten Reiter der Datei „Verwendungsnachweis“ finden Sie die Vorlage für den Sachbericht.

• Projekt-Nr.: Die Projektnummer entnehmen Sie bitte Ihrem Fördervertrag oder loggen Sie sich auf der Homepage des Fonds in das Online Portal ein, dort finden Sie Ihre Projektnummer unter „Meine Anträge“.
• Antragsteller*in: Tragen Sie hier Ihren Namen ein.
• Projekttitel: Tragen Sie hier den Titel Ihres Recherchevorhabens ein.
• Bewilligungszeitraum: Den Bewilligungszeitraum entnehmen Sie bitte Ihrem Fördervertrag.

• Beantworten Sie anschließend die Fragen, die im Sachbericht angegeben sind unter Berücksichtigung der Zeichenvorgaben der Felder, aber auch nicht stichwortartig oder in nur zwei Sätzen (Zeilen 13, 16, 19, 22 und 25).

• Der Sachbericht ist ein fundamentaler Teil des Verwendungsnachweises und der damit verbundenen Dokumentation der Durchführung Ihres Projekts. Bitte geben Sie einen möglichst umfassenden Einblick in den Projektverlauf, indem Sie die Fragen so ausführlich und präzise wie möglich beantworten.

• Formulieren Sie auch dann eine Antwort, wenn eine Frage nicht auf Ihr Vorhaben zutrifft, Sie z. B. keine einsehbare Dokumentation angefertigt haben (Frage 4). Notieren Sie dann bitte eine Begründung: „Keine einsehbare Dokumentation, Website, Fotos o.ä. vorhanden, weil…“

2. Den Zahlenmäßigen Nachweis ausfüllen.

• Sie finden den Zahlenmäßigen Nachweis in dem zweiten Reiter der Datei „Verwendungsnachweis“.
• Die Reiter finden Sie in Excel am unteren Bildschirmrand des Programms.
• Klicken Sie auf den grünen Reiter „Zahlenmäßiger Nachweis“:

• Füllen Sie die Zeilen 6 bis 9 aus: Sie kennen diese schon aus dem Sachbericht.
• Bitte nehmen Sie Eintragungen ausschließlich in den blau unterlegten Feldern vor.

• Füllen Sie die Zeilen 11-13 aus: Mittelabrufe
• Prüfen Sie anhand des Kontoauszugs Ihres Projektkontos, wann die Raten des Fonds auf Ihrem Konto eingegangen sind, und tragen Sie das jeweilige Datum und den Betrag in Euro in die dafür vorgesehenen Felder ein.

• Füllen Sie die Zeilen 19-21 aus: Gesamtbelegliste (Ausgaben)
• In der Gesamtbelegliste (Ausgaben) führen Sie Ihre Honorarentnahmen vom Projektkonto auf, die Sie innerhalb von 6 Wochen nach der Auszahlung der jeweiligen Rate durch den Fonds durchgeführt haben und die Sie jeweils durch ausfüllen der Datei „Muster für eine Eigenentnahme vom Projektkonto“ belegen.

• Belegnummer: Für jede Honorarauszahlung vom Projektkonto füllen Sie bitte einen Entnahmebeleg aus (siehe „Muster für eine Eigenentnahme vom Projektkonto“). In diesem Dokument bestätigen Sie an Stelle einer Rechnung, dass Sie das Honorar zum angegebenen Zeitpunkt vom Projektkonto entnommen haben.
  
• Alle Belege müssen laut der Allgemeine Nebenstimmungen für Zuwendung zur Projektförderung (ANBest-P) ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal zum Projekt enthalten, daher empfehlen wir folgende Belegnummerierung mit der Projektnummer als Zuordnungsmerkmal:

• Datum der Auszahlung vom Projektkonto: Geben Sie das Datum an, an dem Sie Ihr Honorar vom Projektkonto auf Ihr Privatkonto überwiesen haben.
• Empfänger*in: Tragen Sie hier den Namen der Kontoinhaber*in ein (Ihr Name).
• Betrag (in Euro): Tragen Sie den Betrag in Euro ein, den Sie vom Projektkonto auf Ihr Privatkonto entnommen haben (2.500 € pro Monat für 3 Monate).

• Wenn Sie die Gesamtbelegliste (Ausgaben) ausgefüllt haben, wird unten auf der Seite der SOLL/IST Abgleich automatisch berechnet und sollte so aussehen:

• Sollte die automatisch berechnete Differenz nicht 0,00 € sein, haben Sie die Eintragungen im Mittelabruf und/oder in der Gesamtbelegliste nicht richtig vorgenommen. Bitte überprüfen und korrigieren Sie Ihre Eintragungen entsprechend.
• Speichern Sie abschließend die Datei (wichtig: im Excel Format) auf Ihrem Computer ab.

3. Den Verwendungsnachweis online einreichen.

• Wie schon die Antragstellung und die Vertragsabwicklung, ist auch der Verwendungsnachweis in den #TakeHeart- Förderprogrammen nur noch digital zu erbringen.
• Loggen Sie sich in das Online Portal auf der Homepage des Fonds mit ihren Zugangsdaten ein.
• Wählen Sie in der „Übersicht Ihrer Anträge“ den betreffenden Antrag und klicken Sie auf „Selbstverwaltung“.

• Gehen Sie direkt zum Feld „STATEMENT“ und beantworten Sie die Fragen a) und b).

• Scrollen Sie anschließend zum Bereich „UPLOAD VERWENDUNGSNACHWEIS“.
• Klicken Sie auf „Durchsuchen“ und wählen Sie die Datei „Verwendungsnachweis“ auf Ihrem Rechner aus.

• Klicken Sie anschließend auf „Hochladen“.

• WICHTIG: Die Dokumente „Muster für eine Eigenentnahme vom Projektkonto“ und „Kontoauszug des Projektkontos“ müssen Sie nicht hochladen, jedoch in Ihren eigenen Unterlagen bereithalten, um Sie nach Aufforderung vorlegen zu können.
• Die restlichen Upload-Felder lassen Sie bitte leer.

• Scrollen Sie auf der Seite weiter runter bis zu dem Bereich „ERGÄNZUNG ZUM VERWENDUNDSNACHWEIS“ am Ende der Seite.

• Die grauen Felder sind seit Ihrer Antragstellung ausgefüllt. Für das Datumsfeld wird automatisch das Datum des Uploads der Datei „Verwendungsnachweis“ voreingestellt.
• Klicken Sie auf „Erklärung jetzt bei DocuSign unterschreiben“
• Sie werden automatisch zu DocuSign® weitergeleitet.
• Setzen Sie das Häkchen und klicken Sie anschließend auf „WEITER“.

• Lesen Sie das Dokument aufmerksam.
• Klicken Sie unten rechts auf „Signieren“ und wählen im neuen Fenster Ihre Art der Unterschrift aus.
• Klicken Sie oben im Fenster auf „Fertigstellen“. Sie werden nun zurück in den Selbstverwaltungsbereich geleitet.

• Der Status „Unterzeichnete Erklärung“ sollte nun „completed“ sein.
• WICHTIG: Klicken Sie abschließend auf „Änderungen speichern“.
• Wenn Sie den Verwendungsnachweis hochgeladen haben und der Status der Erklärung „completed“ ist, haben Sie Ihren Verwendungsnachweis erfolgreich eingereicht. Sie erhalten keine Eingangsbestätigung

1. Veröffentlichungen

Künstler*innen, deren Vorhaben vom Fonds Darstellende Künste befördert werden, verpflichten sich, bei allen Veröffentlichungen hinsichtlich des geförderten Projekts mittels Verwendung des NEUSTART KULTUR #TakeHeart-Logos des Fonds und/oder der entsprechenden Wortmarke auf die Förderung durch den Fonds Darstellende Künste zu verweisen. Dies gilt für Online-Formate ebenso wie für Printmedien.

2. Verwendung des Logos

Zu verwenden ist ausschließlich das NEUSTART KULTUR #TakeHeart-Logo der Rechercheförderung in den abgebildeten Farbgebungen und keines seiner Vorgängerversionen. Es ist zu beachten, dass das Logo nicht verzerrt, unproportional skaliert oder in seiner Farbgebung verändert werden darf. Sie können selbstständig entscheiden, welche der Versionen Sie verwenden möchten, da sie auf unterschiedlichen Untergründen unterschiedlich wirken.

Sie finden die Logos auf unserer Website unter LOGO-DOWNLOAD.

Für die Verwendung im Text ist die folgende Wortmarke zu führen:

„gefördert vom Fonds Darstellende Künste aus Mitteln der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien im Rahmen von NEUSTART KULTUR.“

Für die englische Entsprechung verwenden Sie bitte:

“Supported by Fonds Darstellende Künste with funds from the Federal Government Commissioner for Culture and the Media within the program NEUSTART KULTUR.”

Für Veröffentlichungen in den Sozialen Medien nutzen Sie gern den Hashtag #TakeHeart und #TakeHeartNeustart oder verlinken Sie den Fonds Darstellende Künste.