Merkblatt: Selbstverwaltungsbereich

Inhaltsverzeichnis

Einleitung und Allgemeine Fragen

In diesem Merkblatt wird der Selbstverwaltungsbereich für geförderte Projekte im Online Portal beim Fonds Darstellende Künste erläutert. Bitte lesen Sie das Merkblatt zu Beginn Ihres Bewilligungszeitraums aufmerksam und vollständig.

Welche Funktionen bietet der Selbstverwaltungsbereich?

Im Selbstverwaltungsbereich haben Sie die Möglichkeit, dem Fonds verschiedene Informationen zur Verfügung zu stellen, die beim Ablauf der Förderung hilfreich sein können. Weiterhin ist es möglich Informationen, Daten und Medien zu teilen, die der Fonds für Veröffentlichungen und Ankündigungen nutzt.

Die Kategorien des Selbstverwaltungsbereich lauten:

Ansprechperson, wichtig, öffentliche Aufführung, Projektbeschreibung, Verweise zu elektronischen Medien, Bildmaterial, Statement, Uploads

Prüfen Sie im Förderverlauf regelmäßig, ob die Daten im Selbstverwaltungsbereich aktuell sind. Nur dann kann der Fonds z. B. in Newsletter Ankündigungen die korrekten Texte und Bilder benutzen und zum richtigen Zeitpunkt veröffentlichen.

Ansprechperson

In diesem Bereich können Sie die Kontaktdaten einer alternativen Ansprechperson für das geförderte Projekt angeben. Häufig ist dies eine Produktionsleitung.
Die Felder sind zunächst mit der zeichnungsberechtigten Person vorausgefüllt. Die zeichnungsberechtigte Person ist immer auch die antragstellende Person.

Die Angabe einer Ansprechperson ändert nicht die Zeichnungsberechtigung! Der Vertrag wird weiterhin mit der im Antrag genannten Zeichnungsberechtigten Person (Antragsteller*in) geschlossen.

Änderungen von Adressdaten der zeichnungsberechtigten Person müssen weiterhin per Mail an die zuständige Person beim Fonds gemeldet werden.

Ansprechperson ändern

Füllen Sie die Felder „Vorname, Nachname, Tätigkeit für das Projekt (z. B. Produktionsleitung), Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Stadt/Ort, Telefon und E-Mail“ aus.

Wie bei Antragstellung muss die E-Mail Adresse mit einem Code bestätigt wer-den, damit sichergestellt ist, dass keine Tippfehler vorliegen.

Klicken Sie nach den oben genannten Eintragungen auf das Feld „Bestätigungscode per E-Mail anfordern“ und lassen Sie sich von der neuen Ansprechperson den Code geben. Tragen Sie den Bestätigungscode in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken Sie anschließend am Ende der Seite auf „Änderungen speichern“.

Ansprechperson bevollmächtigen

Damit der Fonds weiß, dass die Ansprechperson von Ihnen beauftragt wurde mit dem Fonds in Kontakt zu treten und der Fonds Auskunft zum Projekt geben darf, müssen Sie eine Vollmacht ausstellen und hochladen.

Ein Screenshot der entsprechenden Position im Selbsteverwaltungsbereich der Datenbank. Auf der linken Seite steht als Überschrift das Wort "Vollmacht". Darunter ist ein Feld auf deren linker Seite ein grauer Button mit der Aufschrift "Durchsuchen" die Möglichkeit bietet einen Datei vom eigenen Computer hochzuladen. Rechts neben diesem Feld ist ein Button mit der Aufschrift "Hochladen" zu finden. Damit wird das Hochladen der Datei final bestätigt. Unterhalb beider Felder/Buttons steht ein Hinweis dazu, dass hier ein PDF mit einer maximalen Größe von 2 MB hochgeladen werden kann und der Zusatz: "Bitte laden Sie eine von der antragstellenden Person unterschriebene Vollmacht hoch."

Achten Sie darauf, dass in der Vollmacht sowohl Ihre Adressdaten, als auch die Adressdaten der Ansprechperson genannt sind. Weiterhin geben Sie bitte genau an, für welche Tätigkeiten die Person bevollmächtigt ist. Besonders wichtig ist, dass z. B. eine Zeichnungsberechtigung für Verwendungsnachweise und Verträge in Vertretung genannt ist, wenn Sie diese Berechtigung erteilen wollen.

Scannen Sie bitte eine im Original unterschriebene Vollmacht ein und laden diese im PDF-Format mit einer maximalen Dateigröße von 2MB in das oben gezeigt Feld hoch. Eine digital eingesetzte Unterschrift ist in diesem Fall leider nicht ausreichend.

Wichtig: Der Fonds kann Ansprechpersonen nur Auskunft geben, wenn eine Vollmacht im Selbstverwaltungsbereich vorliegt.

Öffentliche Aufführung

In diesem Bereich können Sie angeben, ob öffentliche Aufführungen stattfinden und, wenn ja, wann. Nutzen Sie diese Felder, um die Öffentlichkeitsarbeit und die Jury des Fonds zu informieren.

Setzen Sie einen Haken, wenn öffentliche Aufführungen stattfinden. Wenn nicht, lassen Sie das Feld frei.

Screenshot aus dem Selbstverwaltungsbereicht zeigt eine Checkbox an der linken Seite, die mit "Öffentliche Aufführung(en) ja/nein" beschriftet ist

Geben Sie an, in welchem Zeitraum Aufführungen stattfinden (z. B. 01.03. – 15.03.2022, 10.10. – 05.11.2022). Wenn, unabhängig von der Förderung durch den Fonds, nach dem Bewilligungszeitraum bereits Aufführungszeiträume feststehen, können Sie diese ebenfalls hier angeben.

Überschrift zeigt "Zeitrusm der Aufführung" darunter befindet sich ein Freifeld zur Eingabe des Zeitraums

Geben Sie das Datum der Premiere oder des Try-Outs und die Uhrzeit an.

Screenshot mit der Überschrift "Ggf. davon Premiere oder TRY-OUT (Datum, Uhrzeit) der Aufführung. Unterhalb liegen zwei Freifelder. Das Feld links trägt die Überschirft "Datum" und dahinter steht der Hinweis, dass das Datum in dem Fomrat 02.02.2022 eingegeben werden soll. Die Überschrift des rechten Feldes ist "Uhrzeit" hinter dem Feld steht die Angabe, dass die Uhrzeit in dem Format 13:17 angegeben werden soll.

Geben Sie die Spielstätte und die Stadt an, in der die Premiere/das Try-Out stattfindet.

Screenshot zeigt die Überschrift "Aufführungsort (Spielort,Stadt) der Aufführung, darunter ein Freitextfeld

Projektbeschreibung

Dies ist der Text, den Sie bei Antragstellung als „Zur Veröffentlichung“ eingetragen haben. Der Text wird z. B. auf der Homepage des Fonds in der Liste der geförderten Projekte genutzt. Sollten Änderungen am Text nötig sein, können Sie diese hier jederzeit vornehmen.

Der Fonds behält sich redaktionelle Eingriffe vor. Änderungen werden direkt in diesem Bereich sichtbar.

Verweise zu elektronischen Medien

In diesem Bereich geben Sie bitte alle vorhandenen URLs oder Handles zu Websites und sozialen Netzwerken an, die Ihnen zur Verfügung stehen. Der Fonds kann so sicherstellen, dass Sie in Beiträgen des Fonds zu Ihrem Projekt verlinkt werden (soziale Medien).

Screenshot zeigt die Überschrift "Verweise zu elektronischen Medien" darunter stehen 6 Überschriften jeweils mit einem Freitextfeld daruntern. Der Reihenfolge nach sind das: URL Veranstaltung, URL Facebook Veranstaltung, @ Instagram Künstler*in/Gruppe, URL Video-Trailer, URL Webseite Künstler*in/Gruppe

Bildmaterial

Um auf Ihr Projekt z. B. in den sozialen Medien hinzuweisen, können Bilder nützlich sein. Damit der Fonds die Bilder nutzen kann müssen die Credits (Rechteinhaber*in) des Bildmaterials angegeben werden. Sie können bis zu drei Bilder zu Ihrem Projekt hochladen. Die Bilder können im Hoch- oder Querformat sein, sollten aber mindestens eine Auflösung von 300dpi haben und im Mindestformat 10x15cm vorliegen. Die jeweiligen Bilddateien können in den Formaten jpg, jpeg oder png hochgeladen werden und dürfen eine Größe von 2MB nicht überschreiten.

Geben Sie im Feld Fotocredit bitte den Namen der Person oder der Gruppe an, die die Rechte am Bild hält. Stellen Sie sicher, dass Sie die Bilder unter Angabe der Credits zur Verfügung stellen dürfen.

Screnshot der Datenbank zeigt Überschrift Bildmaterial. Darunter steht die ERklärung: Bildmaterial (Hoch- & Querformat) zum Projekt zur rechtefreien Verwertung in den Medien des Fonds unter Angabe der Fotografin/des Fotografen (Auflösung 300dpi, mind. 10x15 cm. Wir bitten, auf Textzusätze im Bild zu verzichten.) Darunter steht links die Überschrift "Bild 1 (Projekt)" unterhalb derer befindet sich ein Button mit der Aufschrift "Durchsuchen", hier können Dateien vom eigenen Computer ausgewählt werden. Rechts steht ein weiterer Button mit der Aufschrift "Hochladen" mit dem das ausgewählte Bild final hochgeladen wird. Darunter steht der folgende Zusatz: "erlaubte Erweiterungen: jpg, jpeg, png, maximale Dateigröße: 2 MB. Unterhalb dessen steht auf der Linken Seite die Überschrift "Fotocredit 1" darunter ein Freitaxtfeld.

Statement

Dieser Bereich sollte spätestens im Rahmen des Verwendungsnachweises ausgefüllt werden. Bitte beantworten Sie die Fragen im dafür zur Verfügung stehenden Feld.

Verwendungsnachweis (Uploads)

Im Bereich „Uploads“ stellen Sie dem Fonds alle nötigen Unterlagen für den Verwendungsnachweis zur Verfügung.

Screenshot der Datenbank. Unter der Überschrift "Uploads" steht auf der linken Seite "Verwendungsnachweis im Excelformat". Darunterfindet sich auf der linken Seite ein Button mit der Aufschrift "Durchsuchen", mit dem Dateien vom eigenen Rechner ausgewählt werden können. Rechts daneben findet sich ein weiterer Button mit der Aufschrift "Hochladen" zur Bestätigung. Links unter dem Feld steht der Zusatz: "erlaubte Erweiterungen: xls, xlsx, maximale Dateigröße: 2MB. Darunter steht die Überschrift "Belege im Rahmen des Verwendungsnachweises 1" Darunter findet sich links wieder ein Button mit der Aufschrift "Durchsuchen" rechts daneben ein Button mit der Aufschrift "Hochladen" und darunter der Zusatz: erlaubter Erweiterungen: pdf, maximale Dateigröße: 2 MB
der Screenshot zeigt links die Überschrift "Inventarliste" darunter auf der linken Seite einen Button mit der Aufschrift "Durchsuchen" rechts daneben einen Button mit der Aufschrift "Hochladen" und darunter steht der Zusatz: erlaubte Erweiterungen: pdf, xlsx, xls, maximale Dateigröße: 2 MB. Darunter steht die Überschrift "Vergabedokumentation" darunter findet sich auf der linken Seite ein Button mit der Aufschrift "Durchsuchen". Rechts daneben ist ein weiterer Button mit der Aufschrift "Hochladen" darunter steht der Zusatz: erlaubte Erweiterungen: pdf, maximale Dateigröße: 2 MB

Verwendungsnachweis im Excelformat

Der Verwendungsnachweis im Excelformat (zum Download auf der Homepage des Fonds unter „Formulare“) enthält sowohl den Sachbericht, als auch den Zahlenmäßigen Nachweis. Sie können den Verwendungsnachweis als Excel Datei hier hochladen.

Belege im Rahmen des Verwendungsnachweises 1-4

Wenn in Ihrem Förderprogramm Belege im Rahmen des Verwendungsnach-weises eingereicht werden müssen, dann können Sie bis zu 4 Belegdateien in diesen Feldern hochladen. Fassen Sie also mehrere Belege zu einer PDF Datei zusammen.

Falls der Fonds im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung Belege nachfordert, dann können diese ebenfalls in einem der vier Felder hochgeladen werden.

Ein Versand der Belege per E-Mail ist nicht erforderlich. Ebenso werden keine postalischen Unterlagen im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung benötigt. Die Abwicklung findet komplett digital statt.

Inventarliste

Sollten Sie im Rahmen des Förderverlaufs Gegenstände oder Rechte angeschafft haben, die den Inventarisierungspflichten unterliegen (siehe Richtlinien zu den Förderprogrammen), dann müssen Sie eine Inventarliste beilegen. In der Regel haben Sie diese in der Datei „Verwendungsnachweis“ auf der entsprechenden Seite ausgefüllt. Dann müssen Sie hier keinen weiteren Upload vornehmen. Wenn Sie die Inventarliste getrennt geführt haben, dann können Sie sie hier hochladen.

Vergabedokumentation

Die Vergabe von Aufträgen unterliegt bei Projektförderungen bestimmten Vorgaben, die in den Richtlinien zu den Förderprogrammen vorgegeben sind. Wenn Vergabevermerke nötig sind (z. B. bei Anschaffungen über 1.000€ oder Aufträgen von über 1.000€ // Einholen von Vergleichsangeboten) so müssen diese hier in PDF Form (inkl. z. B. Vergleichsangeboten und Erläuterung der Entscheidung) im Rahmen des Verwendungsnachweises hochgeladen werden.

Wichtig: Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben (Texte, Uploads), dann müssen Sie nach den Änderungen am Ende der Seite auf „Änderungen Speichern“ klicken, damit Ihre neuen Daten an den Fonds übermittelt werden.