Förderglossar

Richtlinien zum Ablauf der Förderung

Einleitung

Dieses Förderglossar enthält nach Schlagworten sortiert verschiedene Richtlinien und Informationen, die Ihnen helfen, den gesamten Förderprozess vom Vertragsabschluss bis zum Verwendungsnachweis erfolgreich zu durchlaufen. Bitte lesen Sie diese Richtlinien aufmerksam durch und schauen Sie zuerst hier nach, wenn im Prozess Fragen aufkommen.

Die Richtlinien erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Ziehen Sie im Zweifelsfall immer die entsprechenden Rechtsgrundlagen in ihrer aktuellsten Form zusätzlich zu Rate bzw. halten Sie Rücksprache mit der programmbetreuenden Person beim Fonds.

Größere Themenkomplexe des Förderablaufs haben wir in eigenen Merkblättern beschrieben, damit Sie die nötigen Informationen schnellstmöglich finden können (Vertragsabschluss, Mittelabruf, Selbstverwaltungsbereich).

Außerdem stehen Ausfüllhilfen für die Dokumente „Kosten- und Finanzierungsplan“ und „Verwendungsnachweis“ zur Verfügung .

Auf der Homepage des Fonds Darstellende Künste finden Sie zu einigen Abläufen im Rahmen der Förderung Videotutorials . Wir ergänzen die Tutorials regelmäßig, so dass es sich lohnt, hier häufiger vorbeizuschauen.

Ablauf der Förderung

In der folgenden Grafik ist der gesamte Förderverlauf vereinfacht dargestellt. Wenn Sie weitergehende Informationen zu den einzelnen Abschnitten benötigen, befragen Sie bitte auch die angegebenen Merkblätter.

Schritte im Förderverfahren: Zusagen erhalten, Unterlagen zum Vertragsabschluss bereitstellen, Projektfördervertrag unterschreiben, Mittelabruf(e) einreichen, Mittel innerhalb von 6 Wochen verausgaben, bei überjährigen Projekten: Zwischenverwendungsnachweis einreichen, Verwendungsnachweis einreichen, Prüfbericht erhalten (siehe Merkblätter und Förderglossar)

A

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Grundlegende inhaltliche Abweichungen vom beantragten Projektkonzept sowie Veränderungen im Kosten- und Finanzierungsplan von mehr als 20 Prozent einer Hauptkategorie (Beispiele: „1.Personalkosten“, „2. Sachkosten“, etc.) sowie neu hinzukommende Positionen müssen bei Bekanntwerden der Abweichung schriftlich per Mail bei der zuständigen Mitarbeiter*in beantragt und vom Fonds ausdrücklich genehmigt werden. Gleichzeitig muss ein aktualisierter Kosten- und Finanzierungsplan (bitte keine Gegenüberstellung von altem und neuem Plan im selben Dokument) per Mail eingereicht werden.

Bitte reichen Sie zu jeder Abweichung eine (rechnerisch) nachvollziehbare Erläuterung zu der Abweichung ein. Ansonsten ist eine Bewilligung nicht möglich.

Wichtig: Auf der Homepage des Fonds finden Sie unter Formulare eine Vorlage „Erläuterungen zu Abweichungen im KFP“, die eine schnelle Bearbeitung Ihres Änderungsantrags möglich macht. Bitte nutzen Sie diese Vorlage.

Der Begriff steht für "Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung". Darin sind die Bedingungen und Auflagen hinsichtlich der Verausgabung von Projektfördermitteln festgehalten. Sie sind in der geltenden Fassung Bestandteil des Projektfördervertrags mit dem Fonds. Sollten die Bestimmungen des Projektfördervertrags von den ANBest-P abweichen, wird darauf im Vertragsdokument hingewiesen.

In dem Antrag auf Förderung schlagen Sie ihr geplantes Vorhaben für eine Förderung durch den Fonds Darstellende Künste vor. Die Anforderungen an den Inhalt und den Umfang Ihres Antrags sind in den Regularien zum jeweiligen Förderprogramm festgelegt.

Nach einer formalen Prüfung wird der Antrag zur Entscheidung an die Jury bzw. das Kuratorium weitergegeben. Achten Sie daher darauf, dass der Antrag einen guten Überblick über das geplante Vorhaben und die Beteiligten liefert. Stellen Sie dar, inwieweit Ihr Vorhaben inhaltlich den Anforderungen des Förderprogramms entspricht.

Die Antragsformulare finden Sie im Online-Portal, in dem Sie sich über die Homepage des Fonds anmelden können. Wenn Sie sich dort einloggen, werden die Antragsformulare für die Förderprogramme angezeigt, in denen eine Antragsstellung aktuell möglich ist. Sie können dort Entwürfe anlegen und diese bearbeiten. Vor dem Einreichen können Sie noch einmal prüfen, ob die Unterlagen vollständig hochgeladen wurden und alle Felder in der Antragsmaske ausgefüllt worden sind. Mit den entsprechend gesetzten Häkchen im Bereich „Erklärungen“ der Antragsmaske bestätigt die Zeichnungsberechtigte Person die Richtigkeit ihrer Angaben. Abschließend reichen Sie den Antrag über das Online-Portal ein. Wenn Sie anschließend eine PDF-Version Ihres Antrags herunterladen können, ist er eingegangen. Eine zusätzliche Eingangbestätigung wird nicht verschickt.

Die Antragsfrist ist in der jeweiligen Programmausschreibung sowie den Regularien des Förderprogramms angegeben und benennt den konkreten Zeitpunkt, bis zu dem der vollständige Antrag über das Online-Portal verbindlich eingereicht werden muss, um in einer Förderrunde zur weiteren Bearbeitung berücksichtigt werden zu können. Datum und Uhrzeit der Frist entnehmen Sie bitte den Regularien des jeweiligen Förderprogramms.

Die Frist zum Einreichen des Antrags ist verbindlich und die Antragstellung muss online über die Antragsmaske erfolgen. Nachträglich oder auf anderem Wege vorgelegte Anträge können nicht berücksichtigt werden.

Wichtig: Der Fonds Darstellende Künste vergibt die Förderungen nicht im Windhund-Verfahren. Es ist deshalb für die Entscheidung der Jury nicht relevant, zu welchem Zeitpunkt Sie den Antrag im Rahmen der Frist eingereicht haben.

Der Antrag auf Förderung wird von einer natürlichen oder juristischen Person (z.B. eingetragener Verein, GmbH) eingereicht. Eine natürliche Person unterzeichnet für sich selbst. Bei einer juristischen Person (Organisation/Netzwerk/Institution) übernimmt die Zeichnungsberechtigung die dafür bevollmächtigte Person (Hinweis: eine GbR ist keine juristische Person, es bedarf einer natürlichen Person als Antragsteller*in).

Wer als Antragsteller*in zulässig ist, kann sich von Förderprogramm zu Förderprogramm unterscheiden und ist den Regularien des jeweiligen Programms zu entnehmen.

Wie im Projektfördervertrag festgehalten haben Sie die Pflicht, sämtliche Finanzierungs- und Mittelverwendungsunterlagen - z. B. Originalbelege (Einnahme- und Ausgabebelege), Verträge und Dokumentationen über die Vergabe von Aufträgen sowie alle sonst mit der Förderung zusammenhängenden Unterlagen - mindestens fünf Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises aufzubewahren.

Sollten steuerrechtliche oder andere Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, gelten diese. Im Zweifel hat die Kulturprojektträger*in zu beweisen, dass sie die Mittel entsprechend der Bewilligungs- und Vertragsbedingungen verwendet hat.

Der Fonds Darstellende Künste stellt Ihnen für die verschiedenen Schritte des Förderablaufs (Antragsformular, Kosten- und Finanzierungsplan, Verwendungsnachweis) jeweils Ausfüllhilfen zur Verfügung. Sie finden diese immer in ihrer aktuellsten Form unter der Rubrik „Formulare“ auf unserer Homepage.

Bitte nehmen Sie die Unterlagen zu Kenntnis und klären Sie Fragen zu den generalisierten Schritten der Förderung auf diesem Weg. Individuelle Fragen zu Ihrem Antrag oder Projekt können Sie telefonisch und per Mail mit dem Beratungsteam bzw. mit der für Ihr Projektvorhaben zuständigen Ansprechperson klären.

Ausgaben [SOLL] sind die im Rahmen des Kosten- und Finanzierungsplans geplanten Ausgaben, auf deren Grundlage Sie Ihr Projekt kalkulieren.

Ausgaben [IST] sind die tatsächlich getätigten Zahlungen, die im Bewilligungszeitraum eines Projekts angefallen sind und deren Notwendigkeit im Rahmen des Projekts begründet liegt.

Projektbezogene Ausgaben können u. a. sein:

Die Zuwendungsfähigkeit konkreter Kosten im Rahmen eines Förderprojekts ist mit der jeweils zuständigen Mitarbeiter*in beim Fonds im Rahmen des Bewilligungsvorgangs abzuklären.

Im Falle einer Förderung geben Sie in einem ersten Schritt vor Abschluss des Projektfördervertrags im Online-Portal an, zu welchen Terminen und in welchen Raten Sie die Ihrem Projekt zugesprochene Fördersumme abrufen möchten. Dies ist der sogenannte Auszahlungsplan.

Damit Ihnen das Fördergeld zu den im Auszahlungsplan geplanten Terminen überwiesen wird, müssen Sie nach Abschluss des Projektfördervertrags die jeweiligen Mittelabrufe in einem zweiten Schritt verbindlich einreichen. Eine detaillierte Anleitung entnehmen Sie bitte dem „Merkblatt: Mittelabruf“, das Sie auf der Webseite unter „Formulare“ finden können.

B

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Für den Nachweis der Verwendung Ihrer Fördermittel ist es erforderlich, dass Sie jede projektbezogene Zahlung belegen können. In der Regel benötigen Sie je einen Beleg der Zahlungsanforderung (Rechnung, Vertrag, Erstattungsgesuch, Entnahmebeleg usw.) und einen Gesamtbeleg der Überweisungen bzw. Auszahlungen (Kontoauszug) vom Projektkonto. Nummerieren Sie alle Belege, die im Laufe des Projekts anfallen und versehen Sie diese mit einem Merkmal, das die Projektzugehörigkeit abbildet. Wenn Ihr Projekt im Rahmen der Produktionsförderung gefördert wurde, kann die Kennzeichnung beispielsweise so aussehen: 2023/PRO/0000- #001

Die Belege des Projekts müssen für eine mögliche Prüfung mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Ob bzw. in welchem Umfang Sie die Belege im Rahmen des Verwendungsnachweises einreichen müssen, kann vom Förderprogramm abhängen. Informieren Sie sich rechtzeitig vor Ende der Einreichreichfrist des Verwendungsnachweises darüber.

Es ist in begründeten Fällen möglich, Honorare für externe Beratung (z. B. zur Barrierefreiheit, Mediation etc.) im Rahmen der Förderung abzurechnen, sofern die Notwendigkeit sowie ein klarer Projektbezug nachvollziehbar dargestellt werden. Bitte sprechen Sie die Position immer konkret mit der für Ihr Projekt zuständigen Mitarbeiter*in beim Fonds ab.

Der Fonds Darstellende Künste bietet Beratung für alle Schritte der Antragstellung und des Förderablaufs an. Sie können Ihre Fragen per Mail und/oder Telefon an die Kolleg*innen aus dem Beratungsteam richten. Auf unserer Homepage finden Sie außerdem verschiedene Merkblätter, Ausfüllhilfen und Video-Tutorials. In der Regel werden nach der Veröffentlichung neuer Förderprogramme digitale Informationsveranstaltungen angeboten, in denen die Regularien vorgestellt werden. Die Termine und Möglichkeit der Anmeldung finden Sie immer aktuell auf unserer Homepage.

Spezifische Fragen zu Ihrem geförderten Projekt können Sie immer auch an die für Ihr Vorhaben zuständige Mitarbeiter*in richten.

Der Bewilligungszeitraum definiert den Zeitraum, für den die Gelder grundsätzlich zur Verfügung gestellt werden. Das Enddatum des Bewilligungszeitraums ist das letztmögliche Überweisungsdatum vom Projektkonto für alle Mittel, die im Kosten- und Finanzierungsplan kalkuliert sind. Das gilt sowohl für die Fördermittel des Fonds, als auch für alle weiteren kalkulierten Mittel und Leistungen.

Überweisungen oder Ausgaben, die nach dem Abschlussdatum getätigt werden, können nicht mehr mit den im Kosten- und Finanzierungsplan kalkulierten Mitteln beglichen werden. Planen Sie daher den letzten Überweisungstermin des Fonds auf Ihr Projektkonto spätestens 6 Wochen vor dem Ende des Bewilligungszeitraums.

Ein voraussichtlicher Bewilligungszeitraum wird in der Regel bereits in den Regularien zur Antragsstellung veröffentlicht. Den konkreten Bewilligungszeitraum für Ihr Vorhaben können Sie dem Projektfördervertrag entnehmen.

Ausgaben für die Bewirtung von Gästen sind auf Grund des Besserstellungsverbots nur in begründeten Ausnahmefällen (z. B. bei Veranstaltungen mit Außenwirkung) und in angemessener Höhe förderfähig. Neben den Belegen für die Ausgaben, muss ein Bewirtungsvermerk erstellt werden, der die Gründe der Bewirtung nachvollziehbar macht. Die Zuwendungsfähigkeit der Ausgaben ist vorab mit dem Fonds im Rahmen der Genehmigung des eingereichten Kosten- und Finanzierungsplans abzustimmen.

Verpflegung von Projektbeteiligten zählen nicht zu den zulässigen Kosten: Interne Besprechungen, Proben etc. sind normales Tagesgeschäft und Voraussetzung für die Projektarbeit. Verpflegungsausgaben in diesem Rahmen sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.

Die Bewirtung von Gästen zusätzlich zum Honorar bzw. zu den im Rahmen der Reisekostenerstattung gewährten Verpflegungspauschalen ist ebefalls nicht zulässig. Wird eine Verpflegung bereitgestellt, ist eine Kürzung von Tagegeldern im Rahmen des Bundesreisekostengesetzes notwendig.

Ebenso ist Alkohol grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.

Zulässig sind Kosten für eine Bewirtung von externen Gästen nur in einem restriktiven Rahmen und lediglich bei Veranstaltungen, die über mehrere Stunden (in Anlehnung an das Arbeitszeitgesetz 6 Stunden) dauern. Der Anteil der Gäste muss dabei im Verhältnis zu den Projektteilnehmer*innen bzw. Beschäftigten der einladenden Einrichtung überwiegen. Die Berechnungsgrundlagen richten sich nach den Tagesgeldsätzen für Frühstück, Mittag- und Abendessen. Folgende Einteilung wird vorgenommen:

Besprechung/Veranstaltung ab 3 aber unter 6 Stunden:

rein intern: unzulässig

überwiegend externe Gäste: 2 Getränke (Kaffee, Tee, Erfrischungsgetränke) pro Person und ggf. Gebäck

Richtwert: 5,60 € p.P.

Besprechung/Veranstaltungen über 6 Stunden:

rein intern: unzulässig

überwiegend externe Gäste: Getränke (Kaffee, Tee, Erfrischungsgetränke) und Imbiss/warme Mahlzeit

Richtwert Mittag-/Abendessen inkl. Getränke: 11,20 € p.P.

Es gilt ein Richtwert von 28 € pro Person für eine ganztägige Veranstaltung (mehr als 12 Stunden).

Auf die Beauftragung von Cateringfirmen sollte verzichtet werden. Wird dennoch ein Catering beauftragt, so sind immer drei Vergleichsangebote einzuholen. Die Entscheidung muss in einem Vergabevermerk begründet werden.

Wichtig: Achten Sie im Sinne der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit auf angemessene Preise.

Wenn Sie im Rahmen des Projektes Ausgaben für eine Bewirtung geltend machen wollen, müssen Sie zum Nachweis einen Bewirtungsvermerk anfertigen. Prüfen Sie bitte vorab, ob der Anlass der Bewirtung die entsprechenden Vorgaben zur Zuwendungsfähigkeit erfüllt.

Der Bewirtungsvermerk muss folgende Angaben enthalten:

  • Anzahl der bewirteten Personen
  • Die jeweiligen Funktionen der bewirteten Person
  • Dauer der Veranstaltung, in deren Rahmen bewirtet wurde
  • Art der Bewirtung
  • Durchschnittlicher Preis pro Bewirtung pro Person
  • Begründung für die Notwendigkeit der Bewirtung

Wichtig: Wenn Sie einen Cateringservice beauftragen, wird ein Vergabevermerk notwendig.

Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) ist in seiner aktuell gültigen Fassung Bestandteil des Projektfördervertrags mit dem Fonds. Alle projektbezogenen Reisekosten müssen unter Beachtung der Vorgaben des BRKG abgerechnet werden.

E

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Eigenmittel sind Mittel, die Sie bspw. aus eigenen Rücklagen in das Projekt einbringen. Im Gegensatz zur Kofinanzierung, die Ihnen von weiteren Förderinstitutionen und/oder Projektpartner*innen zur Verfügung gestellt wird. Inwieweit Eigenmittel im Rahmen der Antragsstellung zum erforderlichen Eigenanteil gerechnet werden können, wird in den Regularien der Förderprogramme definiert.

Einladungen an das Kuratorium/die Jury sind nicht nötig. Tragen Sie die Premieren- und Aufführungsdaten bzw. Veranstaltungsdaten in den Selbstverwaltungsbereich ein. Diese werden in den Fonds-internen Premierenkalender übernommen und sind für die Mitglieder einsehbar. Ggf. nutzt der Fonds die Angaben auch für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.

Als Einnahmen werden grundsätzlich alle Mittel im Kosten- und Finanzierungsplan bezeichnet, die Ihnen zur Realisierung des Projektvorhabens zur Verfügung stehen. Sie werden den Ausgaben gegenübergestellt und beide Gesamtsummen müssen sich entsprechen, damit der KFP ausgeglichen ist.

Der KFP unterscheidet zwischen Einnahmen aus öffentlicher und privater Hand sowie zwischen gesicherten und ungesicherten Einnahmen. Als gesicherte Mittel werden solche gewertet, für die Ihnen bereits eine verbindliche Zusage vorliegt. Fördergelder, die Sie beantragt haben, über die aber zum Zeitpunkt der Antragstellung beim Fonds Darstellende Künste noch nicht entschieden wurde, gelten als ungesicherte Mittel. Auch Einnahmen durch Teilnahmegebühren oder Eintrittsgelder zählen, so sie voraussichtlich anfallen, zu den ungesicherten Mitteln, da diese i.d.R. erst nach erfolgter Durchführung des Projekts genau beziffert werden können.

Wichtig: In der Regel muss für die Antragstellung beim Fonds ein bestimmter Prozentsatz an gesicherten Mitteln bereits vorliegen. Die genauen Bestimmungen entnehmen Sie den Regularien des jeweiligen Förderprogramms. Darüber hinaus können zu diesem Zeitpunkt auch ungesicherte Mittel kalkuliert werden. Im Falle einer Förderung durch den Fonds müssen zum Abschluss des Projektfördervertrages - mit Ausnahme von Eintrittsgeldern/Teilnahmegebühren - alle Mittel gesichert, d. h. verbindlich zugesprochen und damit die Durchführung des Projekts in finanzieller Hinsicht gewährleistet sein.

Alle Zahlungen müssen vom Projektkonto getätigt werden. Dementsprechend müssen auch alle Einnahmen auf das Projektkonto eingezahlt werden.

Die Unterzeichung der Förderunterlagen erfolgt ausschließlich digital. Im Rahmen der Förderung wird Ihnen der Projektfördervertrag digital zugeschickt. Sie werden dann durch den Prozess des Unterschreibens geleitet. Wenn Sie einen Verwendungsnachweis abgeben, generieren Sie im Selbstverwaltungsbereich das Dokument „Ergänzung zum Verwendungsnachweis“ ebenfalls mit digitaler Unterschrift.

Beachten Sie zu diesen Schritten auch die jeweiligen Ausfüllhilfen und Merkblätter, die Sie im Formular-Bereich finden.

Auszahlungen und Erstattungen von Vorleistungen, die vom Projektkonto an die Förderempfänger*in selbst oder GbR-Mitglieder getätigt werden, müssen - statt mit einer Rechung - mit einem (Eigen-)Entnahmebeleg dokumentiert werden. Der Beleg muss folgende Angaben enthalten:

  • Name und Adresse der Empfänger*in
  • Projekttitel und Nummer
  • Grund der Entnahme (z.B. Honorar)
  • Unterschrift
  • Datum der Entnahme
  • Höhe der Entnahme

Sie finden eine Vorlage für den Entnahmebeleg auf der Homepage des Fonds.

Die Erklärung zur Mittelverwendung ist Bestandteil des Verwendungsnachweises. Sie bestätigen darin, dass bei der Durchführung des geförderten Vorhabens die Bewilligungsbedingungen des Fonds Darstellende Künste beachtet worden sind, sowie, dass die Ausgaben notwendig waren, wirtschaftlich und sparsam verfahren wurde und die Angaben im Verwendungsnachweis mit den Büchern, Belegen und Abrechnungen bei Dritten übereinstimmen. Die Erklärung wird beim Einreichen des Verwendungsnachweises im Selbstverwaltungsbereich generiert und digital unterschrieben. Weitere Hinweise zur Erstellung und Unterschrift der Erklärung finden Sie in der Ausfüllhilfe "Verwendungsnachweis".

Um Abweichungen und Veränderungen im Kosten- und Finanzierungsplan nachvollziehbar zu machen, ist es wichtig, zu erläutern, warum die Änderung im Hinblick auf die erfolgreiche Durchführung des Projekts notwendig ist. Je klarer diese Begründung formuliert ist, desto einfacher ist es für Außenstehende im Rahmen der Bewilligung bzw. Verwendungsnachweisprüfung die Notwendigkeit der Änderungen nachzuvollziehen.

Beispiele für nicht ausreichende bzw. nicht nachvollziehbare Begründungen:

  • „Der Posten „Grafik“ ist neu hinzugekommen.“
  • „Der Posten wurde um X€ verringert.“

Beispiele für nachvollziehbare Begründungen:

  • „Da wir nun doch die Möglichkeit haben, das Projekt einem live Publikum vorzustellen, möchten wir gerne Werbemaßnahmen ergreifen, um möglichst viele Menschen zu erreichen. Daher planen wir eine*n Grafiker*in zur Plakatgestaltung und ein Budget zur Plakathängung im Stadtraum.“
  • „Im Probenprozess hat sich herausgestellt, dass die technischen Anforderungen geringer ausfallen und wir auf bereits vorhandenes Material zurückgreifen können, daher konnten in diesem Posten Einsparungen vorgenommen werden.“

s. Stichwort „Vorleistung“

F

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Die Fehlbedarfsfinanzierung sichert Ihnen Mittel zu, um eine Lücke zwischen den Einnahmen, Eigenmitteln und bewilligter Kofinanzierung auf der einen und den anerkannten zuwendungsfähigen Ausgaben auf der anderen Seite zu schließen.

Im Gegensatz zur Festbetragsfinanzierung kann sich die bewilligte Summe ändern, wenn der Anteil der anderen Einnahmen und Kofinanzierungen größer ausfällt oder die Ausgaben sich verringern.

Der Fonds Darstellende Künste vergibt seine Förderungen in der Regel als Festbetragsfinanzierung.

Die Fördermittel des Fonds werden in Form eines festen Betrages vergeben, der in der Förderzusage festgesetzt ist. Auch wenn höhere Einnahmen erziehlt werden oder Einsparungen vorgenommen werden können, bleibt dieser in der Regel in gleicher Höhe bestehen, es sei denn, die Gesamtausgaben verringern sich und liegen unter dem Betrag der Zuwendung (siehe: Rückzahlung) oder die Antragsvoraussetzungen werden durch die Änderung nicht mehr erfüllt.

Die Fördersumme ist die Summe, die Ihnen durch den Fonds Darstellende Künste bewilligt, also zugesagt wurde. In Einzelfällen kann die Fördersumme von der beantragten Summe abweichen. Sie können die genaue Höhe der Förderzusage und dem Projektfördervertrag entnehmen.

Für die Verausgabung der Fördersumme gilt eine sechswöchige Verausgabungsfrist sowie das Ende des Bewilligungszeitraums als letztmögliches Zahlungsdatum.

Sie können die Fördersumme nach dem Unterzeichnen des Projektfördervertrags in der Regel in bis zu fünf Raten abrufen (s. Mittelabruf).

Künstler*innen und Gruppen, die für die Umsetzung ihrer Vorhaben eine Förderung durch den Fonds Darstellende Künste erhalten, verpflichten sich laut Projektfördervertrag bei allen Veranstaltungen und Veröffentlichungen, die in Zusammenhang mit dem geförderten Vorhaben stehen, auf die Förderung des Fonds hinzuweisen. Bei allen Programmen der Regelförderung (dazu zählen: Produktions-, Netzwerk-, Recherche-, Wiederaufnahme-, Residenz- und Konzeptionsförderung) ist das Logo des Fonds Darstellende Künste in Verbindung mit dem Logo der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) zu verwenden. Beide finden Sie hier zum Download.

Zusätzlich ist folgende Förderzeile einzubinden: „Gefördert vom Fonds Darstellende Künste aus Mitteln der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien.“

Englisch: “Supported by Fonds Darstellende Künste with funds from the Federal Government Commissioner for Culture and the Media"

Diese Vorgabe gilt für Online-Ankündigungen (Digitale Spielpläne, Ankündigungen etc.) ebenso wie für Printmedien und ist auch den entsprechenden Spielstätten für deren Veröffentlichungen zu übermitteln.

Die korrekte Nutzung der Logos sowie der vorstehenden Formulierung liegt in der Verantwortung der Kulturprojektträger*in. Eine Druckfreigabe durch den Fonds findet nicht statt.

Sonderprogramme:

Regelmäßig schreibt der Fonds Darstellende Künste themenspezifische Schwerpunktprogramme aus, wie z. B. GLOBAL VILLAGE KIDS. Hier ist das Logo des Fonds in Verbindung mit weiteren Logos übergeordneter, mittelausgebender Stellen zu verwenden.

Die geltende Förderzeile entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Projektfördervertrag.

Die Förderzusage erhalten Sie nach der Kuratoriums- bzw. Jurysitzung zum Förderprogramm im Falle einer positiven Entscheidung. Sie gilt als formale Zusage der Förderung. In den Anlagen wird auf die Vorgaben zur Projektdurchführung und den zu erbringenden Nachweis verwiesen. Mit der Zusage erhalten Sie auch den Termin des vorzeitigen Maßnahmebeginns (in der Regel das Datum der Kuratoriums- bzw. Jurysitzung). Ab diesem Datum dürfen projektbezogene Zahlungen getätigt und Verträge geschlossen werden.

Ausgaben werden im Verwendungsnachweis grundsätzlich in Euro abgerechnet. Bei Ausgaben in Fremdwährung greift der tagesaktuelle Wechselkurs zum Zeitpunkt der Ausgabe. Bitte vermerken Sie die entsprechende Umrechnung inkl. Datum auf dem Beleg.

G

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Die Gesamtbelegliste ist Teil des Verwendungsnachweises. Hier werden sämtliche Ausgaben und Einnahmen erfasst, die im Rahmen des Projekts innerhalb des Bewilligungszeitraums angefallen sind. Dafür tragen Sie alle Ausgaben (als negative Zahlen) und Einnahmen (als positive Zahlen) so ein, wie sie vom Projektkonto ab- bzw. auf diesem eingegangen sind. Sie geben außerdem an, welche Ausgaben und Einnahmen durch die Fördermittel des Fonds gedeckt werden. Die in der Gesamtbelegliste eingetragenen Zahlen werden automatisch in die IST-Berechnung der Einnahmen und Ausgaben im Zahlenmäßigen Nachweis übertragen und bilden damit die Grundlage für die Gegenüberstellung der realen Kosten zu den ursprünglich geplanten.

Tipp: Beginnen Sie mit dem Ausfüllen des zahlenmäßigen Nachweises und der Gesamtbelegliste direkt zu Beginn der Förderung. Wenn Sie die Gesamtbelegliste aktuell halten, zeigt Ihnen die Tabelle immer an, wie viel Geld Ihnen pro Kostenposition noch zur Verfügung steht. So haben Sie stets einen guten Überblick und bemerken rechtzeitig, wenn anzeigepflichtige Abweichungen auftreten.

H

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Ein Honorar ist die Vergütung, die Personen für Ihre Tätigkeit im Projekt erhalten. Die Höhe der Honorare sollte sich bei künstlerisch Beteiligten an der Empfehlung einer Honoraruntergrenze des Bundesverbands Freie Darstellende Künste (BFDK) orientieren. Eine Berechnungsgrundlage der Honorare geben Sie bitte im Kosten- und Finanzierungsplan an.

Es gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Honorarzahlungen für den Verwendungsnachweis zu belegen:

  • Rechnung d. Künstler*in + Kontobeleg der Überweisung ... oder
  • Vertrag zwischen Künstler*innen + Kontobeleg der Überweisung … oder
  • Entnahmebeleg d. Künstler*in + Kontobeleg der Überweisung (nur wenn Künstler*in auch Förderempfänger*in) … oder
  • Vertrag zwischen Künstler*innen + Barquittung Künstler*in „Honorar erhalten“ + Kontobeleg der Barentnahme

Bitte achten Sie bei Überweisungen darauf, dass der Betreff richtig ausgewiesen ist, z. B. „Honorar Vorname Nachname, Bühnenbild Projektname, Belegnummer XY“.

Bitte beachten Sie die Hinweise zur Vergabe von Honoraraufträgen.

Wichtig: Ausfallhonorare können nur dann geltend gemacht werden, wenn die Höhe und Bedingungen derselben in den jeweiligen Honorarverträgen festgelegt wurden.

Die empfohlene Höhe von Honoraren für freischaffende Akteur*innen der darstellenden Künste orientiert sich an den Berechnungen des BDFK. Die vom BFDK festgesetzten Honoraruntergrenzen sollen in der Regel nicht unterschritten werden.

Honoraruntergrenze (Nettohonorar) für Nicht-KSK-Versicherte

Monat: 3.600 EUR

Woche: 830 EUR

Tag: 165 EUR

Aufführung (10 % des Monatshonorars): 360 EUR

Honoraruntergrenze (Nettohonorar) für KSK-Versicherte

Monat: 3.100 EUR

Woche: 715 EUR

Tag: 140 EUR

Aufführung (10 % des Monatshonorars): 310 EUR

Angaben gemäß der Pressemitteilung des BFDK vom 02.11.2022.

I

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Wurden im Projektverlauf Gegenstände oder Rechte (z. B. Nutzungsrechte, Aufführungsrechte, Abbildungsrechte, Verwertungsrechte) mit einem Anschaffungswert von mehr als 800,00 € netto erworben, muss im Verwendungsnachweis eine Inventarliste geführt werden, die folgende Angaben enthält:

  • die Art und die Anzahl der Gegenstände oder Rechte
  • den Tag der Anschaffung und
  • den Anschaffungswert netto in Euro

Für alle Objekte, die der Inventarisierungspflicht unterliegen, muss im Verwendungsnachweis ein Folgeprojekt genannt werden, in dem diese Objekte weiterhin zum Einsatz kommen.

Nutzen Sie das Objekt nicht über das geförderte Projekt hinaus, ist es am Markt zu veräußern oder dem Projekt abzukaufen. Erfolgte die Anschaffung des Objekts aus den Mitteln des Fonds, muss der Gewinn dem Fonds Darstellende Künste überwiesen werden.

Eine Vorlage für die Inventarliste ist im Dokument „Verwendungsnachweis“ (s. Formular-Bereich auf der Webseite) auf einer eigenen Seite integriert. Nutzen Sie diese für Ihre Inventarisierung.

In den Kosten- und Finanzierungsplänen des Fonds Darstellende Künste wird die Hauptkategorie „Sachkosten“ in der Regel noch einmal zwischen Sachkosten und Investitionskosten unterschieden. Während mit Sachkosten die Ausgaben für ausschließlich projektbezogene Anschaffungen gemeint sind (z. B. Bühnenbild, Ausstattung, Kostüm), umfassen Investitionskosten Ausgaben für (technische) Geräte bzw. Gegenstände, die unabhängig von dem Projekt weiter genutzt werden können. Der Anteil, den die Investitionskosten von den Gesamtausgaben ausmachen dürfen, ist in den Regularien zum jeweiligen Förderprogramm festgelegt.

J

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Zum Entscheid über die Vielzahl der #TakeThat- bzw. #TakeHeart-Förderprogramme wurde das Kuratorium des Fonds Darstellende Künste von weiteren Juror*innen unterstützt, die aufgrund ihrer Fachexpertise in die jeweiligen Jurys berufen worden sind. Dank ihrer Mitarbeit konnten die umfangreichen Förderungen zeitnah auf den Weg gebracht werden.

Auch in der Programmlinie GLOABL VILLAGE wird der Fonds von Juror*innen unterstützt.

K

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Als Kofinanzierung werden die Mittel bezeichnet, die - neben den beantragen Mitteln beim Fonds Darstellende Künste und ggf. Eigenmitteln - Ihr Projektbudget ausmachen. In der Regel gibt es für jedes Förderprogramm einen festgelegten Anteil, den Sie in Form von gesicherter Kofinanzierung bei Antragstellung nachweisen müssen. Die genauen Anforderungen sind in den jeweiligen Regularien beschrieben. Sie können in den Kosten- und Finanzierungsplänen bei Antragstellung auch mit zusätzlicher ungesicherter (d.h. beantragter oder geplanter) Kofinanzierung kalkulieren. Zum Schließen des Projektfördervertrags müssen jedoch alle im Finanzplan kalkulierten Mittel gesichert sein.

Der Kosten- und Finanzierungsplan (KFP) bildet die geplanten Ausgaben und Einnahmen des Projekts ab und dient damit als kalkulatorische Grundlage für den Antrag bzw. den späteren Projektfördervertrag. Ausgaben und Einnahmen müssen sich in ihren Gesamtsummen entsprechen, damit der KFP ausgeglichen ist; nur in dieser Form kann er bewilligt werden. Zudem müssen alle im KFP enthaltenen Kosten im Rahmen der ANBest-P, des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) sowie der Regularien des Förderprogramms zuwendungsfähig sein.

Die Hauptpositionen dürfen im Projektverlauf ohne Bekanntgabe um bis zu 20% überschritten werden, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen an anderer Stelle ausgeglichen werden kann. Änderungen von mehr als +/- 20% in den Hauptpositionen müssen angezeigt und die Umwidmung von Finanzmitteln bei der für Ihr Projekt zuständigen Mitarbeiter*in beim Fonds rechtzeitig, d.h. bei Bekanntwerden, schriftlich beantragt werden.

Geben Sie in der Erläuterungsspalte immer auch die Berechnungsgrundlage für die jeweilige Einzelposition an (bei Honorarpositionen z. B. Dauer der Tätigkeit und Stundensatz, bei Mietkosten Anzahl der berechneten Tage/Monate und entsprechende Sätze etc.), damit Ihre Kalkulation nachvollziehbar und im Rahmen der Bewilligung prüfbar ist.

Im Kosten- und Finanzierungsplan muss verbindlich benannt sein, ob Sie die Kalkulation in Brutto oder Netto durchführen. Bitte beachten Sie dazu dringend die Hinweise zur Vorsteuerabzugsberechtigung.

Bitte beachten Sie außerdem: Die Kalkulation von unbaren Eigenleistungen ist in den aktuellen Fördeprogrammen des Fonds (mit Ausnahme von GLOBAL VILLAGE KIDS) nicht möglich.

Die Vorlagen für den Kosten- und Finanzierungsplan sowie für Umwidmungen finden Sie hier zum Download.

Die Künstlersozialabgabe zahlt die Projektträger*in auf die Honorare aller künstlerisch am Projekt beteiligten Personen direkt an die Künstlersozialkasse (KSK). Davon ausgenommen sind die Vertragspartner*in selbst und ggf. Mitglieder der antragstellenden GbR. Die Abgabe muss auf die Honorare gezahlt werden, unabhängig davon, ob die Beteiligten über die Künstlersozialkasse versichert sind, oder nicht. Eine verbindliche Einordnung und Beurteilung der Abgabehöhe kann nur die Künstlersozialkasse vornehmen. Zur Berechnung der KSK-Abgabe wenden Sie sich an die Künstlersozialkasse und informieren Sie sich unter diesem Link.

Die Künstler*innensozialabgabe lässt sich aufgrund der Abrechnungsmodalitäten der Künstlersozialkasse häufig erst nach dem Ende des Bewilligungszeitraums begleichen. In diesem Ausnahmefall ist es möglich, eine Rückstellung vorzunehmen: Überweisen Sie den centgenauen Betrag der fälligen Künstlersozialabgabe vom Projektkonto auf Ihr Privatkonto.

Füllen Sie als Beleg zusätzlich zum Kontoauszug anschließend einen Entnahmebeleg aus, in dem Sie die Berechnungsgrundlage (Summe der KSK-pflichtigen Honorare) und die aktuell gültige Prozentzahl angeben, damit die Rückstellung in der Verwendungsnachweisprüfung nachvollziehbar wird.

Die Künstlersozialkasse führt die Künstlersozialversicherung durch. Mit ihr werden selbstständige Künstler*innen und Publizist*innen in die gesetzliche Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung einbezogen. Teile der Beiträge werden durch die Künstlersozialabgabe von Unternehmen finanziert, die künstlerische und publizistische Leistungen verwerten. Als Förderempfänger*innen sind Sie verpflichtet, diese Abgabe für künstlerische und publizistische Honorare an die Künstlersozialkasse abzuführen. Achten Sie in der Kalkulation auf den für das jeweilige Jahr geltenden Prozentsatz der Abgabe und klären Sie, ggf. in Rücksprache mit der Künstlersozialkasse, für welche Positionen die Abgabe fällig wird.

Das Kuratorium ist neben der Mitgliederversammlung und dem Vorstand das dritte konstituierende Organ des Fonds Darstellende Künste. Es setzt sich zusammen aus den – von der Mitgliederversammlung gewählten – Vertreter*innen von Kulturinstitutionen, Produktionshäusern, Festivals, Verbänden und Künstler*innen und wählt aus den eingereichten Anträgen bundesweit bedeutende und bemerkenswerte Vorhaben, Einzelprojekte und Projektkonzeptionen aus, die durch Mittel der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) befördert werden.

Insgesamt besteht das Kuratorium aus 23 Fachleuten. Es setzt sich aus 20 stimmberechtigen Kuratoriumsmitgliedern, einer*m Vertreter*in der BKM, des Vorstands sowie der Geschäftsführung des Fonds Darstellende Künste zusammen.

Die stimmberechtigen Mitglieder werden von den Mitgliedsverbänden vorgeschlagen und auf drei Jahre von der Mitgliederversammlung gewählt. Sie tragen in den Kuratoriumssitzungen die Entscheidungen.

Gelegentlich wird das Kuratorium durch weitere Fachjurys unterstützt (z. B. im Falle von Sonderprogrammen oder im Rahmen von NEUSTART KULTUR).

L

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Gemäß den AnBest-P sind nur Rechnungen förderfähig, auf denen der Projektträger, das Projekt, die Art der Leistung und der Leistungszeitraum (wann und für welchen Zeitraum wurde die Leistung erbracht?) klar ausgewiesen sind. Der Leistungszeitraum muss innerhalb des Bewilligungszeitraums liegen.

Künstler*innen und Gruppen, die für die Umsetzung ihrer Vorhaben eine Förderung durch den Fonds Darstellende Künste erhalten, verpflichten sich laut Projektfördervertrag bei allen Veranstaltungen und Veröffentlichungen, die in Zusammenhang mit dem geförderten Vorhaben stehen, auf die Förderung des Fonds hinzuweisen. Bei allen Programmen der Regelförderung (dazu zählen: Produktions-, Netzwerk-, Recherche-, Wiederaufnahme-, Residenz- und Konzeptionsförderung) ist das Logo des Fonds Darstellende Künste in Verbindung mit dem Logo der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM) zu verwenden. Beide finden Sie hier zum Download.

Zusätzlich ist folgende Förderzeile einzubinden: „Gefördert vom Fonds Darstellende Künste aus Mitteln der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien.“

Englisch: “Supported by Fonds Darstellende Künste with funds from the Federal Government Commissioner for Culture and the Media"

Diese Vorgabe gilt für Online-Ankündigungen (Digitale Spielpläne, Ankündigungen etc.) ebenso wie für Printmedien und ist auch den entsprechenden Spielstätten für deren Veröffentlichungen zu übermitteln.

Die korrekte Nutzung der Logos sowie der vorstehenden Formulierung liegt in der Verantwortung der Kulturprojektträger*in. Eine Druckfreigabe durch den Fonds findet nicht statt.

Sonderprogramme:

Regelmäßig schreibt der Fonds Darstellende Künste themenspezifische Schwerpunktprogramme aus, wie z. B. GLOBAL VILLAGE KIDS. Hier ist das Logo des Fonds in Verbindung mit weiteren Logos übergeordneter, mittelausgebender Stellen zu verwenden.

Die geltende Förderzeile entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Projektfördervertrag.

M

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Mit dem Mittelabruf löst die Förderempfänger*in die Überweisung von Fördergeldern auf das Projektkonto aktiv aus. Damit Ihnen das Fördergeld zu den im Auszahlungsplan geplanten Terminen überwiesen wird, müssen Sie für jede Rate den Mittelabruf verbindlich einreichen. Dies geschieht über das Online-Portal auf der Homepage des Fonds. Der Fonds Darstellende Künste kann monatlich zweimal Mittel zur Verfügung stellen: Sie können entweder Gelder am 1. eines Monats oder am 15. eines Monats erhalten. Eine detaillierte Beschreibung des Mittelabruf-Vorgangs und den zu beachtenden Vorlaufzeiten entnehmen Sie bitte dem „Merkblatt: Mittelabruf" im Formular-Bereich der Webseite.

O

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Als öffentliche Mittel werden die finanziellen Leistungen bezeichnet, welche durch die öffentliche Hand (z. B. von Ländern oder Kommunen) als Zuschuss oder als Darlehen vergeben werden. Ob ein Projekt mit Kofinanzierung aus öffentlichen Mitteln für die Antragstellung beim Fonds zulässig ist, muss den Regularien des jeweiligen Förderprogramms entnommen werden.

Eine Antragstellung beim Fonds Darstellende Künste schließt jedoch grundsätzlich eine Kofinanzierung des beantragten Vorhabens durch eine weitere Förderinstitution, die Gelder des Bundes vergibt, aus. Das betrifft unter anderem die Kulturstiftung des Bundes, den Hauptstadtkulturfonds, die Bundeszentrale für politische Bildung, den Fonds Soziokultur, den Tanzpakt, den Musikfonds, in der Regel das Goethe-Institut, Koproduktionsförderungen durch das Nationale Performance-Netz (NPN) etc.

Das Online-Portal ist über die Homepage des Fonds erreichbar. Hier werden z.B. die Mittelabrufe ausgelöst. Im Selbstverwaltungsbereich werden die Anträge eingereicht und geförderte Vorhaben verwaltet. Bitte beachten Sie: Die Login-Daten, die zum Erstellen und Einreichen eines Antrags verwendet wurden, werden im Fall einer Zusage für die gesamte Abwicklung des Vorhabens bis zum Verwendungsnachweis benötigt.

P

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Die Anwendung von Pauschalen, bei der die einzelnen Ausgaben nicht auf ihre Projektbezogenheit, Nachweisbarkeit und/oder Förderfähigkeit geprüft werden können, ist grundsätzlich nicht zulässig (Ausnahmen siehe „Verwaltungskostenpauschale“, Kilometerpauschale/Reisekosten und Übernachtungskosten).

Personalkosten jeglicher Art (auch wenn es sich um externe Dienstleistungen handelt), werden im Kosten- und Finanzierungsplan unter der Hauptposition „1. Personalkosten“ gelistet. Auch Personalkosten, die in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit anfallen, sollten unter „1. Personalkosten“ und nicht unter „3. Sachkosten für Öffentlichkeitsarbeit“ geführt werden. In den Personalkosten sind auch die KSK-Abgabe und ggf. weitere anfallende Steuern (z. B. Steuer für beschränkt Steuerpflichtige [ugs. „Ausländersteuer]) zu führen.

Wichtig: Der Fonds kann zu Steuerangelegenheiten keine Auskunft geben. Bei diesbezüglichen Fragen wenden Sie sich bitte an Ihr Steuerbüro oder das Finanzamt.

Wenn Sie eine*n Stellvertreter*in für die Abwicklung mit dem Fonds bestimmen wollen, dann folgen Sie bitte den Hinweisen im „Merkblatt: Selbstverwaltungsbereich“ im Formular-Bereich der Webseite, um dem Fonds die Kontaktdaten und eine Vollmacht zur Verfügung zu stellen.

Wichtig: Die von Ihnen benannte Ansprechperson übernimmt die Kommunikation und Abwicklung mit dem Fonds. Vertragspartner*in bleibt nach wie vor die im Antrag angegebene zeichnungsberechtigte Person.

Der Projektfördervertrag wird erstellt, nachdem Sie eine Zusage für Ihren Projektantrag erhalten und die für den Vertragsabschluss erforderlichen Unterlagen bzw. Informationen eingereicht haben. Er regelt die grundsätzlichen Bedingungen, Pflichten und Fristen der Förderung. Der Fonds Darstellende Künste verschickt Projektförderverträge in der Regel digital. Erst nach dem Abschluss des Fördervertrages können Sie Mittelabrufe tätigen. Alle Informationen zur Vertragsvorbereitung finden Sie in ausführlicher Form in den Merkblättern und Richtlinien des entsprechenden Förderprogramms (s. Formular-Bereich der Webseite) bzw. können Sie auf der Homepage des Fonds im Tutorial nachsehen.

Alle Zahlungen müssen vom Projektkonto getätigt werden. Dementsprechend müssen auch alle Einnahmen auf das Projektkonto eingezahlt werden. Wenn Sie bisher kein Konto besitzen, das getrennt von Ihren privaten Geldbewegungen geführt wird, dann müssen Sie ein Projektkonto einrichten.

Der Fonds überweist nicht an Konten, auf denen auch private Bewegungen stattfinden.

Möglicherweise bereits vorhandene Konten, die genutzt werden können, sind u. a.:

  • Geschäftskonto,
  • Körperschafts- oder GbR Konto,

auf denen das Projekt unter einer eigenständigen Kontenführung buchhalterisch geführt wird.

Sollte Ihnen keines der oben genannten Konten zur Verfügung stehen, müssen Sie ein neues Konto eröffnen. Achten Sie dabei auf folgende Hinweise:

  • Dieses Konto muss kein ausgewiesenes Geschäftskonto sein. Es muss aber ein Konto sein, das getrennt von privaten Transaktionen (z. B. Einkäufen im Supermarkt) geführt wird.
  • Ein einfaches Girokonto für die Fördergelder reicht aus.
  • Sie können dieses Konto auch für andere Fördergelder benutzen. Achten Sie dann aber darauf, dass Verwendungszwecke und Buchhaltung die Zahlungen getrennt voneinander behandeln und die Zugehörigkeiten (z. B. durch die Angabe der Projektnummer) gut erkennbar sind.
  • Tagegeldkonten können für die Abwicklung der Förderung nicht genutzt werden, da in der Regel von diesen nicht an andere Konten überwiesen werden kann.

Möglicherweise anfallende Kontoführungsgebühren sind zuwendungsfähig. Kalkulieren Sie die für den Bewilligungszeitraum anfallenden Gebühren im Kosten- und Finanzierungsplan. Alle Zahlungen müssen vom Projektkonto getätigt werden. Dementsprechend müssen auch alle Einnahmen auf das Projektkonto eingezahlt werden.

Jedem beantragten bzw. geförderten Projekt wird eine Projektnummer zugeteilt (Beispiel: 2022/WA/9999). Durch diese Nummer können alle relevanten Unterlagen, Kommunikationen und Abrechnungsbelege dem entsprechenden Projekt eindeutig zugeordnet werden. Die Projektnummer finden Sie im Online-Portal und im Falle einer Förderung im Vertrag. Bitte geben Sie die Projektnummer stets an bzw. halten Sie griffbereit, wenn Sie mit dem Fonds über ihr Projekt in Kontakt treten. Sie helfen uns somit dabei, Ihr Anliegen zügig bearbeiten zu können.

Q

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Quittungen für Barausgaben müssen den AnBest-P entsprechen und eine eindeutige Verbindung zum Projektkonto nachweisen (z. B. eine entsprechende Barabhebung vom Projektkonto, Auslagenbelege o.ä.), auf welches die Förderung ausbezahlt wurde. Bitte beachten Sie dabei, dass Honorarzahlungen nur gegen Quittung bezahlt werden können, wenn die Barzahlung vertraglich festgelegt wurde. Der Vertrag muss dabei alle Informationen enthalten, die auf einer ordnungsgemäßen Rechnung zu finden sind.

R

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Die Rechungen für die projektbezogenen Ausgaben benötigen Sie in der Regel als Nachweis der Verwendung Ihrer Projektmittel. Auch wenn es in dem konkreten Programm möglicherweise nicht erforderlich ist, die Rechungen im Rahmen des Verwendungsnachweises einzureichen, sollten Sie diese sorgfältig archivieren, um Sie auf Nachfrage jederzeit vorlegen zu können. Beachten Sie auch die gültigen Aufbewahrungsfristen. Die Rechnung muss an die Projekträger*in gerichtet sein und mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Name Rechnungssteller*in
  • Adresse Rechnungssteller*in
  • Steuernummer Rechnungssteller*in
  • Rechnungsdatum
  • Art der Leistung
  • Leistungszeitraum
  • ggf. Kontoverbindung
  • Unterschrift
  • Rechnungsbetrag

In den Regularien sind die Ausrichtung und Rahmenbedingungen des Förderprogramms festgehalten. Sie sind in ihrer jeweils gültigen Fassung auf der Homepage des Fonds im Bereich „Formulare“ unter dem jeweiligen Unterpunkt des entsprechenden Förderprogramms abrufbar.

Bitte berücksichtigen Sie bei allen Reisen die Wahl der nachhaltigsten, umweltverträglichsten, wirtschaftlichsten und sparsamsten Verbindung und prüfen Sie das Bundesreisekostengesetz, das die Berechnungsgrundlagen für alle im Kosten- und Finanzierungsplan kalkulierten Reisen vorschreibt.

Seit dem 21.09.2021 gilt zusätzlich:

Bei der Entscheidung über die Genehmigung einer Dienstreise ist zu prüfen, ob die Dienstreise notwendig und der Vorrang von Telefon- und Videokonferenzen vor Dienstreisen beachtet ist. Die Zahl der Teilnehmenden und die Dauer der Dienstreise sind auf das notwendige Maß zu beschränken.

Bahn- und Busfahrten

Bitte nutzen Sie nur Bahntickets 2. Klasse.

Als Belege gelten Bahntickets im Original mit Zangenabdruck sowie Online Tickets als PDF bzw. ausgedruckt.

Fahrten mit dem privaten PKW

Für Fahrten mit dem privaten PKW gilt ohne Ausnahme eine Kilometerpauschale von 0,20€/km. Die "große Wegstreckenentschädigung" nach Bundesreisekostengesetz ist nicht zuwendungsfähig.

Dabei dürfen die Kosten für die gesamte Dienstreise (Hin- und Rückfahrt) 130€ nicht übersteigen.

Im Sinne der Umweltverträglichkeit sind Fahrten mit der Bahn PKW-Fahrten vorzuziehen.

Für alle Fahrten benötigen Sie als Nachweis einen ausgedruckten Routenplan, der die Strecke in km nachvollziehbar macht.

Bei mehrmaligen Fahrten ist ein Fahrtenbuch zu führen.

Wichtig: Benzinquittungen für Fahrten mit dem privaten PKW sind nicht zuwendungsfähig.

Taxifahrten

Taxifahrten sind nur in begründeten Ausnahmefällen zuwendungsfähig. Legen Sie einer Taxiquittung daher immer einen Vermerk bei, in dem Sie begründen, warum die Taxifahrt zwingend notwendig war und eine Fahrt mit dem ÖPNV unmöglich.

Wichtig: Schlechtes Wetter und/oder Ortsunkenntnis sind keine zwingenden Gründe.

Reisen mit dem Flugzeug

Reisen mit dem Flugzeug sind ebenfalls nur in begründeten Ausnahmefällen zuwendungsfähig. Machen Sie in einem Vermerk nachvollziehbar, dass die Flugreise günstiger war, als eine Bahnreise und warum der Flug zwingend nötig war.

Im Sinne der Umweltverträglichkeit ergänzt das Bundesreisekostengesetz seit dem 21.09.2021:

„Die Kosten von Bahnreisen werden auch dann erstattet, wenn sie höher sind als die Kosten eines anderen Reisemittels. Die Reisestellen dürfen auch bei höheren Kosten vorrangig Bahnreisen buchen. Höhere Kosten können nicht nur bei den eigentlichen Fahrtkosten, sondern insbesondere auch durch zusätzliche Übernachtungskosten oder zusätzliches Tagegeld entstehen. Dienstreisende dürfen weder aus wirtschaftlichen Gründen noch wegen eines Arbeitszeitgewinns auf eine Flugbuchung verwiesen werden. Diese Regelungen gelten auch für Fahrten im grenznahen Raum sowie für gut angebundene Großstädte in Nachbarstaaten (wie z. B. Paris oder Brüssel), bei denen die Bahn als alternatives Reisemittel zum Flugzeug zur Verfügung steht.“

Zur Abrechnung benötigt:

  • Boarding Pass
  • Rechnung für das Flugticket

Wichtig: Zusatzversicherungen, wie z.B. eine Reiserücktrittsversicherung, sind nicht zuwendungsfähig und können nicht erstattet werden.

Im Ausnahmefall der KSK-Abgabe ist es möglich, eine Rückstellung vorzunehmen, wenn die dafür eingestellten Fondsmittel nicht rechtzeitig vor Ablauf des Bewilligungszeitraums verausgabt werden können: Überweisen Sie den centgenauen, zukünftig anfallenden Betrag vom Projektkonto auf Ihr Privatkonto.

Füllen Sie als Beleg zusätzlich zum Kontoauszug anschließend einen Entnahmebeleg aus, in dem Sie die Berechnungsgrundlage (Summe der KSK-pflichtigen Honorare) und die aktuell gültige Prozentzahl angeben, damit die Rückstellung in der Verwendungsnachweisprüfung nachvollziehbar wird.

Rückstellungen für andere Leistungen/Anschaffungen, die außerhalb des Bewilligungszeitraums liegen, sind nicht möglich! Der Leistungszeitraum muss innerhalb des Bewilligungszeitraums liegen.

Wenn Sie die Sechs-Wochen-Frist zur Verausgabung einer Rate nicht einhalten können, überweisen Sie bitte die Fördersumme innerhalb der Frist unter Angabe Ihrer Projektnummer und dem Hinweis „Rücküberweisung Anteil Rate X“ im Verwendungszweck der Überweisung an den Fonds Darstellende Künste zurück. Die Bankverbindung für die Rücküberweisung finden Sie in Ihrem Fördervertrag.

Wichtig:

Wenn Sie die Sechs-Wochen-Frist nicht einhalten können und die Mittel nicht fristgemäß zurücküberweisen, werden für den Restbetrag ab dem Auszahlungsdatum Zinsen in Höhe von 5% über dem Basiszinssatz fällig, die möglicherweise im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung von Ihnen beglichen werden müssen.

Um die Mittel erneut abzurufen, beachten Sie bitte die Vorlaufzeiten.

Sollten Sie am Ende des Bewilligungszeitraums nicht alle Mittel verausgabt haben, wenden Sie sich bitte umgehend an die Person beim Fonds, die für Ihr Projekt zuständig ist, um die korrekte Rückzahlung der Mittel zu besprechen.

S

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Im Sachbericht, der Teil des Verwendungsnachweises ist, beschreiben Sie auf Basis verschiedener Fragen die Durchführung Ihres Projekts hinsichtlich der erzielten Ergebnisse und der Verwendung der Fördermittel. Dabei gleichen Sie die konkret erfolgte Projektumsetzung auch mit dem ursprünglich im Antrag formulierten Vorhaben ab. Es muss nachvollziehbar aufgezeigt werden, dass der Zweck der Förderung durch die Umsetzung des Projekts erreicht worden ist. Die Vorlage für den Sachbericht ist im Formular „Verwendungsnachweis“ enthalten, das Sie im Formular-Bereich der Webseite finden.

Als Abgrenzung zu den Personalkosten und den Kosten für Öffentlichkeitsarbeit werden unter den Sachkosten alle materiellen Aufwände und damit verbundene Serviceleistungen für das Projekt (z. B. Technik, Ausstattung, Kostüme, Investitionen, Raummieten etc.) zusammengefasst. Kaufbelege für Sachkosten müssen (mindestens) enthalten:

  • Datum
  • Preis
  • Warenbezeichnung

Wenn Sie auf Flohmärkten oder z. B. bei Kleinanzeigen einkaufen, lassen Sie sich immer eine Quittung ausstellen. Es kann sinnvoll sein einen Quittungsblock zu kaufen und diesen zur Hand zu haben.

Der Zugang zum Selbstverwaltungsbereich für geförderte Projekte erfolgt über das Online-Portal. In diesem Bereich stellen Sie dem Fonds drei verschiedene Arten von Informationen zur Verfügung:

  1. Sie können eine Ansprechperson (z. B. Produktionsleitung) zur Kommunikation und Abwicklung des Projekts benennen und bevollmächtigen.
  2. Sie laden den Verwendungsnachweis (ggf. inkl. weiterer Unterlagen wie Belege) sowie die Erklärung zur Mittelverwendung zum Abschluss des Projekts fristgerecht hoch.
  3. Sie teilen Terminhinweise, Daten und Medien, die der Fonds für Veröffentlichungen und Ankündigungen der geförderten Projekte (z. B. im Newsletter oder auf Social Media) nutzt.

Prüfen Sie im Förderverlauf regelmäßig, ob die Daten im Selbstverwaltungsbereich aktuell sind. Nur dann kann der Fonds zuverlässig den richtigen Kontakt aufnehmen und z. B. in Newsletter Ankündigungen die korrekten Texte und Bilder benutzen, um sie zum richtigen Zeitpunkt zu veröffentlichen.

Weitere Informationen und eine Anleitung zur Nutzung des Selbstverwaltungsbereichs finden Sie im entsprechenden Merkblatt im Formular-Bereich der Webseite.

Die Recherche- bzw. Residenzförderung des Fonds wird als personenbezogene Projektförderung ausgeschrieben, d.h. als Einzelförderung. Sie ist deshalb stipendienartig, da die kalkulierten Kosten in Höhe und Förderzweck genau festgelegt sind und ausschließlich für das eigene Honorar der antragstellenden Person aufgewendet werden dürfen.

Ob die vorliegende Förderung einkommenssteuerpflichtig ist, hängt davon ab, ob die Voraussetzungen der Steuerfreiheit (nach § 3 Nr. 44 Satz 1 und 2 EstG) vorliegen. Die rechtliche Prüfung für die Steuerfreiheit obliegt dem Finanzamt der Geförderten. Diese Stelle hat auf Anforderung der Geförderten eine Bescheinigung über die Voraussetzungen des § 3 Nr. 44 Satz 3 Buchstabe a und b EStG zu erteilen bzw. abzulehnen. Das Finanzamt des Fonds Darstellende Künste geht auf Anfrage nicht vom Vorliegen der Voraussetzung des § 3 Nr. 44 Satz 3 Buchstabe b EStG aus.

T

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Für projektbezogene Reisen können Tagegelder im Rahmen des Bundesreisekostengesetzes berechnet werden. Informieren Sie sich vor der Kalkulation von Tagegeldern über die aktuell gültigen Pauschalen. Innerhalb Deutschlands gelten zurzeit (2023) Pauschalen von 14€ bzw. 28€ (siehe Beispiel).

Grundsätzlich wird bei Tagegeldern zwischen der Pauschale für ab 8 Stunden Abwesenheit vom Wohnort bzw. An- und Abreisetagen, und Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit unterschieden. Bei Abwesenheit unter 8 Stunden kann kein Tagegeld gezahlt werden.

Beispiel:

Eine Person reist von Montag bis Freitag von ihrem Heimatort zum Probenort des Projekts. In diesem Fall wäre folgende Be-rechnung möglich:

Montag und Freitag (An/Abreise) => 2*14€ = 28€

Dienstag – Donnerstag (ganze Tage) => 3*28€ = 84€

Gesamt 112€

Achten Sie darauf, dass Sie Tagegelder eventuell kürzen müssen, wenn die Person z. B. in einem Hotel untergebracht ist und im Preis Mahlzeiten enthalten sind. Die Tagegelder müssen bei gereichtem Frühstück um 20%, bei gereichtem Mittag- und Abendessen um jeweils 40% gekürzt werden (20% / 40% / 40% => 100%).

Beispiel:

Eine Person reist von Montag bis Freitag von ihrem Heimatort zum Probenort des Projekts und ist in einem Hotel mit Früh-stück untergebracht. Alle Tagessätze an denen das Frühstück gereicht wird, müssen also um 20% gekürzt werden. In diesem Fall wäre folgende Berechnung möglich:

Montag (Anreise) 1*14,00€ = 14,00€

Dienstag – Donnerstag (ganze Tage mit Frühstück) 3*22,40€ = 67,20€

Freitag (Abreise mit Frühst.) 1*11,20€ = 11,20€

Gesamt 92,40€

Weiterhin gelten die vollen Pauschalen (im Beispiel 14€ und 28€) nur für Dienstreisen bis zum 14. Tag. Ab dem 15. Tag einer Dienstreise müssen die Pauschalen um 50% gekürzt werden (im Beispiel also 7€ und 14€).

Sie können individuell geringere Tagegelder vereinbaren. Höhere Tagegelder als im Bundesreisekostengesetz vorgesehen sind auf Grund des Besserstellungsverbots (ANBest-P, 1.3) ausgeschlossen.

Wichtig: Tagegelder können nicht für Personen gezahlt werden, die im Arbeitsort wohnen!

Für das Ausland gelten andere Pauschalsätze, die Sie der Anlage der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zur Festsetzung der Auslandstage- und -übernachtungsgelder (ARVVwV) entnehmen können.

Reine Materialtransporte unterliegen nicht dem Bundesreisekostengesetz. In diesen Fällen empfiehlt es sich ein Mietauto zu nutzen und die Kosten des Mietautos abzurechnen.

Sollte keine Mietmöglichkeit bestehen, berechnen Sie die tatsächlichen Kosten für die Fahrt anhand eines Routenplaners und dem Durchschnittsverbrauch l/100km. Führen Sie ein Fahrtenbuch und machen Sie diese Berechnung anhand eines Vermerks nachvollziehbar.

U

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Hotelübernachtung

Übernachtungskosten in Hotels u. ä. sind bis zu einem Betrag von 70 € pro Nacht (75,60 € inkl. Frühstück) zuwendungs- und erstattungsfähig. Kostet eine Übernachtung im Hotel mehr als 70 €, so muss die Übernachtung vom Projektträger gebucht werden, die Rechnung muss auf den Projektträger ausgestellt und die übernachtende Person muss als Gast auf der Rechnung namentlich genannt sein.

Im Sinne der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sollte bei Hotelübernachtungen über 70 € ein Vermerk mit Begründung für die Notwendigkeit der höheren Übernachtungskosten an den Beleg geheftet werden.

Privatübernachtung

Übernachtungen in privaten Unterkünften können mit 20 € pro Nacht pauschal berechnet und an die übernachtende, am Projekt teilnehmende Person ausgezahlt werden. Allerdings gilt auch diese Pauschale nur für 14 Tage. Ab dem 15. Tag kann keine Pauschale mehr berechnet werden.

Um die Pauschale auszuzahlen, reicht die übernachtende Person ein formloses Erstattungsgesuch ein. Dieses muss neben dem Grund der Übernachtung sowie dem Namen der übernachtenden Person auch die Daten der Übernachtungen, die Anzahl der Nächte und die daraus resultierende Summe der Pauschale enthalten. Die Auszahlung erfolgt an die übernachtende Person.

Die nach § 15 UStG abziehbare Umsatzsteuer ist nicht förderfähig. Wenn Sie also vorsteuerabzugsberechtigt sind, kalkulieren Sie im Kosten- und Finanzierungsplan in Netto.

Ob nach der Ausgestaltung des Förderprogramms die Förderung nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UstG umsatzsteuerpflichtig ist, hängt davon ab, ob ein echter oder unechter Zuschuss vorliegt. Ein steuerbarer Umsatz liegt vor, wenn die Leistung des*der Kulturprojektträger*in gegen Entgelt, also im Rahmen eines Leistungsaustauschs erfolgt (wenn im Projektfördervertrag eine Gegenleistung vereinbart wurde = unechter Zuschuss). Die Einreichung eines Verwendungsnachweises stellt keine Gegenleistung dar. Auch der bloße Hinweis auf den Fonds bei der Veröffentlichung des Vorhabens begründet keinen Leistungsaustausch im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

Die abschließende rechtlich bindende Prüfung für die umsatzsteuerrechtliche Behandlung einer Förderung obliegt allerdings dem Finanzamt des*der Förderempfänger*in. Sollten Zweifel bestehen, bitten wir das Finanzamt um Auskunft zu ersuchen.

Im Verlauf des Projektes kann es vorkommen, dass Sie in einzelnen Positionen Kosten einsparen können, während an anderen Stellen ein Mehrbedarf auftritt. Sie können in diesem Fall eine Umwidmung vornehmen und kalkulierte Mittel zwischen den Einzelpositionen verschieben.

Machen die Veränderungen mehr als 20 Prozent einer Hauptposition (Hauptposition Beispiele: „1. Personalkosten“, „2. Sachkosten“, etc.) aus oder kommen neue Positionen hinzu, müssen Sie diese bei Bekanntwerden der Abweichung schriftlich bei der zuständigen Mitarbeiter*in des Fonds beantragen und ausdrücklich genehmigen lassen.

Um die Veränderungen nachvollziehbar zu machen, ist es wichtig, eine Begründung im Hinblick auf die erfolgreiche Durchführung des Projekts zu liefern. Je klarer diese Begründung formuliert ist, desto einfacher ist es für Außenstehende im Rahmen einer möglichen Tiefenprüfung des Verwendungsnachweises nachzuvollziehen, warum bestimmte Änderungen notwendig waren. Bitte nutzen Sie zur Gegenüberstellung von ursprünglicher und aktualisierter Position das Formular „Erläuterungen zu Abweichungen“ im Formular-Bereich der Webseite.

Die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) regelt die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte gemäß § 106 GWB.

Wenn die Gesamteinnahmen Ihres Projekts aus öffentlicher Hand (Fonds, Eigenmittel soweit institutionell gefördert oder öffentliche Einrichtung, Land, Kommune, EU…) über 100.000€ liegen, ist zusätzlich zu den allgemeinen Hinweisen zur Vergabe auch die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) zu beachten.

V

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Für jede Rate, die Sie vom Fonds erhalten, gilt die Sechs-Wochen-Frist (42 Tage) zur Verausgabung ab Auszahlungstag. Wenn Sie diese Frist nicht einhalten können, überweisen Sie bitte die nicht verausgabte Summe vor dem Fristende unter Angabe Ihrer Projektnummer und mit dem Hinweis „Rücküberweisung Anteil Rate X“ im Verwendungszweck der Überweisung an den Fonds Darstellende Künste zurück. Die Bankverbindung können Sie Ihrem Fördervertrag entnehmen.

Sie können die Mittel dann mit einer nächsten Raten erneut abrufen. Bitte beachten beim Einreichen des neuen Mittelabrufs die Vorlaufzeiten. Zum Anlegen und Einreichen eines Mittelabrufs folgen Sie bitte den Erläuterungen in der Ausfüllhilfe „Mittelabruf“ im Formular-Bereich der Webseite. Die finale Frist zur Verausgabung aller projektbezogener Mittel gibt Ihnen der Bewilligungszeitraum vor.

Wenn Sie die Sechs-Wochen-Frist nicht einhalten und die Mittel nicht fristgemäß zurücküberweisen, werden für den Restbetrag ab dem Auszahlungsdatum Zinsen in Höhe 5% über dem Basiszinssatz fällig, die im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung von Ihnen beglichen werden müssen.

Da Sie gemäß Nr. 1.1 der Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung ANBest-P an das Gebot der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der Fördermittel gebunden sind, kann es – auch unabhängig vom Betrag, den Sie ausgeben – notwendig sein, Preisvergleiche vorzunehmen und einen Vergabevermerk anzulegen.

Bei Gesamteinnahmen aus öffentlicher Hand (Fonds, Eigenmittel soweit institutionell gefördert oder öffentliche Einrichtung, Land, Kommune, EU…) unter 100.000 € gibt es ein vereinfachtes Verfahren:

  • Bis 1.000€ Auftragswert ohne Umsatzsteuer erfolgt eine freihändige Vergabe („Direktauftrag“)
  • Bei Aufträgen von Liefer- und Dienstleistungen von mehr als 1.000 € Auftragswert ohne Umsatzsteuer müssen 3 formlose aber nachvollziehbare Vergleichsangebote eingeholt werden (z. B. Screenshot, Ausdruck Internetrecherche, Kopie Katalogseite, schriftliches Angebot vom Anbieter…). Sie müssen im Verwendungsnachweis inkl. Datum der Recherche und einer kurzer Begründung für das gewählte Angebot in einem Vergabevermerk hinterlegt werden.
  • Bei Vergaben von freiberuflichen Leistungen, sind grundsätzlich mindestens drei Angebote einzuholen, sofern ein Angebotsvergleich möglich und zweckmäßig ist (auf künstlerische Leistungen trifft dies aufgrund des Alleinstellungsmerkmals der Tätigkeit i.d.R. nicht zu).

Wenn Ihre Gesamteinnahmen aus öffentlicher Hand (Fonds, Eigenmittel soweit institutionell gefördert oder öffentliche Einrichtung, Land, Kommune, EU…) über 100.000€ liegen, ist zusätzlich auch die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) zu beachten und eine Vergabedokumentation vorzunehmen.

  • Bis 1.000,00 € Auftragswert ohne Umsatzsteuer erfolgt eine freihändige Vergabe („Direktauftrag“)
  • Mehr als 1.000,00 € bis 100.000,00 € Auftragswert ohne Umsatzsteuer müssen 3 schriftliche Angebote eingeholt werden und mit Vergabevermerk (s.u.) fortlaufend dokumentiert werden. Angebote und Vermerk müssen mit dem entsprechenden Beleg abgeheftet werden.
  • Oberhalb 100.000,00 € Auftragswert ohne Umsatzsteuer gelten die Vorschriften der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)

Bei Gesamteinnahmen aus öffentlicher Hand (Fonds, Eigenmittel soweit institutionell gefördert oder öffentliche Einrichtung, Land, Kommune, EU…) unter 100.000€ sind Vergabevermerke nicht verpflichtend. Statt dessen gibt es ein vereinfachtes Verfahren, in dem die Vergabe formlos dokumentiert wird:

  • Bis 1.000€ Auftragswert ohne Umsatzsteuer erfolgt eine freihändige Vergabe („Direktauftrag“). Diese Vergabe muss nicht dokumentiert und begründet werden.
  • Bei Aufträgen von Liefer- und Dienstleistungen von mehr als 1.000€ Auftragswert ohne Umsatzsteuer müssen 3 formlose aber nachvollziehbare Vergleichsangebote eingeholt werden (z. B. Screenshot, Ausdruck Internetrecherche, Kopie Katalogseite, schriftliches Angebot vom Anbieter…). Sie müssen im Verwendungsnachweis inkl. einer kurzer Begründung für das gewählte Angebot dokumentiert werden.
  • Bei Vergaben von freiberuflichen Leistungen, sind grundsätzlich mindestens drei Angebote einzuholen, sofern ein Angebotsvergleich möglich und zweckmäßig ist (auf künstlerische Leistungen trifft dies aufgrund des Alleinstellungsmerkmals der Tätigkeit i.d.R. nicht zu).

Im Vergabevermerk dokumentieren Sie einzelne Schritte des Auswahlprozesses von Anbieter*innen bzw. Anschaffungen, um die Entscheidung zu begründen und nachvollziehbar zu machen. Ein Vergabevermerk ist zwingend erforderlich, wenn Ihre Gesamteinnahmen aus öffentlicher Hand über 100.000€ liegen und der Auftragswert ohne Umsatzsteuer zwischen 1.000€ bis 100.000€ liegt.

Inhalt des Vergabevermerks:

  • Leistungsbeschreibung bzw. Anschaffungsverzeichnis
  • Eine Tabelle, aus der Anbieter mit Adresse, Preis, Besonderheiten (z. B. Teilleistungen, Zusatzangebote) hervorgehen
  • Darstellung der Auswahlkriterien (z. B. Preis, Supportzeit, Tariftreue, Leistungsstärke…)
  • Begründung der Auswahl

Versicherungen unterliegen, ähnlich wie die Bewirtung, sehr strengen Vorgaben. Freiwillige Versicherungen sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig. Ausnahmen gibt es u.a. für Versicherungen, die im Rahmen eines Mietverhältnisses Grundlage für die Möglichkeit des Mietens sind. Häufig ist dies bei Technikmiete der Fall. Diese Versicherungen sind i.d.R. zuwendungsfähig.

Wichtig: Wenn Sie Versicherungen im Kosten- und Finanzierungsplan kalkulieren, geben Sie immer in der Erläuterungsspalte der entsprechenden Kostenposition an, um welche Art von Versicherung es sich handelt, damit die Prüfung erleichtert wird.

Es ist möglich für Verwaltungskosten eine „echte Pauschale“ zu kalkulieren, die nicht durch Belege nachgewiesen wird. Voraussetzung für die Nutzung einer Verwaltungskostenpauschale ist, dass diese im Rahmen des Kosten- und Finanzierungsplans beantragt und vom Fonds ausdrücklich bewilligt wurde.

Den Verwaltungskosten sind folgende projektbezogene Ausgaben zuzuordnen:

  • Dem Projekt zurechenbare anteilige Kosten der übergeordneten Leitung, Steuerung und Kontrolle des Projekts etwa durch Geschäftsführung oder Vorstandsmitglieder, also keine Kosten der unmittelbaren Leitung, Steuerung oder Kontrolle des Projektes.
  • Dem Projekt zurechenbare anteilige Kosten für Aufgaben der allgemeinen Organisationsbuchhaltung, der jährlichen Rechenschaftslegung über die Finanzen der Organisation einschließlich möglicher damit verbundener Beratungskosten, soweit es sich nicht um eigene, klar abgrenzbare und nachgewiesene Kosten der Projektbuchhaltung handelt.
  • Dem Projekt zurechenbare (anteilige) Kosten der Kommunikation für Telefon, E-Mail, Internet, Briefkorrespondenz und Porto.
  • Dem Projekt zurechenbare (anteilige) Kosten für Büroausstattung und Büromaterial, wie etwa Büro-Kleingeräte, Stifte, Papier, Druckerpatronen und sonstiges Verbrauchsmaterial.
  • Dem Projekt zurechenbare Arbeitgeber-Kosten aus Berufsgenossenschaftsbeiträgen und Personalkosten-Umlagen, soweit sie nicht als direkt zurechenbare Personalkosten des Projektes nachgewiesen werden.
  • Dem Projekt zurechenbare anteilige Raumkosten, soweit sie nicht als direkt zurechenbare Arbeitsplatzkosten oder Mietkosten geltend gemacht werden.

Wichtig: Wird von der Verwaltungskostenpauschale Gebrauch gemacht, können Positionen, die Bestandteil derselben sind, nicht zusätzlich einzeln abgerechnet werden.

Die Verwaltungskostenpauschale kann in der Produktionsförderung in Höhe von 5% der Sachkosten angesetzt werden; in der Netzwerkförderung in Höhe von 5% der Personalkosten.

Wie im Projektfördervertrag fixiert, darf die Verwaltungskostenpauschale erst am Ende des Projekts ausgezahlt werden. Die genaue Höhe der Pauschale ist anhand der endgültigen Sach- bzw. Personalkosten zu berechnen.

Um die Verwendung der Fördergelder ordnungsgemäß nachzuweisen ist der sogenannte Verwendungsnachweis unter Nutzung der vom Fonds zur Verfügung gestellten Vorlagen anzufertigen.

Er ist in den Förderprogrammen des Fonds in digitaler Form über den Selbstverwaltungsbereich einzureichen. Das genaue, verbindliche Abgabedatum entnehmen Sie bitte immer Ihrem Projektfördervertrag.

Der Verwendungsnachweis umfasst mindestens folgende Unterlagen:

Der Fonds Darstellende Künste teilt Ihnen rechtzeitig vor Ablauf des Bewilligungszeitraums mit, welche Belege ggf. für den Verwendungsnachweis einzureichen sind. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie alle projektbezogenen Belege für eventuelle Nachfragen bereithalten. Je nachdem, ob Sie entsprechende Positionen im Kosten- und Finanzierungsplan kalkuliert haben, sind ggf. zusätzlich auf Nachfrage einzureichen:

  • Bewirtungsvermerke/sonstige Vermerke zur weiteren Erläuterung bestimmter Kosten bzw. Abwicklungsvorgänge
  • Preisvergleiche/Vergleichsangebote und/oder Vergabedokumentationen
  • Inventarliste

Der Verwendungsnachweis ist vollständig und fristgemäß in digitaler Form (in denselben Dateiformaten wie die bereitgestellten Vorlagen) über den Selbstverwaltungsbereich des Online-Portals einzureichen. Eine Anleitung zum Ausfüllen der Dokumente finden Sie im Merkblatt zum Verwendungsnachweis im Formular-Bereich der Webeseite. Weitere Hinweise und Hilfestellungen zu einzelnen Schritten des Verwendungsnachweises finden Sie zudem in unseren Quicktipps als Videotutorial.

Sie dürfen prinzipiell alle zuwendungsfähigen Kosten, die im Bewilligungszeitraum anfallen und die im Kosten- und Finanzierungsplan kalkuliert sind, abrechnen. Dafür erhalten Sie mit der Förderzusage einen vorzeitigen Maßnahmenbeginn. Es ist aber in der Regel nicht vorgesehen (privat) in Vorleistung zu gehen, bevor Ihnen die Mittel zur Verfügung stehen. Sollte es allerdings zwingend notwendig sein, Anschaffungen bereits vor dem Mittelabruf zu tätigen, gehen Sie für die Rückerstattung anschließend wie folgt vor:

Bei Vorleistung vom Privatkonto:

Tätigen Sie die Rückerstattung vom Projekt- auf das Privatkonto fristgerecht innerhalb von 6 Wochen nach Eingang der Fördermittel auf das Projektkonto.

Bei Vorleistung dem Verwendungsnachweis beizufügende Dokumente:

  • Entnahmebeleg (wenn Erstattung an Projektverantwortliche*n) bzw. Erstattungsgesuch (wenn Projektbeteiligte in Vorleistung gegangen sind)
  • Überweisungsbeleg der Rückerstattung vom Projektkonto auf das entsprechende Privatkonto
  • tabellarische Auflistung der getätigten Käufe inkl. Preis und Kaufdatum
  • Originalbelege der Anschaffungen
  • Buchungsdatum im Verwendungsnachweis: Datum der Rückerstattung vom Projekt- auf das Privatkonto

Bei Vorleistung vom Geschäfts-/Projektkonto:

Dem Verwendungsnachweis beizufügende Dokumente:

  • Vermerk mit tabellarischer Auflistung der getätigten Käufe inkl. Preis und Kaufdatum
  • Originalbelege der Anschaffungen
  • Buchungsdatum im Verwendungsnachweis: Datum des Mitteleingangs der Fördermittel des Fonds auf dem Geschäftskonto (damit sind die Auslagen getilgt)

Sollten Sie unsicher sein, ob anfallende Kosten zuwendungsfähig sind, nehmen Sie bitte mit der zuständigen Ansprechperson beim Fonds Kontakt auf, bevor Sie in Vorleistung gehen.

Die nach § 15 UStG abziehbare Umsatzsteuer ist nicht förderfähig. Wenn Sie also vorsteuerabzugsberechtigt sind, kalkulieren Sie im Kosten- und Finanzierungsplan in Netto, denn in diesem Fall sind nur die Nettobeträge förderfähig. In allen anderen Fällen kalkulieren Sie in Brutto.

Wenn Sie unsicher sind, ob Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, setzen Sie sich bitte zur eindeutigen Klärung mit dem für Sie zuständigen Finanzamt oder Ihrem Steuerbüro in Verbindung.

Der Fonds bewilligt keinen vorzeitigen Maßnahmebeginn vor der Kuratoriums- bzw. Juryentscheidung. Ab dem in der Förderzusage genannten Termin (Beginn des Bewilligungszeitraums) können Sie mit dem Projekt - unabhängig vom Vertragsabschluss - beginnen und zuwendungsfähige, projektbezogene Kosten ab dem Datum der Kuratoriums- bzw. Juryentscheidung geltend machen.

W

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Es ist nicht erlaubt, Mittel zur Selbstverwaltung an Kooperationspartner*innen oder Projektmitarbeiter*innen weiterzuleiten. Dementsprechend ist z. B. die Überweisung eines Ausstattungsbudgets an Ausstatter*innen nicht möglich. Das Verbot der Weiterleitung der Mittel ist im Projektfördervertrag fixiert.

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Der Zahlenmäßige Nachweis ist neben dem Sachbericht ein fester Bestandteil Ihrer Abrechnung, die Sie im Rahmen des Verwendungsnachweises nach Abschluss des Projekts einreichen müssen. Im Zahlenmäßigen Nachweis werden die geplanten [SOLL] und die tatsächlichen [IST] Ausgaben und Einnahmen gegenübergestellt. Dadurch wird die sachgemäße Verwendung der Fördermittel abgebildet und festgestellt, ob Rückzahlungen notwendig sind.

Tipp: Beginnen Sie mit dem Ausfüllen des Zahlenmäßigen Nachweises direkt zu Beginn der Förderung. Wenn Sie die Gesamtbelegliste aktuell halten, zeigt Ihnen die Tabelle immer an, wie viel Geld Ihnen pro Kostenposition noch zur Verfügung steht. So haben Sie stets einen guten Überblick und bemerken rechtzeitig, wenn anzeigepflichtige Abweichungen auftreten.

Für weitere Hinweise und eine Anleitung zum Ausfüllen des Zahlenmäßigen Nachweises im Formular Verwendungsnachweis nutzen Sie bitte die Ausfüllhilfe Verwendungsnachweis im Formular-Bereich der Webseite und beachten Sie auch die Videotutorials (Quicktipps) auf der Homepage des Fonds.

Die zeichnungsberechtigte, projektverantwortliche Person ist die Person, die im Falle einer Zusage den Projektfördervertrag mit dem Fonds schließen und alle im Förderverlauf nötigen Unterlagen rechtswirksam unterschreiben wird.

Da wir im Falle einer Förderzusage die entsprechenden Verträge auf diesen Namen abschließen, bitten wir Sie, Ihren Namen im Feld „Zeichnungsberechtige*r Projektverantwortliche*r“ so einzutragen, wie er in Ihrem Personalausweis/Pass steht. Sie können Ihren Künstler*innennamen, wenn er nicht im Personalausweis/Pass eingetragen ist, gerne in einem anderen Feld des Antrags nennen (z. B. in den Feldern „Informationen zu dem*r Akteur*in“ und/oder „Zur Veröffentlichung gedachte Kurzbeschreibung“).

Wenn Sie einen dgti-Ergänzungsausweis führen, kann der Projektfördervertrag mit diesen selbstgewählten personenbezogenen Daten geschlossen werden.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass bei Antragstellungen durch Organisationen (z. B. Vereine, GbRs etc.) die gegenüber dem Fonds genannte zeichnungsberechtigte Person auch vertretungs- und zeichnungsberechtigt für diese Organisation sein muss.

Wenn Sie die Sechs-Wochen-Frist zur Verausgabung der Fördermittel des Fonds nicht einhalten können und diese nicht fristgemäß zurück überweisen, oder wenn etwaige Restmittel der Fördersumme bei Projektende nicht umgehend zurück überwiesen werden, werden für diese Beträge ab dem Auszahlungsdatum Zinsen in Höhe 5% über dem Basiszinssatz fällig, die dann im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung von Ihnen beglichen werden müssen.

Um derartige Zinszahlungen zu vermeiden, denken Sie immer daran, für Restmittel einer Rate bzw. des Gesamtprojekts rechtzeitig vor Ablauf der Sechs-Wochen-Frist eine Rückzahlung vorzunehmen.

In der Regel erhalten Sie durch den Fonds eine Förderung im Sinne einer Projektförderung. Das heißt, die Förderung ist zeitlich und sachlich begrenzt auf die Umsetzung des beantragten Vorhabens. Auf der Grundlage des vorgelegten Kosten- und Finanzierungsplanes wird geprüft, ob die geplanten Ausgaben zuwendungsfähig, d.h. für die Umsetzung des Vorhabens zwingend notwendig sind und die Kalkulation den Vorgaben beispielsweise der Regularien bzw. der Fördergrundsätze, des Bundesreisekostengesetzes, den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) oder der Künstlersozialkasse (KSK) entspricht. Dies geschieht vor Abschluss des Projektfördervertrages und mit jedem eingereichten aktualisierten Kosten- und Finanzierungsplan um zu vermeiden, dass nach Abschluss des Projekt nicht zuwendungsfähige Ausgaben festgestellt werden, die ggf. an den Fonds Darstellende Künste zurückgezahlt werden müssen.

Erstreckt sich der Bewilligungszeitraum über den Jahreswechsel hinaus, verpflichtet sich die Kulturprojektträger*in entsprechend der ANBest-P (6.1) einen Zwischenverwendungsnachweis einzureichen, auch wenn noch keine projektbezogenen Ausgaben aus Fördermitteln des Fonds Darstellende Künste und/oder der Koproduktionspartner*innen getätigt wurden. In Abänderung der ANBest-P (6.1) ist dieser bis spätestens 31.01. des zweiten Jahres im Bewilligungszeitraum unaufgefordert beim Fonds digital einzureichen. Der Zwischenverwendungsnachweis beinhaltet einen Sachbericht und einen Zahlenmäßigen Nachweis, der den Stand der Ausgaben in den Hauptpositionen abbildet. Die Vorlagen des Fonds sind zu nutzen.