Guidline of the funding process #TakeHeart

These guidelines contain all of the information necessary to successfully complete the entire funding process, from the conclusion of the contract through to the final report.

Please read the guidelines carefully and refer to them if questions arise during the process.

The guidelines do not claim to be complete. If in doubt, always consult the most recent version of the relevant legislation or consult the person responsible for the program at the Fonds.

We have described larger complexes of the funding process in separate fact sheets so that you can find the necessary information as quickly as possible (conclusion of contract, call for funds, self-administration area).

In addition, guides to completing forms are available for the documents "Cost and Financing Plan" (Kosten- und Finanzierungsplan”) and "Final report” (Verwendungsnachweis).

On the website of the Fonds Darstellende Künste, you can find video tutorials and Quicktipps on some of the processes involved in funding, in which we explain in more detail, for example, how to fill out the final report. We regularly add more tutorials, so it's worth checking back here frequently.

The following graphic shows the entire funding process in simplified form. If you need more detailed information on the individual steps, please also consult the fact sheets provided.

In order to access funds from the Fonds, a funding agreement must be entered into. Submit the documents required to conclude the contract at least 4 weeks before the first planned transfer date. Pay particular attention to the deadlines for submitting calls for funds(see "Information sheet: Conclusion of contract" (Merkblatt: Vertragsabschluss) or "Information sheet: Call for funds" (Merkblatt: Mittelabruf)).

When can I start the project?

You have been granted an early start date for your project. You can start your project as soon as you have received the approval (irrespective of the conclusion of the contract).

Can I make advance payments for project-related expenses already incurred?

In principle, you may settle all eligible costs incurred during the appropriation period and calculated in the cost and financing plan. You have been granted an early start date with the written grant approval. As a rule, however, you are not expected to make advance payments (privately) before the funds are available to you. However, if it is absolutely necessary to make purchases before the call for funds, proceed as follows for reimbursement:

In the case of an advance from a private account:

Make the reimbursement from the project account to the private account in due time within 6 weeks after the receipt of the grant funds in the project account.

In the case of advance payment, documents to be attached to the final report:

• Withdrawal slip (if reimbursement to authorized representative of the
  project) or request for reimbursement (if project participants have made
  advance payments)
• Transfer slip of the reimbursement from the project account to the corresponding private account
• Tabular list of the purchases made, including price and date of purchase
• Original receipts of the purchases
• Entry date in the final report receipt list: date of reimbursement from the project account to the private account

In case of advance payment from business/project account:

Documents to be attached to the final report:

• Note with tabular list of purchases made incl. price and date of purchase
• Original receipts of the purchases
• Entry date in the final report receipt list: date of receipt of funds
  from the Fonds in the business account (this means that the expenses
  have been reimbursed)

What does "appropriation period" mean?

The appropriation period defines the time during which expenditures can be understood as project-related. The end date of the appropriation period is the last possible transfer date from the project account for all funds calculated in the cost and financing plan. This applies to the Fonds' funds as well as all other calculated funds and services.

Transfers or expenditures made after the closing date cannot be paid with the funds calculated in the cost and financing plan. Therefore, schedule the final installment (funds transfer date to the project account) no later than 6 weeks prior to the end date.

Process funding (Prozessförderung): How many performances at how many locations can my appropriation period cover?

In the process funding, expenses for the premiere and performances that
occur within two weeks at the same location are generally eligible for
funding. Costs for guest performances occurring after the premiere at
other venues cannot be part of the process funding.

I would like to have a production manager handle the processing. What do I have to do?

If you would like to designate a production manager to handle the
processing with the Fonds, please follow the instructions in the
"Information Sheet: Self-Administration Area" („Merkblatt: Selbstverwaltungsbereich“) to provide the Fonds with
the contact information and power of attorney.

What changes in the course of the project do I need to notify the Fonds of?

Fundamental deviations in content from the project concept applied for as well as changes in the cost and financing plan of more than 20% of an individual item (individual items examples: "1.1 Production management", "2.4 Costume materials", etc.) must be requested in writing by e-mail from the responsible staff member when the deviation becomes known and must be expressly approved by the Fonds. At the same time, an updated cost and financing plan (please do not compare the old and new plan in the same document) must be submitted by mail.

Please submit a (mathematically) comprehensible justification for each deviation. Otherwise, approval will not be possible.

How do I justify changes in the cost and financing plan in a comprehensible way?

In order to make changes in the cost and financing plan comprehensible, it is important to formulate a justification with regard to the successful implementation of the project.

The more clearly this justification is formulated, the easier it is for outsiders to understand why certain changes were necessary in the course of a possible in-depth audit.

Examples of insufficient or incomprehensible justifications:

• "The item ‘graphics’ has been newly added."
• "The item has been reduced by X€."

Examples of comprehensible justifications:

• "Now that we have the opportunity to present the project to a live audience after all, we would like to take advertising measures to reach as many people as possible. Therefore, we are planning to hire a graphic designer to create posters and a budget to hang posters around the city."
• "In the rehearsal process, it turned out that the technical requirements are lower, and we can use existing materials, so savings could be made in this item."

Do I have to set up a project account for the funding?

If you do not already have an account that is kept separate from your private financial transactions, then you must set up a project account.

Previously existing accounts that can be used, including:

• Business account
• Corporate account

in which the project is accounted for under a separate account.

If none of the above accounts are available to you, you must open a new account. When doing so, pay attention to the following instructions:

• This account does not have to be a designated business account. However, it must be an account that is kept separate from private transactions (e.g., supermarket purchases).
• A simple checking account for the grant money is sufficient.
• You can also use this account for other grants. In this case, however, please make sure that the account for the intended use and accounting handle the payments separately and that the affiliations are clearly recognizable (e.g., by indicating the project number).
• Per diem accounts cannot be used to process the grant, as it is generally not possible to transfer funds from them to other accounts.

How do I receive the grant money?

In order for the grant money to be transferred to you on the dates planned in the payment schedule, you must submit a binding call for funds. This is done via the self-administration area on the Fonds’ website. For a detailed description, please refer to the "Information sheet: Call for funds. "

How long can I spend the funds?

For each installment you receive from the Fonds, there is a 6-week (42-day) deadline to spend from the date of disbursement. You must have spent the Fonds’ money within this time.

The funds cannot be spent within the 6 weeks, what can I do?

If you are unable to meet the 6-week deadline for spending an installment, please transfer the remaining funding amount back to the Fonds Darstellende Künste before the deadline, stating your project number and "Reverse transfer of part of installment X" in the reason for payment.

How do I deal with funds that have not been spent by the end of the appropriation period?

If you have not spent all of your funds by the end of the appropriation period, please contact the person at the Fonds who is responsible for your project to discuss the proper repayment of the funds.

How do I provide evidence of fee payments?

There are several ways to prove payment of fee receipts:

• Invoice of the artist + bank transfer receipt ... or
• Contract between artists + bank transfer receipt ... or
• Artist's withdrawal slip + bank transfer slip (only if the artist is also the recipient of the grant) ... or
• Contract between artists + cash receipt of artist "fee received" + account receipt of the cash withdrawal.

When transferring money, please make sure that the subject is correctly indicated, e.g., "Fee first name last name, stage design project name, receipt number XY."

Which travel expenses are eligible and how do I account for them correctly?

For all travel, please chose the most sustainable, environmentally friendly, economical and cost-effective route and check the Federal Travel Expenses Act, which prescribes the basis of calculation for all travel calculated in the cost and financing plan.

Rail and bus travel

Please use only 2nd class train tickets.
Original train tickets with punch marks as well as online tickets as a PDF or printed out are valid as receipts.

Travel by private car

A mileage allowance of €0.20/km applies without exception to journeys by private car.
The costs for the entire business trip (outward and return journey) may not exceed €130.
In the interests of the environment, journeys by train are preferable to journeys by car.
For all journeys you need a printed route plan as proof, which clearly shows the distance in km.
In the case of multiple trips, a logbook must be kept.

Taxi rides

Taxi rides are only eligible for funding in justified exceptional cases. Therefore, always attach a note to a taxi receipt explaining why the taxi ride was absolutely necessary and taking public transport was not possible.

Travel by airplane

Travel by airplane is also only eligible in justified exceptional cases. Make it clear in a note that the air travel was cheaper than a train trip and why the flight was absolutely necessary.

• Boarding Pass
• Invoice for the airline ticket

How do I claim for transport costs?

I want to pay per diems, how do I calculate them correctly?

Per diems can be calculated for project-related travel. Before calculating daily allowances, find out about the currently valid flat rates. Within Germany, per diems of €14 or €28 currently apply (2022) (see example).

Example: A person travels from home to the project rehearsal site Monday through Friday. In this case, the following calculation would be possible:

Be aware that you may have to reduce per diems if the person is staying in a hotel and meals are included in the price. Per diems must be reduced by 20% if breakfast is served, and by 40% if lunch and dinner are served (20% / 40% / 40% => 100%).

Example: A person travels from their home town to the project rehearsal location from Monday to Friday and is accommodated in a hotel with breakfast. All daily rates on days on which breakfast is served must therefore be reduced by 20%.

In this case the following calculation would be possible:

Furthermore, the full per diems (in the example €14 and €28) are only valid for business trips up to the 14th day. From the 15th day of a business trip onwards, the per diems must be reduced by 50% (i.e., €7 and €14 in the example).

Important: Per diems cannot be paid for persons who work at their place of residence!

Can I claim for overnight stays in private accommodation?

Overnight stays in private accommodation can be charged at a flat rate of €20 per night. However, this flat rate is also only valid for 14 days. From the 15th day on, no flat rate can be claimed.

What do I have to pay attention to when booking a hotel?

Costs for overnight stays in hotels and the like are eligible up to an amount of €70 per night. If an overnight stay in a hotel costs more than €70, the overnight stay must be booked by the fundee, the invoice must be made out to the fundee and the person staying overnight must be named as a guest on the invoice.

Can I claim expenses for catering and hospitality?

Aufgrund des Besserstellungsverbots sind Ausgaben für die Bewirtung generell nur in begründeten Ausnahmefällen (z. B. bei Veranstaltungen mit Außenwirkung) und in angemessener Höhe förderfähig.

Wichtig: Die Zuwendungsfähigkeit der Ausgaben ist vorab mit dem Fonds im Rahmen der Genehmigung des eingereichten Kosten- und Finan-zierungsplans abzustimmen.

Nicht zulässige Kosten:

• Verpflegung von Projektbeteiligten: Interne Besprechungen, Proben etc. sind normales Tagesgeschäft und Voraussetzung für die Projektarbeit. Verpflegungsausgaben in diesem Rahmen sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.
• Die Bewirtung von Gästen zusätzlich zum Honorar bzw. zu den im Rahmen der Reisekostenerstattung gewährten Verpflegungspauschalen ist nicht zulässig. Wird eine Verpflegung bereitgestellt, ist eine Kürzung von Tagegeldern im Rahmen des Bundesreisekostengesetzes notwendig (siehe: Tagegelder)!
• Ebenso ist Alkohol grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.

Zulässige Kosten:

Eine Bewirtung von externen Gästen ist nur in einem restriktiven Rahmen und lediglich bei Veranstaltungen zulässig, die über mehrere Stunden (in Anlehnung an das Arbeitszeitgesetz 6 Stunden) dauern. Der Anteil der Gäste muss dabei im Verhältnis zu den Projektteilnehmer*innen bzw. Beschäftigten der einladenden Einrichtung überwiegen. Die Berechnungsgrundlagen richten sich nach den Tagesgeldsätzen für Frühstück, Mittag- und Abendessen (siehe: Tagegelder).

Besprechung/Veranstaltung ab 3 aber unter 6 Stunden:

• rein intern: unzulässig
• überwiegend externe Gäste: 2 Getränke (Kaffee, Tee, Erfrischungsgetränke) pro Person und ggf. Gebäck
• Richtwert: 5,60€ p.P.

Besprechung/Veranstaltungen über 6 Stunden:

• rein intern: unzulässig
• überwiegend externe Gäste: Getränke (Kaffee, Tee, Erfrischungsgetränke) und Imbiss/warme Mahlzeit
• Richtwert Mittag-/Abendessen inkl. Getränke: 11,20€ p.P.

Es gilt ein Richtwert von 28€ pro Person für eine ganztägige Veranstaltung (mehr als 12 Stunden).

Auf die Beauftragung von Cateringfirmen sollte verzichtet werden. Wird dennoch ein Catering beauftragt, so sind immer drei Vergleichsangebote einzuholen und die Entscheidung in einem Vergabe-vermerk begründet werden.

Wichtig: Achten Sie im Sinne der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit auf angemessene Preise. Eine Bewirtung von Besucher*innengruppen ist nur gegen Bezahlung zulässig (Deckung der Ausgaben).

Welche Unterlagen benötige ich zum Nachweis von Bewirtungskosten im Verwendungsnachweis?

Neben den Belegen für die Ausgaben, muss ein Bewirtungsvermerk erstellt werden, der die Gründe der Bewirtung nachvollziehbar macht. Der Bewirtungsvermerk muss folgende Punkte enthalten:

• Anzahl der bewirteten Personen
• Die jeweiligen Funktionen der bewirteten Person
• Dauer der Veranstaltung, in deren Rahmen bewirtet wurde
• Art der Bewirtung
• Durchschnittlicher Preis pro Bewirtung pro Person
• Begründung für die Notwendigkeit der Bewirtung

Wie weise ich Sachkosten Einkäufe nach?

Kaufbelege für Sachkosten müssen enthalten:

• Datum
• Preis
• Warenbezeichnung

Wenn Sie auf Flohmärkten oder z. B. bei ebay Kleinanzeigen einkaufen, lassen Sie sich immer eine Quittung ausstellen. Es kann sinnvoll sein einen Quittungsblock zu kaufen und diesen zur Hand zu haben.

Wichtig: Ein Screenshot von Kleinanzeigen und/oder der Emailverkehr sind keine ausreichenden Belege für den Verwendungsnachweis.

Wie rechne ich Versicherungen korrekt ab?

Versicherungen unterliegen, ähnlich wie die Bewirtung, sehr strengen Vorgaben. Freiwillige Versicherungen sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.

Ausnahmen gibt es für Versicherungen, die im Rahmen eines Mietverhältnisses Grundlage für die Möglichkeit des Mietens sind. Häufig ist dies bei Technikmiete der Fall. Diese Versicherungen sind zuwendungsfähig.

Wichtig: Wenn Sie Versicherungen im Kosten- und Finanzierungsplan kalkulieren, geben Sie immer in der Erläuterungsspalte der entsprechenden Kostenposition an, um welche Art von Versicherung es sich handelt, damit die Prüfung erleichtert wird.

Kann ich Mittel zur eigenen Verwaltung an andere weiterleiten (z. B. an Ausstatter*innen)?

Es ist nicht erlaubt, Mittel zur Selbstverwaltung weiterzuleiten. Dementsprechend ist die Überweisung eines Ausstattungsbudgets an Ausstatter*innen nicht möglich. Das Verbot der Weiterleitung der Mittel ist in §3.5 des Fördervertrags fixiert.

Kann ich Kosten für Corona-Schutzmaßnahmen abrechnen?

Wenn Sie Ausgaben für Corona-Schutzmaßnahmen im Kosten- und Finanzierungsplan kalkulieren möchten, beachten Sie bitte, dass nur zuwendungsfähig ist, was zum Zeitpunkt der Projektdurchführung den aktuellen Vorgaben des Bundes bzw. der Bundesländer entspricht.

Beachten Sie als Vorgabe für die Häufigkeit von Tests stets die von Ihrem Bundesland herausgegebenen Richtlinien, damit die Ausgaben zuwendungsfähig sind.

Dokumentieren Sie alle Ausgaben, die Sie im Hinblick auf den Schutz vor Covid-19 aus Projektmitteln angeschafft haben, in einer Tabelle. Dokumentieren Sie auch die Häufigkeit von Tests und die Anzahl der getesteten Personen (anonym). Diese Tabelle ist zur Prüfung der Zuwendungsfähigkeit dem Verwendungsnachweis anzufügen.

Muss ich bestimmte Vorgaben beachten, wenn ich Aufträge vergebe?

Da Sie gemäß Nr. 1.1 der Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung ANBest-P an das Gebot der wirtschaftlichen und spar-samen Verwendung der Fördermittel gebunden sind, kann es – auch unabhängig vom Betrag, den Sie ausgeben – notwendig sein, Preisver-gleiche vorzunehmen.

Bei Gesamteinnahmen aus öffentlicher Hand (Fonds, Eigenmittel so-weit institutionell gefördert oder öffentliche Einrichtung, Land, Kom-mune, EU…) unter 100.000€ gibt es ein vereinfachtes Verfahren:

 Bis 1.000€ Auftragswert ohne Umsatzsteuer erfolgt eine freihändige Vergabe („Direktauftrag“)

 Bei Aufträgen von Liefer- und Dienstleistungen von mehr als 1.000€ Auftragswert ohne Umsatzsteuer müssen 3 formlose aber nachvollziehbare Vergleichsangebote eingeholt werden (z. B. Screenshot, Ausdruck Internetrecherche, Kopie Katalogseite, schriftliches Angebot vom Anbieter…). Sie müssen im Verwendungsnachweis inkl. einer kurzer Begründung für das gewählte Angebot dokumentiert werden.

 bei Vergaben von freiberuflichen Leistungen, sind grundsätzlich mindestens drei Angebote einzuholen, sofern ein Angebotsvergleich möglich und zweckmäßig ist (auf künstlerische Leistungen trifft dies aufgrund des Alleinstellungsmerkmals der Tätigkeit i.d.R. nicht zu).

Wenn Ihre Gesamteinnahmen aus öffentlicher Hand (Fonds, Ei-genmittel soweit institutionell gefördert oder öffentliche Einrich-tung, Land, Kommune, EU…) über 100.000€ liegen, ist zusätzlich auch die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) zu beachten.

 bis 1.000,00 € Auftragswert ohne Umsatzsteuer erfolgt eine freihändige Vergabe („Direktauftrag“)

 mehr als 1.000,00 € bis 100.000,00 € Auftragswert ohne Um-satzsteuer müssen 3 schriftliche Angebote eingeholt werden und mit Vergabevermerk (s.u.) fortlaufend dokumentiert wer-den. Angebote und Vermerk müssen mit dem entsprechenden Beleg abgeheftet werden.

 oberhalb 100.000,00 € Auftragswert ohne Umsatzsteuer gelten die Vorschriften der UVgO

Inhalt des Vergabevermerks:

 Leistungsbeschreibung bzw. Anschaffungsverzeichnis

 Eine Tabelle, aus der Anbieter mit Adresse, Preis, Besonderhei-ten (z. B. Teilleistungen, Zusatzangebote) hervorgehen

 Darstellung der Auswahlkriterien (z. B. Preis, Supportzeit, Tarif-treue, Leistungsstärke…)

 Begründung der Auswahl

Weitere Regelungen bei der Vergabe von Aufträgen entnehmen Sie bitte den ANBest-P sowie ggf. der UVgO: https://www.vergabevorschrifte...

Weitere Informationen sowie Handlungsleitlinien unter:

https://www.bmwi.de/Redaktion/...

Wie gehe ich mit Gegenständen, die für das Projekt angeschafft wurden, nach der Durchführung des Projektes um?

Wurden im Projektverlauf Gegenstände oder Rechte (z. B. Nutzungs-rechte, Aufführungsrechte, Abbildungsrechte, Verwertungsrechte) mit einem Anschaffungswert von mehr als 800,00€ netto beschafft, muss dem Nachweis eine Inventarliste beigelegt werden, die folgende Anga-ben enthält:

 die Art und die Anzahl der Gegenstände oder Rechte

 den Tag der Anschaffung und

 den Anschaffungswert netto in Euro

Für alle Objekte, die der Inventarisierungspflicht unterliegen, muss ein Folgeprojekt genannt werden, in dem diese Objekte weiterhin zum Einsatz kommen. Bitte geben Sie das Folgeprojekt und den Verwen-dungszweck in der Inventarisierungstabelle an.

Ansonsten ist das Objekt am Markt zu veräußern oder dem Projekt abzukaufen. Der Gewinn muss dem Fonds Darstellende Künste über-wiesen werden, so die Anschaffung des Objekts aus den Mitteln des Fonds erfolgte.

Eine Vorlage für die Inventarliste ist im Dokument „Verwendungs-nachweis“ auf einer eigenen Seite integriert. Nutzen Sie diese für Ihre Inventarisierung.

Kann eine Verwaltungskostenpauschale kalkuliert werden?

Ja, es ist möglich für Verwaltungskosten eine „echte Pauschale“ zu kal-kulieren, die nicht durch Belege nachgewiesen wird.

Den Verwaltungskosten sind folgende projektbezogene Ausgaben zu-zuordnen:

 Dem Projekt zurechenbare anteilige Kosten der übergeordneten Leitung, Steuerung und Kontrolle des Projekts etwa durch Geschäftsführung oder Vorstandsmitglieder, also keine Kosten der unmittelbaren Leitung, Steuerung oder Kontrolle des Projektes.

 Dem Projekt zurechenbare anteilige Kosten für Aufgaben der allgemeinen Organisationsbuchhaltung, der jährlichen Rechenschaftslegung über die Finanzen der Organisation einschließlich möglicher damit verbundener Beratungskosten, soweit es sich nicht um eigene, klar abgrenzbare und nachgewiesene Kosten der Projektbuchhaltung handelt.

 Dem Projekt zurechenbare (anteilige) Kosten der Kommunikation für Telefon, E-Mail, Internet, Briefkorrespondenz und Porto.

 Dem Projekt zurechenbare (anteilige) Kosten für Büroausstattung und Büromaterial, wie etwa Büro-Kleingeräte, Stifte, Papier, Druckerpatronen und sonstiges Verbrauchsmaterial.

 Dem Projekt zurechenbare Arbeitgeber-Kosten aus Berufsgenossenschaftsbeiträgen und Personalkosten-Umlagen, soweit sie nicht als direkt zurechenbare Personalkosten des Projektes nachgewiesen werden.

 Dem Projekt zurechenbare anteilige Raumkosten, soweit sie nicht als direkt zurechenbare Arbeitsplatzkosten oder Mietkosten geltend gemacht werden.

Die Verwaltungskostenpauschale kann in der Prozess- und Wiederauf-nahmeförderung in Höhe von 5% der Sachkosten angesetzt werden; in der Netzwerk- und Strukturförderung in Höhe von 5% der Personalkos-ten.

Wie im Fördervertrag unter §3.7 fixiert, darf die Verwaltungskosten-pauschale erst am Ende des Projekts ausgezahlt werden. Die genaue Höhe der Pauschale ist anhand der endgültigen Sachkosten zu berech-nen.

Wichtig:

Wenn im Kosten- und Finanzierungsplan eine Verwaltungskosten-pauschale kalkuliert ist, dürfen keine weiteren Posten kalkuliert werden, die unter die Pauschale fallen würden.

Die Künstler*innensozialabgabe lässt sich aufgrund der Abrechnungsmodalitäten der Künstlersozialkasse erst im nächsten Jahr begleichen. Kann ich eine Rückstellung vornehmen?

In diesem Ausnahmefall ist es möglich, eine Rückstellung vorzuneh-men: Überweisen Sie den centgenauen Betrag der fälligen Künstlerso-zialabgabe vom Projektkonto auf Ihr Privatkonto.

Füllen Sie als Beleg zusätzlich zum Kontoauszug anschließend einen Entnahmebeleg aus, in dem Sie die Berechnungsgrundlage (Summe der KSK-pflichtigen Honorare) und die aktuell gültige Prozentzahl an-geben, damit die Rückstellung in der Verwendungsnachweisprüfung nachvollziehbar wird.

Rückstellungen für Leistungen, die außerhalb des Bewilligungszeit-raums liegen, sind nicht möglich! Der Leistungszeitraum muss in-nerhalb des Bewilligungszeitraums liegen.

Kann ich Übernachtungen bei privat abrechnen?

Übernachtungen in privaten Unterkünften können mit 20€ pro Nacht pauschal berechnet werden. Allerdings gilt auch diese Pauschale nur für 14 Tage. Ab dem 15. Tag kann keine Pauschale mehr berechnet werden.

Um die Pauschale auszuzahlen, reicht die übernachtende Person ein formloses Erstattungsgesuch ein. Dieses muss neben dem Namen der übernachtenden Person auch die Daten der Übernachtungen, die Anzahl der Nächte und die daraus resultierende Summe der Pauschale enthalten. Die Auszahlung erfolgt an die übernachtende Person.

Worauf muss ich achten, wenn ich ein Hotel buche?

Übernachtungskosten in Hotels u. ä. sind bis zu einem Betrag von 70€ pro Nacht zuwendungsfähig. Kostet eine Übernachtung im Hotel mehr als 70€, so muss die Übernachtung vom Projektträger gebucht werden, die Rechnung muss auf den Projektträger ausgestellt und die übernachtende Person muss als Gast auf der Rechnung namentlich genannt sein.

Im Sinne der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist es in der Regel sinnvoll, bei Hotelübernachtungen über 70€ einen Vermerk mit Begründung für die Notwendigkeit der höheren Übernachtungskosten an den Beleg zu heften.

Kann ich Ausgaben für Bewirtung und Verpflegung abrechnen?

Aufgrund des Besserstellungsverbots sind Ausgaben für die Bewirtung generell nur in begründeten Ausnahmefällen (z. B. bei Veranstaltungen mit Außenwirkung) und in angemessener Höhe förderfähig.

Nicht zulässige Kosten:

• Verpflegung von Projektbeteiligten: Interne Besprechungen, Proben etc. sind normales Tagesgeschäft und Voraussetzung für die Projektarbeit. Verpflegungsausgaben in diesem Rahmen sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.
• Die Bewirtung von Gästen zusätzlich zum Honorar bzw. zu den im Rahmen der Reisekostenerstattung gewährten Verpflegungspauschalen ist nicht zulässig. Wird eine Verpflegung bereitgestellt, ist eine Kürzung von Tagegeldern im Rahmen des Bundesreisekostengesetzes notwendig (siehe: Tagegelder)!
• Ebenso ist Alkohol grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.

Zulässige Kosten:

Eine Bewirtung von externen Gästen ist nur in einem restriktiven Rahmen und lediglich bei Veranstaltungen zulässig, die über mehrere Stunden (in Anlehnung an das Arbeitszeitgesetz 6 Stunden) dauern. Der Anteil der Gäste muss dabei im Verhältnis zu den Projektteilnehmer*innen bzw. Beschäftigten der einladenden Einrichtung überwiegen. Die Berechnungsgrundlagen richten sich nach den Tagesgeldsätzen für Frühstück, Mittag- und Abendessen (siehe: Tagegelder).

Besprechung/Veranstaltung ab 3 aber unter 6 Stunden:

• rein intern: unzulässig
• überwiegend externe Gäste: 2 Getränke (Kaffee, Tee, Erfrischungsgetränke) pro Person und ggf. Gebäck
• Richtwert: 5,60€ p.P.

Besprechung/Veranstaltungen über 6 Stunden:

• rein intern: unzulässig
• überwiegend externe Gäste: Getränke (Kaffee, Tee, Erfrischungsgetränke) und Imbiss/warme Mahlzeit
• Richtwert Mittag-/Abendessen inkl. Getränke: 11,20€ p.P.

Es gilt ein Richtwert von 28€ pro Person für eine ganztägige Veranstaltung (mehr als 12 Stunden).

Auf die Beauftragung von Cateringfirmen sollte verzichtet werden. Wird dennoch ein Catering beauftragt, so sind immer drei Vergleichsangebote einzuholen und die Entscheidung in einem Vergabevermerk begründet werden.

Welche Unterlagen benötige ich zum Nachweis von Bewirtungskosten im Verwendungsnachweis?

Neben den Belegen für die Ausgaben, muss ein Bewirtungsvermerk erstellt werden, der die Gründe der Bewirtung nachvollziehbar macht. Der Bewirtungsvermerk muss folgende Punkte enthalten:

• Anzahl der bewirteten Personen
• Die jeweiligen Funktionen der bewirteten Person
• Dauer der Veranstaltung, in deren Rahmen bewirtet wurde
• Art der Bewirtung
• Durchschnittlicher Preis pro Bewirtung pro Person
• Begründung für die Notwendigkeit der Bewirtung

Was sind unbare Eigenleistungen?

In den Förderprogrammen von #TakeHeart ist es möglich, die Absicherung in Höhe von 10% der Fördersumme durch unbare Eigenleistungen einzubringen. Unbare Eigenleistungen sind immer Leistungen, bei denen kein Geld fließt. Diese unbaren Eigenleistungen müssen projektbezogen im Bewilligungszeitraum erbracht und im Verwendungsnachweis entsprechend nachgewiesen werden.

Beispiele für unbare Eigenleistungen:

• Honorare für Leistungen, die in Form von „ehrenamtlicher Arbeit“ im Rahmen des Projekts erbracht werden.
• Sachmittel aus dem eigenen Bestand, die dem Projekt zur Verfügung gestellt werden.

Leistungen, bei denen Geld fließt, können nicht als unbare Eigenleis-tungen eingebracht werden. Derartige Leistungen werden im Kosten- und Finanzierungsplan im Rahmen der Einzelpositionen mit aufgeführt.

Beispiel: Die KSK Abgabe soll unbar erbracht werden. Das ist nicht möglich, da die KSK Abgabe real gezahlt wird. In diesem Fall muss der nötige Betrag zum Begleichen der KSK Abgabe in das Projekt als bare Eigenmittel eingebracht werden. Gleichzeitig wird die KSK Abgabe als Einzelposition im Kosten- und Finanzierungsplan geführt.

Wie berechne ich unbare Leistungen?

Um unbare Eigenleistungen einzubringen und im Verwendungsnach-weis darzulegen, benötigen Sie eine Berechnungsgrundlage.

Personalkosten

Die Berechnung der unbaren Honorare erfolgt anhand der Profession der Person und Art der Arbeitsleistung in angemessener und marktüblicher Höhe. Bitte geben Sie immer einen nachvollziehbaren Stundenlohn an.

Sachmittel: Größere Objekte

Wenn Sie Sachmittel unbar einbringen wollen, müssen Sie die Berech-nungsgrundlage selbst ermitteln und diese nachvollziehbar in der Erläuterungsspalte im KFP sowie im Verwendungsnachweis darlegen. Dies ist in der Regel auf zwei Arten möglich:

1. Möglichkeit (Berechnungsgrundlage Sachkosten ermitteln)

Sie ermitteln den aktuellen Marktwert des Gegenstands (Marktwert bedeutet, was der Gegenstand heute wert ist, nicht, was der Gegenstand bei Anschaffung gekostet hat).

Wenn Sie diesen Wert durch z. B. realistische Gebrauchtangebote nachweisen können, nutzen Sie diesen Wert als Summe, die Sie in das Projekt einbringen.

Beispiel „Beamer“: Sie besitzen einen 2 Jahre alten Beamer, den Sie im Projekt nutzen werden. Der Anschaffungswert betrug 2.000€. Eine Internetrecherche – die Sie für den Verwendungsnachweis dokumentieren (z. B. mit Screenshots) – ergibt aber, dass heute für den Beamer gebraucht eher 800€ gezahlt werden würden. Auf Grund dieser Dokumentation können Sie den Beamer als unbare Eigenleistung in Höhe von 800€ in das Projekt einbringen.

2. Möglichkeit (Berechnungsgrundlage Sachkosten ermitteln)

Sie ermitteln, wie hoch der Mietpreis für das Gerät bei einem Anbieter aktuell wäre (z. B. durch Internetrecherche) und dokumentieren das Angebot.

Sollte es das gleiche Gerät nicht zum Mieten geben, wäre ein in den technischen Spezifikationen vergleichbares Gerät heranzuziehen (sollte das nicht möglich sein, bitte Variante 1 nutzen).

Anschließend führen Sie einen „Stundenzettel“ für das Gerät, in dem Sie aufführen, an welchen Tagen Sie das Gerät nutzen und berechnen für jeden Tag, an dem das Gerät benutzt wird, den recherchierten Mietpreis.

=> Anzahl der Tage der Nutzung x Mietpreis = eingebrachte unbare Eigenleistung

Sachmittel: Kleinteile (z. B. Materialien für Bau von Requisiten)

Sollten Sie Kleinteile als unbare Eigenleistungen einbringen, erstellen Sie bitte eine tabellarische Übersicht und berechnen die unbaren Eigenleistungen auf Basis von marktüblichen Preisen.

Sachmittel: Mietkosten (z. B. Proberäume)

Um Mietkosten unbar einzubringen, reicht ein Mietvertrag, der die Mietkosten nachweist. Allerdings ist es auch hier nur möglich, die Kosten einzubringen, die dem Projekt zuzuordnen sind. Sollte z. B. ein Proberaum auch von anderen Künstler*innen genutzt werden, können nur die Mietkosten der Zeit eingebracht werden, in der das geförderte Projekt in diesem Raum umgesetzt wird. Ggf. müssen Sie also einen Stundenpreis aus dem Monatsmietpreis berechnen, damit Sie die dem Projekt zuzuordnenden Kosten berechnen können.

Unbare Leistungen von Veranstaltungsorten oder Kooperationspartner*innen

Sollte eine kooperierende Institution unbare Leistungen in das Projekt einbringen, reicht als Nachweis ein offizielles Schreiben der Geschäfts-führung der entsprechenden Institution, in dem ein Gegenwert in Euro angegeben wird, der der Leistung entspricht:

Beispiel: „Hiermit bestätigen wir, dass wir dem Projekt ‘Projektname‘ Probenräume für einen Zeitraum von X Wochen zur Verfügung stellen. Dies entspricht einem Gegenwert von X €.“

Wie stelle ich unbare Eigenleistungen im Kosten- und Finanzierungsplan korrekt dar?

Im Bereich „C. Unbare Eigenleistungen“ im Kosten- und Finanzierungsplan, müssen Sie jede Position, die unbare Eigenleistungen einbringt, aufführen und in der Erläuterungsspalte die Berechnungsgrundlage angeben.

Beispiel: Sie möchten einer Produktionsleitung real 5.000€ zahlen. Zusätzlich werden von der Produktionsleitung unbare Stunden eingebracht: 12 Stunden im Gegenwert von 300€ (auf Grundlage von 25€/Stunde).

Entsprechend müssten Sie unter „A. Ausgaben“ des Kosten- und Finanzierungsplans in der 1. Hauptposition 5.000€ eintragen (mit der Berechnungsgrundlage 200 Stunden zu 25€ in der Erläuterungsspalte).

Unter „C. Unbare Eigenleistungen“ des Kosten- und Finanzierungsplans tragen Sie die unbare Position mit einem Gegenwert von 300€ inklusive Berechnungsgrundlage ein.

• d. h. 5.000€ werden real ausgezahlt und 300€ unbar eingebracht.

Kann ich mehr unbare Leistungen einbringen als die benötigten 10% der Fördersumme?

Sollten Sie in Ihrem Kosten- und Finanzierungsplan unbare Eigenleistungen kalkuliert haben, achten Sie bitte darauf, dass Sie nicht mehr als 10% der Fördersumme einbringen. Höhere unbare Eigenleistungen können zwar angegeben werden, führen aber zu erhöhtem Nachweisaufwand.

Die benötigten 10% weiterer Finanzierung können sich außerdem aus unterschiedlichen Quellen zusammensetzen.

Beispiel: Ihre Fördersumme beträgt 30.000€. Sie benötigen also 3.000€ Kofinanzierung. Sie bringen 1.000€ bare Eigenmittel ein, haben ein Sponsoring in Höhe von 1.500€, in Summe also bereits 2.500€ gesicherte Kofinanzierung. Die restlichen 500€ bringen Sie durch unbare Leistungen ein.

Sachmittel: Kleinteile (z. B. Materialien für Bau von Requisiten)

Sollten Sie Kleinteile als unbare Eigenleistungen einbringen, erstellen Sie bitte eine tabellarische Übersicht und berechnen die unbaren Eigenleistungen auf Basis von marktüblichen Preisen.

Sachmittel: Mietkosten (z. B. Proberäume)

Um Mietkosten unbar einzubringen, reicht ein Mietvertrag, der die Mietkosten nachweist. Allerdings ist es auch hier nur möglich, die Kosten einzubringen, die dem Projekt zuzuordnen sind. Sollte z. B. ein Proberaum auch von anderen Künstler*innen genutzt werden, können nur die Mietkosten der Zeit eingebracht werden, in der das geförderte Projekt in diesem Raum umgesetzt wird. Ggf. müssen Sie also einen Stundenpreis aus dem Monatsmietpreis berechnen, damit Sie die dem Projekt zuzuordnenden Kosten berechnen können.

Unbare Leistungen von Veranstaltungsorten oder Kooperationspartner*innen

Sollte eine kooperierende Institution unbare Leistungen in das Projekt einbringen, reicht als Nachweis ein offizielles Schreiben der Geschäftsführung der entsprechenden Institution, in dem ein Gegenwert in Euro angegeben wird, der der Leistung entspricht:

Beispiel: „Hiermit bestätigen wir, dass wir dem Projekt ‘Projektname‘ Probenräume für einen Zeitraum von X Wochen zur Verfügung stellen. Dies entspricht einem Gegenwert von X €.“

Wie stelle ich unbare Eigenleistungen im Kosten- und Finanzierungsplan korrekt dar?

Im Bereich „C. Unbare Eigenleistungen“ im Kosten- und Finanzierungsplan, müssen Sie jede Position, die unbare Eigenleistungen einbringt, aufführen und in der Erläuterungsspalte die Berechnungsgrundlage angeben.

Beispiel: Sie möchten einer Produktionsleitung real 5.000€ zahlen. Zusätzlich werden von der Produktionsleitung unbare Stunden eingebracht: 12 Stunden im Gegenwert von 300€ (auf Grundlage von 25€/Stunde).

Entsprechend müssten Sie unter „A. Ausgaben“ des Kosten- und Finanzierungsplans in der 1. Hauptposition 5.000€ eintragen (mit der Berechnungsgrundlage 200 Stunden zu 25€ in der Erläuterungsspalte).

Unter „C. Unbare Eigenleistungen“ des Kosten- und Finanzierungsplans tragen Sie die unbare Position mit einem Gegenwert von 300€ inklusive Berechnungsgrundlage ein.

• d. h. 5.000€ werden real ausgezahlt und 300€ unbar eingebracht.

Kann ich mehr unbare Leistungen einbringen als die benötigten 10% der Fördersumme?

Sollten Sie in Ihrem Kosten- und Finanzierungsplan unbare Eigenleistungen kalkuliert haben, achten Sie bitte darauf, dass Sie nicht mehr als 10% der Fördersumme einbringen. Höhere unbare Eigenleistungen können zwar angegeben werden, führen aber zu erhöhtem Nachweisaufwand. Die benötigten 10% weiterer Finanzierung können sich außerdem aus unterschiedlichen Quellen zusammensetzen.

Beispiel: Ihre Fördersumme beträgt 30.000€. Sie benötigen also 3.000€ Kofinanzierung. Sie bringen 1.000€ bare Eigenmittel ein, haben ein Sponsoring in Höhe von 1.500€, in Summe also bereits 2.500€ gesicherte Kofinanzierung. Die restlichen 500€ bringen Sie durch unbare Leistungen ein.

Wie weise ich Sachkosten Einkäufe nach?

Kaufbelege für Sachkosten müssen enthalten:

• Datum
• Preis
• Warenbezeichnung

Wenn Sie auf Flohmärkten oder z. B. bei ebay Kleinanzeigen einkaufen, lassen Sie sich immer eine Quittung ausstellen. Es kann sinnvoll sein einen Quittungsblock zu kaufen und diesen zur Hand zu haben.

Wie rechne ich Versicherungen korrekt ab?

Versicherungen unterliegen, ähnlich wie die Bewirtung, sehr strengen Vorgaben. Freiwillige Versicherungen sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.

Ausnahmen gibt es für Versicherungen, die im Rahmen eines Mietverhältnisses Grundlage für die Möglichkeit des Mietens sind. Häufig ist dies bei Technikmiete der Fall. Diese Versicherungen sind zuwendungsfähig.

Kann ich Mittel zur eigenen Verwaltung an andere weiterleiten (z. B. an Ausstatter*innen)?

Es ist nicht erlaubt, Mittel zur Selbstverwaltung weiterzuleiten. Dementsprechend ist die Überweisung eines Ausstattungsbudgets an Ausstatter*innen nicht möglich. Das Verbot der Weiterleitung der Mittel ist in §3.5 des Fördervertrags fixiert.

Kann ich Kosten für Corona-Schutzmaßnahmen abrechnen?

Wenn Sie Ausgaben für Corona-Schutzmaßnahmen im Kosten- und Finanzierungsplan kalkulieren möchten, beachten Sie bitte, dass nur zuwendungsfähig ist, was zum Zeitpunkt der Projektdurchführung den aktuellen Vorgaben des Bundes bzw. der Bundesländer entspricht.

Beachten Sie als Vorgabe für die Häufigkeit von Tests stets die von Ihrem Bundesland herausgegebenen Richtlinien, damit die Ausgaben zuwendungsfähig sind.

Dokumentieren Sie alle Ausgaben, die Sie im Hinblick auf den Schutz vor Covid-19 aus Projektmitteln angeschafft haben, in einer Tabelle. Dokumentieren Sie auch die Häufigkeit von Tests und die Anzahl der getesteten Personen (anonym). Diese Tabelle ist zur Prüfung der Zuwendungsfähigkeit dem Verwendungsnachweis anzufügen.

Wie rechne ich Versicherungen korrekt ab?

Versicherungen unterliegen, ähnlich wie die Bewirtung, sehr strengen Vorgaben. Freiwillige Versicherungen sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig. Ausnahmen gibt es für Versicherungen, die im Rahmen eines Mietverhältnisses Grundlage für die Möglichkeit des Mietens sind. Häufig ist dies bei Technikmiete der Fall. Diese Versicherungen sind zuwendungsfähig.

Kann ich Mittel zur eigenen Verwaltung an andere weiterleiten (z. B. an Ausstatter*innen)?

Es ist nicht erlaubt, Mittel zur Selbstverwaltung weiterzuleiten. Dementsprechend ist die Überweisung eines Ausstattungsbudgets an Ausstatter*innen nicht möglich. Das Verbot der Weiterleitung der Mittel ist in §3.5 des Fördervertrags fixiert.

Kann ich Kosten für Corona-Schutzmaßnahmen abrechnen?

Wenn Sie Ausgaben für Corona-Schutzmaßnahmen im Kosten- und Finanzierungsplan kalkulieren möchten, beachten Sie bitte, dass nur zuwendungsfähig ist, was zum Zeitpunkt der Projektdurchführung den aktuellen Vorgaben des Bundes bzw. der Bundesländer entspricht.

Beachten Sie als Vorgabe für die Häufigkeit von Tests stets die von Ihrem Bundesland herausgegebenen Richtlinien, damit die Ausgaben zuwendungsfähig sind.

Dokumentieren Sie alle Ausgaben, die Sie im Hinblick auf den Schutz vor Covid-19 aus Projektmitteln angeschafft haben, in einer Tabelle. Dokumentieren Sie auch die Häufigkeit von Tests und die Anzahl der getesteten Personen (anonym). Diese Tabelle ist zur Prüfung der Zuwendungsfähigkeit dem Verwendungsnachweis anzufügen.

Was muss ich beachten, wenn ich mein Projekt bewerbe?

Künstler*innen(-gruppen), deren Vorhaben vom Fonds Darstellende Künste gefördert werden, verpflichten sich, bei allen Veranstaltungen und Veröffentlichungen des geförderten Projekts mittels Verwendung des entsprechenden NEUSTART KULTUR Logos des Fonds und/oder der entsprechenden Wortmarke auf die Förderung durch den Fonds Darstellende Künste zu verweisen, auch wenn die Premiere außerhalb des Bewilligungszeitraums liegt.

Dies gilt für Online-Ankündigungen (Digitale Spielpläne, Ankündigungen etc.) ebenso wie für Printmedien. Logo und Wortmarke sind auch den entsprechenden Spielstätten für deren Veröffentlichungen zu übermitteln.

Wo finde ich die Logos und wie verwende ich sie korrekt?

Alle Logos finden Sie auf der Homepage des Fonds unter „Logo-Download“.

Zu verwenden ist ausschließlich das Ihrem Programm entsprechende NEUSTART KULTUR Logo und keines seiner Vorgängerversionen. Es ist zu beachten, dass das Logo nicht verzerrt, unproportional skaliert oder in seiner Farbgebung verändert werden darf. Sie können selbstständig entscheiden, welche der Versionen Sie verwenden möchten, da sie auf unterschiedlichen Untergründen unterschiedlich wirken.

Welche Förderhinweise muss ich verwenden?

Für die Verwendung im Text ist die folgende Wortmarke zu führen:

„gefördert vom Fonds Darstellende Künste aus Mitteln der Beauftrag-ten der Bundesregierung für Kultur und Medien im Rahmen von NEUSTART KULTUR.“

Für die englische Entsprechung verwenden Sie bitte:

„Supported by Fonds Darstellende Künste with funds from the Federal Government Commissioner for Culture and Media within the program NEUSTART KULTUR.“

Für Veröffentlichungen in den Sozialen Medien nutzen Sie gerne den Hashtag #TakeHeart oder verlinken Sie den Fonds Darstellende Künste.

Ist eine Freigabe von Druckerzeugnissen beim Fonds einzuholen?

Nein, eine Freigabe vom Fonds ist nicht erforderlich.

Wie lade ich den Fonds und Jurymitglieder zu Veranstaltungen ein?

Eine direkte Einladung ist nicht nötig. Bitte tragen Sie die relevanten Daten im Selbstverwaltungsbereich ein. Der Fonds befüllt den internen Premierenkalender aus diesen Angaben. Jurymitglieder haben Zugriff auf diesen Kalender und sind dadurch immer auf dem aktuellen Stand (siehe auch „Merkblatt: Selbstverwaltungsbereich“).

Muss ich bestimmte Vorgaben beachten, wenn ich Aufträge vergebe?

Da Sie gemäß Nr. 1.1 der Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung ANBest-P an das Gebot der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der Fördermittel gebunden sind, kann es – auch unabhängig vom Betrag, den Sie ausgeben – notwendig sein, Preisvergleiche vorzunehmen.

Bei Gesamteinnahmen aus öffentlicher Hand (Fonds, Eigenmittel soweit institutionell gefördert oder öffentliche Einrichtung, Land, Kommune, EU…) unter 100.000€ gibt es ein vereinfachtes Verfahren:

• Bis 1.000€ Auftragswert ohne Umsatzsteuer erfolgt eine freihändige Vergabe („Direktauftrag“)
• Bei Aufträgen von Liefer- und Dienstleistungen von mehr als 1.000€ Auftragswert ohne Umsatzsteuer müssen 3 formlose aber nachvollziehbare Vergleichsangebote eingeholt werden (z. B. Screenshot, Ausdruck Internetrecherche, Kopie Katalogseite, schriftliches Angebot vom Anbieter…). Sie müssen im Verwendungsnachweis inkl. einer kurzer Begründung für das gewählte Angebot dokumentiert werden.
• bei Vergaben von freiberuflichen Leistungen, sind grundsätzlich mindestens drei Angebote einzuholen, sofern ein Angebotsvergleich möglich und zweckmäßig ist (auf künstlerische Leistungen trifft dies aufgrund des Alleinstellungsmerkmals der Tätigkeit i.d.R. nicht zu).

Wenn Ihre Gesamteinnahmen aus öffentlicher Hand (Fonds, Eigenmittel soweit institutionell gefördert oder öffentliche Einrichtung, Land, Kommune, EU…) über 100.000€ liegen, ist zusätzlich auch die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) zu beachten.

• bis 1.000,00 € Auftragswert ohne Umsatzsteuer erfolgt eine freihändige Vergabe („Direktauftrag“)
• mehr als 1.000,00 € bis 100.000,00 € Auftragswert ohne Umsatzsteuer müssen 3 schriftliche Angebote eingeholt werden und mit Vergabevermerk (s.u.) fortlaufend dokumentiert werden. Angebote und Vermerk müssen mit dem entsprechenden Beleg abgeheftet werden.
• oberhalb 100.000,00 € Auftragswert ohne Umsatzsteuer gelten die Vorschriften der UVgO

Inhalt des Vergabevermerks:

• Leistungsbeschreibung bzw. Anschaffungsverzeichnis
• Eine Tabelle, aus der Anbieter mit Adresse, Preis, Besonderheiten (z. B. Teilleistungen, Zusatzangebote) hervorgehen
• Darstellung der Auswahlkriterien (z. B. Preis, Supportzeit, Tariftreue, Leistungsstärke…)
• Begründung der Auswahl

Weitere Regelungen bei der Vergabe von Aufträgen entnehmen Sie bitte den ANBest-P sowie ggf. der UVgO: https://www.vergabevorschrifte...

Weitere Informationen sowie Handlungsleitlinien unter:

https://www.bmwi.de/Redaktion/...

TIPP: Beginnen Sie mit dem Ausfüllen des zahlenmäßigen Nachweises gleich zu Beginn des Projekts. Wenn Sie Ihre Buchungen in der Gesamtbelegliste aktuell halten, zeigt die Tabelle Ihnen dank automatischer Berechnungen die noch zur Verfügung stehenden Gelder jeder Einzelposition an. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der „Ausfüllhilfe: Verwendungsnachweis“.

Wann ist der Verwendungsnachweis fällig?

Der Verwendungsnachweis ist in den Förderprogrammen #TakeHeart in der Regel spätestens 2 Monate nach Ende des Bewilligungszeitraums einzureichen.

Das genaue, letztmögliche Abgabedatum entnehmen Sie bitte Ihrem Fördervertrag (§5).

Welche Unterlagen umfasst der Verwendungsnachweis?

Um die Verwendung der Fördergelder ordnungsgemäß nachzuweisen ist der sogenannte Verwendungsnachweis anzufertigen.

Dieser umfasst immer folgende Unterlagen:

• Sachbericht
• Zahlenmäßiger Nachweis
• Erklärung zur Mittelverwendung (via DocuSign im Selbstverwaltungsbereich unterschreiben)

Je nachdem, ob Sie entsprechende Positionen im Kosten- und Finanzie-rungsplan kalkuliert haben, sind zusätzlich einzureichen:

• Nachweise für unbare Eigenleistungen (z. B. Stundenzettel bei Honorarleistungen)
• Dokumentation der Corona Schutzmaßnahmen (falls z. B. Schnelltests abgerechnet werden)
• Bewirtungsvermerke
• Preisvergleiche/Vergleichsangebote
• Inventarliste

Was ist ein Sachbericht und wie erstelle ich ihn?

Im Sachbericht beschreiben Sie auf Basis verschiedener Fragen die Durchführung Ihres Projekts hinsichtlich der erzielten Ergebnisse und der Verwendung der Förderung. Dabei gleichen Sie die konkret erfolgte Projektumsetzung auch mit dem ursprünglich im Antrag formulierten Vorhaben ab. Die Vorlage für den Sachbericht ist im Formular „Verwendungsnachweis“ enthalten.

Was ist der Zahlenmäßige Nachweis und wie erstelle ich ihn?

Im Zahlenmäßigen Nachweis werden die von Ihnen ursprünglich kalkulierten Einnahmen und Ausgaben den tatsächlich angefallenen Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt. Dadurch weisen Sie nach, dass Sie wirtschaftlich und sparsam gearbeitet und die Gelder fristgerecht und zweckentsprechend verwendet haben. Falls es Abweichungen gab oder im Projekt Mehr- oder Minderausgaben angefallen sind, machen Sie diese hier nachvollziehbar. (Nutzen Sie die automatischen Berechnungen des zahlenmäßigen Nachweises schon zu Beginn Ihres Projekts, um einen guten Überblick über noch vorhandene Mittel zu erhalten. Für nähere Informationen siehe „Ausfüllhilfe: Verwendungsnachweis“)

Müssen Belege postalisch eingereicht werden?

Nein, wir haben mit #TakeHeart ein komplett digitales Verfahren installiert. Wir bitten davon abzusehen, uns zusätzlich Unterlagen per Post einzureichen.

Welche Belege muss ich einreichen?

Sie müssen zunächst keine Belege einreichen. Nach kursorischer Prüfung werden Belege stichprobenartig angefragt. Diese müssen Sie bei Nachfragen in digitaler Form im Selbstverwaltungsbereich hochladen.

Wie archiviere ich die Belege sinnvoll und richtig?

Nummerieren Sie alle Belege, die im Laufe des Projekts anfallen, und versehen Sie diese mit einem Merkmal, das die Projektzugehörigkeit abbildet. Wenn Ihr Projekt im Rahmen des NEUSTART KULTUR Pro-gramms Prozessförderung gefördert wurde, kann die Kennzeichnung beispielsweise so aussehen:

2021/PRO/0000-#001

Projektnummer (als eindeutiges Projektmerkmal) - Belegnummer

Die Belege des Projekts müssen mindestens fünf Jahre für eine mögliche Prüfung aufbewahrt werden.

Wie weise ich unbare Leistungen nach?

Unbare Honorarleistungen weisen Sie mit einem ausgefüllten Stun-denzettel nach, der von der Person, die die Leistungen erbracht hat, im Original unterschrieben ist. Die Vorlage für den Stundenzettel finden Sie unter „Formulare“.

Unbar eingebrachte Objekte (z. B. ein Beamer) werden mit einem nachvollziehbaren Beleg für die Berechnungsgrundlage und einer Auf-listung der Nutzungsdauer im Projekt nachgewiesen. Die Auflistung muss von der/dem Erbringer*in des Objekts im Original unterschrie-ben sein.

Für die Kalkulation der Berechnungsgrundlage lesen Sie bitte die Sektion „unbare Eigenleistungen“.

Wie reiche ich den Verwendungsnachweis ein?

Alle Unterlagen des Verwendungsnachweises (Sachbericht und Zahlenmäßiger Nachweis) müssen digital im Selbstverwaltungsbereich hochgeladen und unterschrieben werden. Siehe auch Ausfüllhilfe: Verwendungsnachweis.

Muss ich nach jeder ausgezahlten Rate einen Verwendungsnachweis erstellen?

Es gibt in den Förderprogrammen #TakeHeart keine Zwischenverwen-dungsnachweise. Sie müssen also nicht nach jeder Fördermittelrate einen Verwendungsnachweis erstellen. Die Verwendung der Mittel wird nur im Verwendungsnachweis nach dem Ende des Bewilligungszeitraums geprüft.

Müssen Belege postalisch eingereicht werden?

Nein, wir haben mit #TakeHeart ein komplett digitales Verfahren installiert. Wir bitten davon abzusehen, uns zusätzlich Unterlagen per Post einzureichen.

Welche Belege muss ich einreichen?

Sie müssen zunächst keine Belege einreichen. Nach kursorischer Prüfung werden Belege stichprobenartig angefragt. Diese müssen Sie bei Nachfragen in digitaler Form im Selbstverwaltungsbereich hochladen.

Wie archiviere ich die Belege sinnvoll und richtig?

Nummerieren Sie alle Belege, die im Laufe des Projekts anfallen, und versehen Sie diese mit einem Merkmal, das die Projektzugehörigkeit abbildet. Wenn Ihr Projekt im Rahmen des NEUSTART KULTUR Programms Prozessförderung gefördert wurde, kann die Kennzeichnung beispielsweise so aussehen:

2021/PRO/0000-#001

Projektnummer (als eindeutiges Projektmerkmal) - Belegnummer

Die Belege des Projekts müssen mindestens fünf Jahre für eine mögliche Prüfung aufbewahrt werden.

Wie weise ich unbare Leistungen nach?

Unbare Honorarleistungen weisen Sie mit einem ausgefüllten Stundenzettel nach, der von der Person, die die Leistungen erbracht hat, im Original unterschrieben ist. Die Vorlage für den Stundenzettel finden Sie unter „Formulare“.

Unbar eingebrachte Objekte (z. B. ein Beamer) werden mit einem nachvollziehbaren Beleg für die Berechnungsgrundlage und einer Auflistung der Nutzungsdauer im Projekt nachgewiesen. Die Auflistung muss von der/dem Erbringer*in des Objekts im Original unterschrieben sein.

Für die Kalkulation der Berechnungsgrundlage lesen Sie bitte die Sektion „unbare Eigenleistungen“.

Wie reiche ich den Verwendungsnachweis ein?

Alle Unterlagen des Verwendungsnachweises (Sachbericht und Zahlenmäßiger Nachweis) müssen digital im Selbstverwaltungsbereich hochgeladen und unterschrieben werden. Siehe auch Ausfüllhilfe: Verwendungsnachweis.

Muss ich nach jeder ausgezahlten Rate einen Verwendungsnachweis erstellen?

Es gibt in den Förderprogrammen #TakeHeart keine Zwischenverwendungsnachweise. Sie müssen also nicht nach jeder Fördermittelrate einen Verwendungsnachweis erstellen. Die Verwendung der Mittel wird nur im Verwendungsnachweis nach dem Ende des Bewilligungszeitraums geprüft.

Kann eine Verwaltungskostenpauschale kalkuliert werden?

Ja, es ist möglich für Verwaltungskosten eine „echte Pauschale“ zu kalkulieren, die nicht durch Belege nachgewiesen wird.

Den Verwaltungskosten sind folgende projektbezogene Ausgaben zuzuordnen:

• Dem Projekt zurechenbare anteilige Kosten der übergeordneten Leitung, Steuerung und Kontrolle des Projekts etwa durch Geschäftsführung oder Vorstandsmitglieder, also keine Kosten der unmittelbaren Leitung, Steuerung oder Kontrolle des Projektes.
• Dem Projekt zurechenbare anteilige Kosten für Aufgaben der allgemeinen Organisationsbuchhaltung, der jährlichen Rechenschaftslegung über die Finanzen der Organisation einschließlich möglicher damit verbundener Beratungskosten, soweit es sich nicht um eigene, klar abgrenzbare und nachgewiesene Kosten der Projektbuchhaltung handelt.
• Dem Projekt zurechenbare (anteilige) Kosten der Kommunikation für Telefon, E-Mail, Internet, Briefkorrespondenz und Porto.
• Dem Projekt zurechenbare (anteilige) Kosten für Büroausstattung und Büromaterial, wie etwa Büro-Kleingeräte, Stifte, Papier, Druckerpatronen und sonstiges Verbrauchsmaterial.
• Dem Projekt zurechenbare Arbeitgeber-Kosten aus Berufsgenossenschaftsbeiträgen und Personalkosten-Umlagen, soweit sie nicht als direkt zurechenbare Personalkosten des Projektes nachgewiesen werden.
• Dem Projekt zurechenbare anteilige Raumkosten, soweit sie nicht als direkt zurechenbare Arbeitsplatzkosten oder Mietkosten geltend gemacht werden.

Die Verwaltungskostenpauschale kann in der Prozess- und Wiederaufnahmeförderung in Höhe von 5% der Sachkosten angesetzt werden; in der Netzwerk- und Strukturförderung in Höhe von 5% der Personalkosten.

Wie im Fördervertrag unter §3.7 fixiert, darf die Verwaltungskostenpauschale erst am Ende des Projekts ausgezahlt werden. Die genaue Höhe der Pauschale ist anhand der endgültigen Sachkosten zu berechnen.

Darf ich meinen Künstler*innennamen als Antragsteller*in benutzen?

Da wir im Falle einer Förderzusage die entsprechenden Verträge auf diesen Namen abschließen, bitten wir Sie, Ihren Namen im Feld „Zeichnungsberechtige*r Projektverantwortliche*r“ so einzutragen, wie er in Ihrem Personalausweis steht.

Sie können Ihren Künstler*innenname, wenn er nicht im Personalaus-weis/Pass eingetragen ist, gerne in einem anderen Feld des Antrags nennen (z. B. in den Feldern „Informationen zu dem*r Akteur*in“ und/oder „Zur Veröffentlichung gedachte Kurzbeschreibung“).

Akzeptiert der Fonds Darstellende Künste selbstgewählte personenbezogene Daten für den Vertragsabschluss?

Ja, wenn Sie einen dgti-Ergänzungsausweis führen, kann der Fördervertrag mit diesen Daten geschlossen werden.

Dürfen Beratungshonorare (z. B. Beratung zu Barrierefreiheit / Workshops / digitale Umsetzung/ Mediation) mit der Förderung finanziert werden?

Ja, das ist möglich, soweit ein Projektbezug nachvollziehbar gemacht wird.

Für wen muss ich Künstler*innensozialabgabe berechnen?

Alle Informationen zur KSK-Abgabe finden Sie hier.

Und weiterführende Infos hier.

Kann ich nicht relevante Daten auf meinen Nachweisen unkenntlich machen?

Ja, das Ausblenden von nicht relevanten Daten ist zulässig und verein-facht die Prüfung Ihrer Unterlagen.

Ist eine Förderung umsatzsteuerpflichtig?

Ob nach der Ausgestaltung des Förderprogramms die Förderung nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UstG umsatzsteuerpflichtig ist, hängt davon ab, ob ein echter oder unechter Zuschuss vorliegt. Ein steuerbarer Umsatz liegt vor, wenn die Leistung des*der Kulturprojektträger*in gegen Entgelt, also im Rahmen eines Leistungsaustauschs erfolgt (im Projektförder-vertrag eine Gegenleistung vereinbart wurde = unechter Zuschuss). Die Einreichung eines Verwendungsnachweises stellt keine Gegenleistung dar. Auch der bloße Hinweis auf den Fonds bei der Veröffentlichung des Vorhabens begründet keinen Leistungsaustausch im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

Was kann ich tun, wenn mein Vorhaben eine Veranstaltung/Premiere vorsieht, diese aber aufgrund der aktuellen Pandemie-Bestimmungen voraussichtlich nicht stattfinden kann?

Die Förderlinie #TakeHeart fördert Arbeits- bzw. Produktionszeiträume, sodass entfallene bzw. nicht-durchführbare Veranstaltungen keine Probleme verursachen sollten. Nehmen Sie allerdings unbedingt Kon-takt zu der Ansprechperson des Förderprogramms auf: Im Falle einer Bewilligung ist ggf. ein Umwidmungsantrag nötig, um Kostenpositio-nen diesbezüglich zu präzisieren.

Kann ich nicht relevante Daten auf meinen Nachweisen unkenntlich machen?

Ja, das Ausblenden von nicht relevanten Daten ist zulässig und vereinfacht die Prüfung Ihrer Unterlagen.

Wie gehe ich mit Gegenständen, die für das Projekt angeschafft wurden, nach der Durchführung des Projektes um?

Wurden im Projektverlauf Gegenstände oder Rechte (z. B. Nutzungsrechte, Aufführungsrechte, Abbildungsrechte, Verwertungsrechte) mit einem Anschaffungswert von mehr als 800,00€ netto beschafft, muss dem Nachweis eine Inventarliste beigelegt werden, die folgende Angaben enthält:

• die Art und die Anzahl der Gegenstände oder Rechte
• den Tag der Anschaffung und
• den Anschaffungswert netto in Euro

Für alle Objekte, die der Inventarisierungspflicht unterliegen, muss ein Folgeprojekt genannt werden, in dem diese Objekte weiterhin zum Einsatz kommen. Bitte geben Sie das Folgeprojekt und den Verwendungszweck in der Inventarisierungstabelle an.

Ansonsten ist das Objekt am Markt zu veräußern oder dem Projekt abzukaufen. Der Gewinn muss dem Fonds Darstellende Künste überwiesen werden, so die Anschaffung des Objekts aus den Mitteln des Fonds erfolgte.

Eine Vorlage für die Inventarliste ist im Dokument „Verwendungsnachweis“ auf einer eigenen Seite integriert. Nutzen Sie diese für Ihre Inventarisierung.

Ist eine Förderung umsatzsteuerpflichtig?

Ob nach der Ausgestaltung des Förderprogramms die Förderung nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UstG umsatzsteuerpflichtig ist, hängt davon ab, ob ein echter oder unechter Zuschuss vorliegt. Ein steuerbarer Umsatz liegt vor, wenn die Leistung des*der Kulturprojektträger*in gegen Entgelt, also im Rahmen eines Leistungsaustauschs erfolgt (im Projektfördervertrag eine Gegenleistung vereinbart wurde = unechter Zuschuss). Die Einreichung eines Verwendungsnachweises stellt keine Gegenleistung dar. Auch der bloße Hinweis auf den Fonds bei der Veröffentlichung des Vorhabens begründet keinen Leistungsaustausch im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

Die abschließende rechtlich bindende Prüfung für die umsatzsteuerrechtliche Behandlung einer Förderung obliegt dem Finanzamt der Förderempfänger*in. Sollten Zweifel bestehen, bitten wir das Finanzamt um Auskunft zu ersuchen.

Was kann ich tun, wenn mein Vorhaben eine Veranstaltung/Premiere vorsieht, diese aber aufgrund der aktuellen Pandemie-Bestimmungen voraussichtlich nicht stattfinden kann?

Die Förderlinie #TakeHeart fördert Arbeits- bzw. Produktionszeiträume, sodass entfallene bzw. nicht-durchführbare Veranstaltungen keine Probleme verursachen sollten. Nehmen Sie allerdings unbedingt Kontakt zu der Ansprechperson des Förderprogramms auf: Im Falle einer Bewilligung ist ggf. ein Umwidmungsantrag nötig, um Kostenpositionen diesbezüglich zu präzisieren.

Die Künstler*innensozialabgabe lässt sich aufgrund der Abrechnungsmodalitäten der Künstlersozialkasse erst im nächsten Jahr begleichen. Kann ich eine Rückstellung vornehmen?

In diesem Ausnahmefall ist es möglich, eine Rückstellung vorzunehmen: Überweisen Sie den centgenauen Betrag der fälligen Künstlersozialabgabe vom Projektkonto auf Ihr Privatkonto.

Füllen Sie als Beleg zusätzlich zum Kontoauszug anschließend einen Entnahmebeleg aus, in dem Sie die Berechnungsgrundlage (Summe der KSK-pflichtigen Honorare) und die aktuell gültige Prozentzahl angeben, damit die Rückstellung in der Verwendungsnachweisprüfung nachvollziehbar wird.

Rückstellungen für Leistungen, die außerhalb des Bewilligungszeitraums liegen, sind nicht möglich! Der Leistungszeitraum muss innerhalb des Bewilligungszeitraums liegen.