Richtlinien zum Ablauf der Förderung

In diesen Richtlinien sind alle nötigen Informationen enthalten, um den gesamten Förderprozess vom Vertragsabschluss bis zum Verwendungsnachweis erfolgreich durchzuführen. Bitte lesen Sie die Richtlinien aufmerksam und ziehen sie zu Rate, wenn im Prozess Fragen aufkommen.

Die Richtlinien erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Ziehen Sie im Zweifelsfall immer die entsprechenden Rechtsgrundlagen in ihrer aktuellsten Form zusätzlich zu Rate bzw. halten Sie Rücksprache mit der programmbetreuenden Person beim Fonds.

Größere Komplexe des Förderablaufs haben wir in eigenen Merkblättern beschrieben, damit Sie die nötigen Informationen schnellstmöglich finden können (Vertragsabschluss, Mittelabruf, Selbstverwaltungsbereich).

Außerdem stehen Ausfüllhilfen für die Dokumente „Kosten- und Finanzierungsplan“ und „Verwendungsnachweis“ zur Verfügung.

Anna-Sophie Lüke
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In der folgenden Grafik ist der gesamte Förderverlauf vereinfacht dargestellt. Wenn Sie weitergehende Informationen zu den einzelnen Stationen benötigen, befragen Sie bitte auch die angegebenen Merkblätter.

Um beim Fonds Mittel abrufen zu können, muss ein Fördervertrag geschlossen werden. Reichen Sie die zum Vertragsabschluss nötigen Unterlagen mindestens 4 Wochen vor dem ersten geplanten Überweisungstermin ein. Beachten Sie hierzu besonders die Fristen für das Einreichen von Mittelabrufen (siehe „Merkblatt: Vertragsabschluss“ bzw. „Merkblatt: Mittelabruf“).

Wann kann ich mit dem Projekt beginnen?

Sie haben mit der Zusage einen vorzeitigen Maßnahmenbeginn erhalten. Sie können ihr Projekt ab der Zusage (unabhängig vom Vertragsabschluss) beginnen.

Kann ich für bereits anfallende projektbezogene Ausgaben in Vorleistung gehen?

Sie dürfen prinzipiell alle zuwendungsfähigen Kosten, die im Bewilligungszeitraum anfallen und die im Kosten- und Finanzierungsplan kalkuliert sind, abrechnen. Dafür erhalten Sie mit der Förderzusage einen vorzeitigen Maßnahmenbeginn. Es ist aber in der Regel nicht vorgesehen (privat) in Vorleistung zu gehen, bevor Ihnen die Mittel zur Verfügung stehen.

Sollte es dennoch zwingend notwendig sein, Anschaffungen bereits vor dem Mittelabruf zu tätigen, gehen Sie für die Rückerstattung anschließend wie folgt vor:

Bei Vorleistung vom Privatkonto:

Tätigen Sie die Rückerstattung vom Projekt- auf das Privatkonto fristgerecht innerhalb von 6 Wochen nach Eingang der Fördermittel auf das Projektkonto.

Bei Vorleistung dem Verwendungsnachweis beizufügende Dokumente:

• Entnahmebeleg (wenn Erstattung an Projektverantwortliche*n) bzw. Erstattungsgesuch (wenn Projektbeteiligte in Vorleistung gegangen sind)
  
• Überweisungsbeleg der Rückerstattung vom Projektkonto auf das entsprechende Privatkonto
  
• tabellarische Auflistung der getätigten Käufe inkl. Preis und Kaufdatum
  
• Originalbelege der Anschaffungen
  
• Buchungsdatum im Verwendungsnachweis: Datum der Rückerstattung vom Projekt- auf das Privatkonto

Bei Vorleistung vom Geschäfts-/Projektkonto:

Dem Verwendungsnachweis beizufügende Dokumente:

• Vermerk mit tabellarischer Auflistung der getätigten Käufe inkl. Preis und Kaufdatum
• Originalbelege der Anschaffungen
• Buchungsdatum im Verwendungsnachweis: Datum des Mitteleingangs der Fördermittel des Fonds auf dem Geschäftskonto (damit sind die Auslagen getilgt)
  

Was bedeutet „Bewilligungszeitraum“?

Der Bewilligungszeitraum definiert die Zeit, in der Ausgaben als projektbezogen verstanden werden können. Das Enddatum des Bewilligungszeitraums ist das letztmögliche Überweisungsdatum vom Projektkonto für alle Mittel, die im Kosten- und Finanzierungsplan kalkuliert sind. Das gilt sowohl für die Fördermittel des Fonds, als auch für alle weiteren kalkulierten Mittel und Leistungen.

Überweisungen oder Ausgaben, die nach dem Abschlussdatum getätigt werden, können nicht mehr mit den im Kosten- und Finanzierungsplan kalkulierten Mitteln beglichen werden. Planen Sie daher die letzte Rate (Überweisungstermin des Fonds auf das Projektkonto) spätestens 6 Wochen vor dem Enddatum.

Wie viele Vorstellungen an wie vielen Orten kann mein Bewilligungszeitraum umfassen?

In der Regel die Ausgaben für die Premiere und Vorstellungen zuwendungs-fähig, die innerhalb von zwei Wochen am gleichen Ort anfallen. Kosten für nach der Premiere an anderen Orten anfallende Gastspiele können nicht Teil der Förderung sein.

Ich möchte die Abwicklung von einer Produktionsleitung übernehmen lassen. Was muss ich tun?

Wenn Sie eine*n Stellvertreter*in für die Abwicklung mit dem Fonds be-stimmen wollen, dann folgen Sie bitte den Hinweisen im „Merkblatt: Selbst-verwaltungsbereich“, um dem Fonds die Kontaktdaten und eine Vollmacht zur Verfügung zu stellen.

Muss ich ein Projektkonto für die Förderung einrichten?

Wenn Sie bisher kein Konto besitzen, das getrennt von Ihren privaten Geldbewegungen geführt wird, dann müssen Sie ein Projektkonto einrichten.

Möglicherweise bereits vorhandene Konten, die genutzt werden können, sind u. a.:

• Geschäftskonto
• Körperschafts- oder GbR Konto

auf denen das Projekt unter einer eigenständigen Kontenführung buchhalterisch geführt wird.

Sollte Ihnen keines der oben genannten Konten zur Verfügung stehen, müssen Sie ein neues Konto eröffnen. Achten Sie dabei auf folgende Hinweise:

• Dieses Konto muss kein ausgewiesenes Geschäftskonto sein. Es muss aber ein Konto sein, das getrennt von privaten Transaktionen (z. B. Einkäufen im Supermarkt) geführt wird.
  
• Ein einfaches Girokonto für die Fördergelder reicht aus.
  

Sie können dieses Konto auch für andere Fördergelder benutzen. Achten Sie dann aber darauf, dass Verwendungszwecke und Buchhaltung die Zahlungen getrennt voneinander behandeln und die Zugehörigkeiten (z. B. durch die Angabe der Projektnummer) gut erkennbar sind.

Wie erhalte ich das Fördergeld?

Damit Ihnen das Fördergeld zu den im Auszahlungsplan geplanten Terminen überwiesen wird, müssen Sie einen Mittelabruf verbindlich einreichen. Dies geschieht über den Selbstverwaltungsbereich auf der Homepage des Fonds. Eine detaillierte Beschreibung entnehmen Sie bitte dem „Merkblatt: Mittelabruf“.

Wie lange kann ich die Mittel ausgeben?

Für jede Rate, die Sie vom Fonds erhalten, gilt die 6-Wochen-Frist (42 Tage) zur Verausgabung ab Auszahlungstag. Innerhalb dieser Zeit müssen Sie die Gelder des Fonds ausgegeben haben. Endet der Bewilligungszeitraum vor dem Ablauf der sechswöchigen Frist einer Rate, gilt das Ende des Bewilligungszeitraums als letzte Frist zur Verausgabung.

Die Mittel können nicht innerhalb der 6 Wochen verausgabt werden, was kann ich tun?

Wenn Sie die 6-Wochen-Frist zur Verausgabung einer Rate nicht einhalten können, überweisen Sie bitte die Fördersumme innerhalb der Frist unter Angabe Ihrer Projektnummer und dem Hinweis „Rücküberweisung Anteil Rate X“ im Verwendungszweck der Überweisung an den Fonds Darstellende Künste zurück.

Wie gehe ich mit Mitteln um, die am Ende des Bewilligungszeitraums nicht verausgabt wurden?

Sollten Sie am Ende des Bewilligungszeitraums nicht alle Mittel verausgabt haben, wenden Sie sich bitte (möglichst vor Ablauf der Verausgabungsfrist) an die Person beim Fonds, die für Ihr Projekt zuständig ist, um die korrekte Rückzahlung der Mittel zu besprechen.

Welche Änderungen im Projektverlauf muss ich dem Fonds mitteilen?

Grundlegende inhaltliche Abweichungen vom beantragten Projektkonzept sowie Veränderungen im Kosten- und Finanzierungsplan von mehr als 20 Prozent einer Einzelposition (Einzelpositionen Beispiele: „1.1 Produktionsleitung“, „2.4 Material Kostüm“, etc.) müssen bei Bekanntwerden der Abweichung schriftlich per Mail bei der zuständigen Mitarbeiter*in beantragt und vom Fonds ausdrücklich genehmigt werden.

Reichen Sie dafür bitte einen aktualisierten Kosten- und Finanzierungsplan (bitte keine Gegenüberstellung von altem und neuem Plan im selben Dokument) und das Formular „Erläuterungen zu Abweichungen im Kosten- und Finanzierungsplan“ per Mail ein.

Bitte achten Sie darauf, jede Abweichung (rechnerisch) nachvollziehbar zu begründen. Sonst ist eine Bewilligung nicht möglich.

Wie begründe ich Änderungen im Kosten- und Finanzierungsplan nachvollziehbar?

Um Veränderungen im Kosten- und Finanzierungsplan nachvollziehbar zu machen, ist es wichtig, eine Begründung im Hinblick auf die erfolgreiche Durchführung des Projekts zu formulieren.

Je klarer diese Begründung formuliert ist, desto einfacher ist es für Außenstehende im Rahmen einer möglichen Tiefenprüfung nachzuvollziehen, warum bestimmte Änderungen nötig waren.

Beispiele für nicht ausreichende bzw. nicht nachvollziehbare Begründungen:

• „Der Posten „Grafik“ ist neu hinzugekommen.“
  
• „Der Posten wurde um X€ verringert.“

Beispiele für nachvollziehbare Begründungen:

• „Da wir die Möglichkeit haben, das Projekt nun doch einem live Publikum vorzustellen, möchten wir gerne Werbemaßnahmen ergreifen, um möglichst viele Menschen zu erreichen. Daher planen wir eine*n Grafiker*in zur Plakatgestaltung und ein Budget zur Plakathängung im Stadtraum.“
  
• „Im Probenprozess hat sich herausgestellt, dass die technischen Anforderungen geringer ausfallen und wir auf bereits vorhandenes Material zurückgreifen können, daher konnten in diesem Posten Einsparungen vorgenommen werden.“

Wie weise ich Honorarzahlungen nach?

Für Honorarbelege gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Zahlung nachzuweisen:

• Rechnung d. Künstler*in + Kontobeleg der Überweisung ... oder
• Vertrag zwischen Künstler*innen + Kontobeleg der Überweisung … oder
• Entnahmebeleg d. Künstler*in + Kontobeleg der Überweisung (nur wenn Künstler*in auch Förderempfänger*in) … oder
• Vertrag zwischen Künstler*innen + Barquittung Künstler*in „Honorar erhalten“ + Kontobeleg der Barentnahme

Bitte achten Sie bei Überweisungen darauf, dass der Betreff richtig ausgewiesen ist, z. B. „Honorar Vorname Nachname, Bühnenbild Projektname, Belegnummer XY“.

Welche Reisekosten sind zuwendungsfähig und wie weise ich sie korrekt nach?

Bitte berücksichtigen Sie bei allen Reisen die Wahl der nachhaltigsten, umweltverträglichsten, wirtschaftlichsten und sparsamsten Verbindung und prüfen Sie das Bundesreisekostengesetz, das die Berechnungsgrundlagen für alle im Kosten- und Finanzierungsplan kalkulierten Reisen vorschreibt.

Seit dem 21.09.2021 gilt zusätzlich:
Bei der Entscheidung über die Genehmigung einer Dienstreise ist zu prüfen, ob die Dienstreise notwendig und der Vorrang von Telefon- und Videokonferenzen vor Dienstreisen beachtet ist. Die Zahl der Teilnehmenden und die Dauer der Dienstreise sind auf das notwendige Maß zu beschränken.

Bahn- und Busfahrten

Bitte nutzen Sie nur Bahntickets 2. Klasse.

Als Belege gelten Bahntickets im Original mit Zangenabdruck sowie Online Tickets als PDF bzw. ausgedruckt.

Wenn Sie das „Deutschland-Ticket“ erwerben, weisen Sie bitte nach, dass die Anschaffung günstiger ist als einzelne projektbezogenen Fahrten oder auch beispielsw

eise Wochenticktes im Bewilligungszeitraum.

Fahrten mit dem privaten PKW
Für Fahrten mit dem privaten PKW gilt ohne Ausnahme eine Kilometerpauschale von 0,20 €/km.

Dabei dürfen die Kosten für die gesamte Dienstreise (Hin- und Rückfahrt) 130€ nicht übersteigen.

Im Sinne der Umweltverträglichkeit sind Fahrten mit der Bahn PKW Fahrten vorzuziehen.

Für alle Fahrten benötigen Sie als Nachweis einen ausgedruckten Routenplan, der die Strecke in km nachvollziehbar macht.

Bei mehrmaligen Fahrten ist ein Fahrtenbuch zu führen.

Taxifahrten

Taxifahrten sind nur in begründeten Ausnahmefällen zuwendungsfähig. Legen Sie einer Taxiquittung daher immer einen Vermerk bei, in welchem Sie begründen, warum die Taxifahrt zwingend notwendig war und eine Fahrt mit dem ÖPNV unmöglich.

Reisen mit dem Flugzeug

Reisen mit dem Flugzeug sind ebenfalls nur in begründeten Ausnahmefällen zuwendungsfähig. Machen Sie in einem Vermerk nachvollziehbar, dass die Flugreise günstiger war, als eine Bahnreise und warum der Flug zwingend notwendig war.

Im Sinne der Umweltverträglichkeit ergänzt das Bundesreisekostengesetz seit dem 21.09.2021:

„Die Kosten von Bahnreisen werden auch dann erstattet, wenn sie höher sind als die Kosten eines anderen Reisemittels. Die Reisestellen dürfen auch bei höheren Kosten vorrangig Bahnreisen buchen. Höhere Kosten können nicht nur bei den eigentlichen Fahrtkosten, sondern insbesondere auch durch zusätzliche Übernachtungskosten oder zusätzliches Tagegeld entstehen. Dienstreisende dürfen weder aus wirtschaftlichen Gründen noch wegen eines Arbeitszeitgewinns auf eine Flugbuchung verwiesen werden. Diese Regelungen gelten auch für Fahrten im grenznahen Raum sowie für gut angebundene Großstädte in Nachbarstaaten (wie z. B. Paris oder Brüssel), bei denen die Bahn als alternatives Reisemittel zum Flugzeug zur Verfügung steht.“

Zur Abrechnung benötigt:

• Boarding Pass
• Rechnung für das Flugticket

Wie rechne ich Transportkosten ab?

Reine Materialtransporte unterliegen nicht dem Bundesreisekostengesetz. In diesen Fällen empfiehlt es sich ein Mietauto zu nutzen und die Kosten des Mietautos abzurechnen.

Sollte keine Mietmöglichkeit bestehen, berechnen Sie die tatsächlichen Kosten für die Fahrt anhand eines Routenplaners und dem Durchschnittsverbrauch l/100km. Machen Sie diese Berechnung anhand eines Vermerks nachvollziehbar.

Ich möchte Tagegelder zahlen, wie berechne ich sie korrekt?

Für projektbezogene Reisen können Tagegelder berechnet werden. Informieren Sie sich vor der Kalkulation von Tagegeldern über die aktuell gültigen Pauschalen. Innerhalb Deutschlands gelten zurzeit (2023) Pauschalen von 14€ bzw. 28€ (siehe Beispiel).

Grundsätzlich wird bei Tagegeldern zwischen der Pauschale für ab 8 Stunden Abwesenheit vom Wohnort bzw. An- und Abreisetagen, und Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit unterschieden. Bei Abwesenheit unter 8 Stunden kann kein Tagegeld gezahlt werden.

Beispiel:
Eine Person reist von Montag bis Freitag von ihrem Heimatort zum Probenort des Projekts. In diesem Fall wäre folgende Berechnung möglich:

Montag und Freitag (An/Abreise) => 2*14€ = 28€
Dienstag – Donnerstag (ganze Tage) => 3*28€ = 84€

Gesamt: 112 €

Achten Sie darauf, dass Sie Tagegelder eventuell kürzen müssen, wenn die Person z. B. in einem Hotel untergebracht ist und im Preis Mahlzeiten enthalten sind. Die Tagegelder müssen bei gereichtem Frühstück um 20%, bei gereichtem Mittag- und Abendessen um jeweils 40% gekürzt werden (20% / 40% / 40% => 100%).

Beispiel:
Eine Person reist von Montag bis Freitag von ihrem Heimatort zum Probenort des Projekts und ist in einem Hotel mit Frühstück untergebracht. Alle Tagessätze an denen das Frühstück gereicht wird, müssen also um 20% gekürzt werden. In diesem Fall wäre folgende Berechnung möglich:

Montag (Anreise) 1*14,00€ = 14,00€
Dienstag – Donnerstag (ganze Tage mit Frühst.) 3*22,40€ = 67,20€
Freitag (Abreise mit Frühst.) 1*11,20€ = 11,20€

Gesamt 92,40€

Weiterhin gelten die vollen Pauschalen (im Beispiel 14€ und 28€) nur für Dienstreisen bis zum 14. Tag. Ab dem 15. Tag einer Dienstreise müssen die Pauschalen um 50% gekürzt werden (im Beispiel also 7€ und 14€).

Sie können individuell geringere Tagegelder vereinbaren. Höhere Tagegelder als im Bundesreisekostengesetz vorgesehen sind auf Grund des Besserstellungsverbots (ANBest-P, 1.3) ausgeschlossen.

Kann ich Übernachtungen bei privat abrechnen?

Übernachtungen in privaten Unterkünften können mit 20€ pro Nacht pauschal berechnet werden. Allerdings gilt auch diese Pauschale nur für 14 Tage. Ab dem 15. Tag kann keine Pauschale mehr berechnet werden.

Worauf muss ich achten, wenn ich ein Hotel buche?

Übernachtungskosten in Hotels u. ä. sind bis zu einem Betrag von 70€ pro Nacht zuwendungsfähig. Kostet eine Übernachtung im Hotel mehr als 70€, muss die Übernachtung vom Projektträger gebucht werden, die Rechnung muss auf den Projektträger ausgestellt und die übernachtende Person muss als Gast auf der Rechnung namentlich genannt sein.

Im Sinne der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist es in der Regel sinnvoll, bei Hotelübernachtungen über 70€ einen Vermerk mit Begründung für die Notwendigkeit der höheren Übernachtungskosten an den Beleg zu heften.

Wie weise ich Sachkosten Einkäufe nach?

Kaufbelege für Sachkosten müssen enthalten:

• Datum
• Preis
• Warenbezeichnung

Wenn Sie auf Flohmärkten oder z. B. bei (ebay) Kleinanzeigen einkaufen, lassen Sie sich immer eine Quittung ausstellen. Es kann sinnvoll sein einen Quittungsblock zu kaufen und diesen zur Hand zu haben.

Kann ich Ausgaben für Bewirtung und Verpflegung abrechnen?

Aufgrund des Besserstellungsverbots sind Ausgaben für die Bewirtung generell nur in begründeten Ausnahmefällen (z. B. bei Veranstaltungen mit Außenwirkung) und in angemessener Höhe förderfähig.

Nicht zulässige Kosten:

• Verpflegung von Projektbeteiligten: Interne Besprechungen, Proben etc. sind normales Tagesgeschäft und Voraussetzung für die Projektarbeit. Verpflegungsausgaben in diesem Rahmen sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.

• Die Bewirtung von Gästen zusätzlich zum Honorar bzw. zu den im Rahmen der Reisekostenerstattung gewährten Verpflegungs-pauschalen ist nicht zulässig. Wird eine Verpflegung bereitgestellt, ist eine Kürzung von Tagegeldern im Rahmen des Bundesreisekostengesetzes notwendig (siehe: Tagegelder)!
  
• Ebenso ist Alkohol grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.
  
  

Zulässige Kosten:

Eine Bewirtung von externen Gästen ist nur in einem restriktiven Rahmen und lediglich bei Veranstaltungen zulässig, die über mehrere Stunden (in Anlehnung an das Arbeitszeitgesetz 6 Stunden) dauern. Der Anteil der Gäste muss dabei im Verhältnis zu den Projektteilnehmer*innen bzw. Beschäftigten der einladenden Einrichtung überwiegen. Die Berechnungsgrundlagen richten sich nach den Tagesgeldsätzen für Frühstück, Mittag- und Abendessen (siehe: Tagegelder).

Besprechung/Veranstaltung ab 3 aber unter 6 Stunden:

• rein intern: unzulässig
• überwiegend externe Gäste: 2 Getränke (Kaffee, Tee, Erfrischungsgetränke) pro Person und ggf. Gebäck
• Richtwert: 5,60€ p.P.

Besprechung/Veranstaltungen über 6 Stunden:

• rein intern: unzulässig
• überwiegend externe Gäste: Getränke (Kaffee, Tee, Erfrischungsgetränke) und Imbiss/warme Mahlzeit
• Richtwert Mittag-/Abendessen inkl. Getränke: 11,20€ p.P.

Es gilt ein Richtwert von 28€ pro Person für eine ganztägige Veranstaltung (mehr als 12 Stunden).

Auf die Beauftragung von Cateringfirmen sollte verzichtet werden. Wird dennoch ein Catering beauftragt, so sind immer drei Vergleichsangebote einzuholen und die Entscheidung in einem Vergabevermerk begründet werden.

Welche Unterlagen benötige ich zum Nachweis von Bewirtungskosten im Verwendungsnachweis?

Neben den Belegen für die Ausgaben, muss ein Bewirtungsvermerk erstellt werden, der die Gründe der Bewirtung nachvollziehbar macht. Der Bewirtungsvermerk muss folgende Punkte enthalten:

• Anzahl der bewirteten Personen
• Die jeweiligen Funktionen der bewirteten Person
• Dauer der Veranstaltung, in deren Rahmen bewirtet wurde
• Art der Bewirtung
• Durchschnittlicher Preis pro Bewirtung pro Person
• Begründung für die Notwendigkeit der Bewirtung

Wie rechne ich Versicherungen korrekt ab?

Versicherungen unterliegen, ähnlich wie die Bewirtung, sehr strengen Vorgaben. Freiwillige Versicherungen sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.

Ausnahmen gibt es für Versicherungen, die im Rahmen eines Mietverhältnisses Grundlage für die Möglichkeit des Mietens sind. Häufig ist dies bei Technikmiete der Fall. Diese Versicherungen sind zuwendungsfähig.

Muss ich bestimmte Vorgaben beachten, wenn ich Aufträge vergebe?

Da Sie gemäß Nr. 1.1 der Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung ANBest-P an das Gebot der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der Fördermittel gebunden sind, kann es – auch unabhängig vom Betrag, den Sie ausgeben – notwendig sein, Preisvergleiche vorzunehmen.

Bei Gesamteinnahmen aus öffentlicher Hand (Fonds, Eigenmittel soweit institutionell gefördert oder öffentliche Einrichtung, Land, Kommune, EU…) unter 100.000€ gibt es ein vereinfachtes Verfahren:

• Bis 1.000€ Auftragswert ohne Umsatzsteuer erfolgt eine freihändige Vergabe („Direktauftrag“)
• Bei Aufträgen von Liefer- und Dienstleistungen von mehr als 1.000€ Auftragswert ohne Umsatzsteuer müssen 3 formlose aber nachvollziehbare Vergleichsangebote eingeholt werden (z. B. Screenshot, Ausdruck Internetrecherche, Kopie Katalogseite, schriftliches Angebot vom Anbieter…). Sie müssen im Verwendungsnachweis inkl. einer kurzer Begründung für das gewählte Angebot dokumentiert werden.
• bei Vergaben von freiberuflichen Leistungen, sind grundsätzlich mindestens drei Angebote einzuholen, sofern ein Angebotsvergleich möglich und zweckmäßig ist (auf künstlerische Leistungen trifft dies aufgrund des Alleinstellungsmerkmals der Tätigkeit i.d.R. nicht zu).
  
  

Wenn Ihre Gesamteinnahmen aus öffentlicher Hand (Fonds, Eigenmittel soweit institutionell gefördert oder öffentliche Einrichtung, Land, Kommune, EU…) über 100.000€ liegen, ist zusätzlich auch die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) zu beachten.

• bis 1.000,00 € Auftragswert ohne Umsatzsteuer erfolgt eine freihändige Vergabe („Direktauftrag“)
• mehr als 1.000,00 € bis 100.000,00 € Auftragswert ohne Umsatzsteuer müssen 3 schriftliche Angebote eingeholt werden und mit Vergabevermerk (s.u.) fortlaufend dokumentiert werden. Angebote und Vermerk müssen mit dem entsprechenden Beleg abgeheftet werden.
• oberhalb 100.000,00 € Auftragswert ohne Umsatzsteuer gelten die Vorschriften der UVgO

Inhalt des Vergabevermerks:

• Leistungsbeschreibung bzw. Anschaffungsverzeichnis
• Eine Tabelle, aus der Anbieter mit Adresse, Preis, Besonderheiten (z. B. Teilleistungen, Zusatzangebote) hervorgehen
• Darstellung der Auswahlkriterien (z. B. Preis, Supportzeit, Tariftreue, Leistungsstärke…)
• Begründung der Auswahl
  

Wie gehe ich mit Gegenständen, die für das Projekt angeschafft wurden, nach der Durchführung des Projektes um?

Wurden im Projektverlauf Gegenstände oder Rechte (z. B. Nutzungsrechte, Aufführungsrechte, Abbildungsrechte, Verwertungsrechte) mit einem Anschaffungswert von mehr als 800,00€ netto beschafft, muss dem Nachweis eine Inventarliste beigelegt werden, die folgende Angaben enthält:

• die Art und die Anzahl der Gegenstände oder Rechte
• den Tag der Anschaffung und
• den Anschaffungswert netto in Euro

Für alle Objekte, die der Inventarisierungspflicht unterliegen, muss ein Folgeprojekt genannt werden, in dem diese Objekte weiterhin zum Einsatz kommen. Bitte geben Sie das Folgeprojekt und den Verwendungszweck in der Inventarisierungstabelle an.

Ansonsten ist das Objekt am Markt zu veräußern oder dem Projekt abzukaufen. Der Gewinn muss dem Fonds Darstellende Künste überwiesen werden, so die Anschaffung des Objekts aus den Mitteln des Fonds erfolgte.

Kann eine Verwaltungskostenpauschale kalkuliert werden?

Ja, es ist möglich für Verwaltungskosten eine „echte Pauschale“ zu kalkulieren, die nicht durch Belege nachgewiesen wird.
Den Verwaltungskosten sind folgende projektbezogenen Ausgaben zuzuordnen:

• Dem Projekt zurechenbare anteilige Kosten der übergeordneten Leitung, Steuerung und Kontrolle des Projekts etwa durch Geschäftsführung oder Vorstandsmitglieder, also keine Kosten der unmittelbaren Leitung, Steuerung oder Kontrolle des Projektes.
  
• Dem Projekt zurechenbare anteilige Kosten für Aufgaben der allgemeinen Organisationsbuchhaltung, der jährlichen Rechenschaftslegung über die Finanzen der Organisation einschließlich möglicher damit verbundener Beratungskosten, soweit es sich nicht um eigene, klar abgrenzbare und nachgewiesene Kosten der Projektbuchhaltung handelt.
  
• Dem Projekt zurechenbare (anteilige) Kosten der Kommunikation für Telefon, E-Mail, Internet, Briefkorrespondenz und Porto.
  
• Dem Projekt zurechenbare (anteilige) Kosten für Büroausstattung und Büromaterial, wie etwa Büro-Kleingeräte, Stifte, Papier, Druckerpatronen und sonstiges Verbrauchsmaterial.
  
• Dem Projekt zurechenbare Arbeitgeber-Kosten aus Berufsgenossenschaftsbeiträgen und Personalkosten-Umlagen, soweit sie nicht als direkt zurechenbare Personalkosten des Projektes nachgewiesen werden.
  
• Dem Projekt zurechenbare anteilige Raumkosten, soweit sie nicht als direkt zurechenbare Arbeitsplatzkosten oder Mietkosten geltend gemacht werden.

Die Verwaltungskostenpauschale kann in diesem Programm in Höhe von 5% der Sachkosten angesetzt werden.

Die Künstler*innensozialabgabe lässt sich aufgrund der Abrechnungsmodalitäten der Künstlersozialkasse erst im nächsten Jahr begleichen. Kann ich eine Rückstellung vornehmen?

In diesem Ausnahmefall ist es möglich, eine Rückstellung vorzunehmen: Überweisen Sie den centgenauen Betrag der fälligen Künstlersozialabgabe vom Projektkonto auf Ihr Privatkonto. Füllen Sie als Beleg zusätzlich zum Kontoauszug anschließend einen Entnahmebeleg aus, in dem Sie die Berechnungsgrundlage (Summe der KSK-pflichtigen Honorare) und die aktuell gültige Prozentzahl angeben, damit die Rückstellung in der Verwendungsnachweisprüfung nachvollziehbar wird.

Was muss ich beachten, wenn ich mein Projekt bewerbe?

Künstler*innen(-gruppen), deren Vorhaben vom Fonds Darstellende Künste gefördert werden, verpflichten sich, bei allen Veranstaltungen und Veröffentlichungen des geförderten Projekts mittels Verwendung des entsprechenden Programm-Logos des Fonds und/oder der entsprechenden Wortmarke auf die Förderung durch den Fonds Darstellende Künste zu verweisen, auch wenn die Premiere außerhalb des Bewilligungszeitraums liegt.

Dies gilt für Online-Ankündigungen (Digitale Spielpläne, Ankündigungen etc.) ebenso wie für Printmedien. Logo und Wortmarke sind auch den entsprechenden Spielstätten für deren Veröffentlichungen zu übermitteln.

Wo finde ich die Logos und wie verwende ich sie korrekt?

Alle Logos finden Sie auf der Homepage des Fonds unter „Logo-Download“.

Zu verwenden ist ausschließlich das Ihrem Programm entsprechende Logo und keines seiner Vorgängerversionen. Es ist zu beachten, dass das Logo nicht verzerrt, unproportional skaliert oder in seiner Farbgebung verändert werden darf. Sie können selbstständig entscheiden, welche der Versionen Sie verwenden möchten, da sie auf unterschiedlichen Untergründen unterschiedlich wirken.

Welche Förderhinweise muss ich verwenden?

Für die Verwendung im Text ist die folgende Wortmarke zu führen:
Gefördert vom Fonds Darstellende Künste im Sonderprogramm GLOBAL VILLAGE PROJECTS aus Mitteln der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien und dem Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft.

Für die englische Entsprechung verwenden Sie bitte:
„Supported by Fonds Darstellende Künste with funds from the Federal Government Commissioner for Culture and the Media and from the Federal Ministry of Food and Agriculture“

Ist eine Freigabe von Druckerzeugnissen beim Fonds einzuholen?

Nein, eine Freigabe vom Fonds ist nicht erforderlich.

Wie lade ich den Fonds und Jurymitglieder zu Veranstaltungen ein?

Eine direkte Einladung ist nicht nötig. Bitte tragen Sie die relevanten Daten im Selbstverwaltungsbereich ein. Der Fonds befüllt den internen Premierenkalender aus diesen Angaben. Jurymitglieder haben Zugriff auf diesen Kalender und sind dadurch immer auf dem aktuellen Stand (siehe auch „Merkblatt: Selbstverwaltungsbereich“).

Wann ist der Verwendungsnachweis fällig?

Der Verwendungsnachweis ist in dem Förderprogramm GLOBAL VILLAGE PROJECTS bis spätestens 15.10.2023 einzureichen.
Das genaue, letztmögliche Abgabedatum entnehmen Sie bitte auch Ihrem Fördervertrag (§5).

Welche Unterlagen umfasst der Verwendungsnachweis?

Um die Verwendung der Fördergelder ordnungsgemäß nachzuweisen ist der sogenannte Verwendungsnachweis anzufertigen.

Dieser umfasst immer folgende Unterlagen:

• Sachbericht
• Zahlenmäßiger Nachweis
• Erklärung zur Mittelverwendung
• Ggf. Belege

Je nachdem, ob Sie entsprechende Positionen im Kosten- und Finanzierungsplan kalkuliert haben, sind zusätzlich einzureichen:

• Bewirtungsvermerke
• Preisvergleiche/Vergleichsangebote
• Inventarliste

Was ist ein Sachbericht und wie erstelle ich ihn?

Im Sachbericht beschreiben Sie auf Basis verschiedener Fragen die Durchführung Ihres Projekts hinsichtlich der erzielten Ergebnisse und der Verwendung der Förderung. Dabei gleichen Sie die konkret erfolgte Projektumsetzung auch mit dem ursprünglich im Antrag formulierten Vorhaben ab. Die Vorlage für den Sachbericht ist im Formular „Verwendungsnachweis“ enthalten.

Was ist der Zahlenmäßige Nachweis und wie erstelle ich ihn?

Im Zahlenmäßigen Nachweis werden die von Ihnen ursprünglich kalkulierten Einnahmen und Ausgaben den tatsächlich angefallenen Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt. Dadurch weisen Sie nach, dass Sie wirtschaftlich und sparsam gearbeitet und die Gelder fristgerecht und zweckentsprechend verwendet haben. Falls es Abweichungen gab oder im Projekt Mehr- oder Minderausgaben angefallen sind, machen Sie diese hier nachvollziehbar. (Nutzen Sie die automatischen Berechnungen des zahlenmäßigen Nachweises schon zu Beginn Ihres Projekts, um einen guten Überblick über noch vorhandene Mittel zu erhalten. Für nähere Informationen siehe „Ausfüllhilfe: Verwendungsnachweis“)

Müssen Belege postalisch eingereicht werden?

Nein, wir haben mit #TakeHeart ein komplett digitales Verfahren installiert. Wir bitten davon abzusehen, uns zusätzlich Unterlagen per Post einzureichen.

Welche Belege muss ich einreichen?

Der Fonds Darstellende Künste teilt Ihnen rechtzeitig vor Ablauf des Bewilligungszeitraums mit, welche Belege ggf. für den Verwendungsnachweis einzureichen sind. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie alle projektbezogenen Belege für eventuelle Nachfragen bereithalten.

Wie archiviere ich die Belege sinnvoll und richtig?

Nummerieren Sie alle Belege, die im Laufe des Projekts anfallen, und versehen Sie diese mit einem Merkmal, das die Projektzugehörigkeit abbildet. Wenn Ihr Projekt im Rahmen von GLOBAL VILLAGE PROJECTS gefördert wurde, kann die Kennzeichnung beispielsweise so aussehen:

2023/GVP2/0000-#001
Projektnummer (als eindeutiges Projektmerkmal) - Belegnummer

Wie reiche ich den Verwendungsnachweis ein?

Alle Unterlagen des Verwendungsnachweises (Sachbericht, Zahlenmäßiger Nachweis und ggf. Belege) müssen digital im Selbstverwaltungsbereich hochgeladen und unterschrieben werden.

Muss ich nach jeder ausgezahlten Rate einen Verwendungsnachweis erstellen?

Es gibt in dem Förderprogramm GLOBAL VILLAGE PROJECTS keine Zwischenverwendungsnachweise. Sie müssen also nicht nach jeder Fördermittelrate einen Verwendungsnachweis erstellen. Die Verwendung der Mittel wird nur im Verwendungsnachweis nach dem Ende des Bewilligungszeitraums geprüft.

Darf ich meinen Künstler*innennamen als Antragsteller*in benutzen?

Da wir im Falle einer Förderzusage die entsprechenden Verträge auf diesen Namen abschließen, bitten wir Sie, Ihren Namen im Feld „Zeichnungsberechtige*r Projektverantwortliche*r“ so einzutragen, wie er in Ihrem Personalausweis steht.
Sie können Ihren Künstler*innenname, wenn er nicht im Personalausweis/Pass eingetragen ist, gerne in einem anderen Feld des Antrags nennen (z. B. in den Feldern „Informationen zu dem*r Akteur*in“ und/oder „Zur Veröffentlichung gedachte Kurzbeschreibung“).

Akzeptiert der Fonds Darstellende Künste selbstgewählte personenbezogene Daten für den Vertragsabschluss?

Ja, wenn Sie einen dgti-Ergänzungsausweis führen, kann der Fördervertrag mit diesen Daten geschlossen werden.

Dürfen Beratungshonorare (z. B. Beratung zu Barrierefreiheit / Workshops / digitale Umsetzung/ Mediation) mit der Förderung finanziert werden?

Ja, das ist möglich, soweit ein Projektbezug nachvollziehbar gemacht wird.

Für wen muss ich Künstler*innensozialabgabe berechnen?

Alle Informationen zur KSK-Abgabe finden Sie hier.

Und weiterführende Infos hier.

Kann ich nicht relevante Daten auf meinen Nachweisen unkenntlich machen?

Ja, das Ausblenden von nicht relevanten Daten ist zulässig und vereinfacht die Prüfung Ihrer Unterlagen.

Ist eine Förderung umsatzsteuerpflichtig?

Ob nach der Ausgestaltung des Förderprogramms die Förderung nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UstG umsatzsteuerpflichtig ist, hängt davon ab, ob ein echter oder unechter Zuschuss vorliegt. Ein steuerbarer Umsatz liegt vor, wenn die Leistung des*der Kulturprojektträger*in gegen Entgelt, also im Rahmen eines Leistungsaustauschs erfolgt (im Projektfördervertrag eine Gegenleistung vereinbart wurde = unechter Zuschuss). Die Einreichung eines Verwendungsnachweises stellt keine Gegenleistung dar. Auch der bloße Hinweis auf den Fonds bei der Veröffentlichung des Vorhabens begründet keinen Leistungsaustausch im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.