Merkblatt: Mittelabruf

In diesem Merkblatt wird der Mittelabruf beim Fonds Darstellende Künste erläutert. Bitte lesen Sie das Merkblatt zu Beginn des Förderprozesses aufmerksam und vollständig, damit der Fonds die nötigen Gelder zu den von Ihnen gewünschten Daten zur Verfügung stellen kann.

Was bedeutet der Begriff „Mittelabruf“?

Mit „Mittelabruf“ werden Überweisungen von Fördergeldern an die Förderempfänger*innen bezeichnet.

Warum muss ich die Mittelabrufe in einem Auszahlungsplan festlegen, bevor sie abgerufen werden können?

Da in den ANBest-P festgelegt ist, dass Fördergelder nur dann abgerufen werden dürfen, wenn sie für das Projekt benötigt werden und innerhalb von sechs Wochen verausgabt werden können, ist eine gewisse Planung von Ihrer Seite nötig.

Hinzu kommt, dass der Fonds Förderempfänger des Bundes ist, so wie Sie Förderempfänger*in des Fonds sind. Der Fonds muss also vorab wissen, wann Gelder benötigt werden, damit ein Mittelabruf in ausreichender Höhe beim Bund stattfinden kann. Nur dann stehen die Mittel für Ihre Mittelabrufe zur Verfügung.

Warum muss ich Mittel innerhalb von 6 Wochen verausgaben?

In den ANBest-P ist festgelegt, dass Mittel nur abgerufen werden dürfen, wenn Sie innerhalb von 6 Wochen verausgabt werden können. Damit soll sichergestellt werden, dass keine Zinsen anfallen, die der Spekulation mit Steuergeldern zugerechnet werden könnten. Die ANBest-P wurden auf die momentan geltenden Negativzinsen von Seiten des Bundes nicht angepasst, so dass die 6 Wochen Frist weiterhin Gültigkeit hat.

Sollten Sie die Mittel nicht innerhalb von 6 Wochen verausgaben können, überweisen Sie die nicht verbrauchten Mittel bitte vor Ablauf der Frist an den Fonds zurück. Sie können diese zu einem anderen Zeitpunkt innerhalb Ihres Bewilligungszeitraums erneut abrufen (s. S. 9).

Welche Fristen sind für die Anforderung von Mitteln vorgegeben und wieso ist dieser Vorlauf nötig?

Der Fonds Darstellende Künste kann monatlich zweimal Mittel zur Verfügung stellen. Sie können entweder Gelder am 1. eines Monats oder am 15. eines Monats erhalten.
Da der Fonds die Fördergelder beim Bund abrufen muss ist ein gewisser Vorlauf nötig, damit die Mittel vom Bund zur Verfügung gestellt werden können:

• Wenn Sie Mittel zum 1. eines Monats auf dem Projektkonto zur Verfügung haben möchten, müssen Sie bis zum 15. des Vormonats einen Mittelabruf beim Fonds eingereicht haben.
• Wenn Sie Mittel zum 15. eines Monats auf dem Projektkonto zur Verfügung haben möchten, müssen Sie bis zum letzten Tag des Vormonats einen Mittelabruf beim Fonds eingereicht haben.

Um den Vertrag mit dem Fonds schließen zu können, muss die gesamte Fördersumme im Online Portal in einem oder mehreren Mittelabrufen „in Planung“ eingetragen werden. Diese Eintragung bezeichnen wir als „Auszahlungsplan“.

Prüfen Sie anhand Ihres Kosten- und Finanzierungsplans, wann und in welcher Höhe im Projektverlauf voraussichtlich Zahlungen nötig werden. Dann können Sie abschätzen, zu welchen Daten Gelder benötigt werden. Berücksichtigen Sie dabei besonders, dass die Gelder innerhalb von sechs Wochen nach Auszahlung verausgabt werden müssen.

In der Regel sollten die Fördermittel in maximal 5 Raten abgerufen werden.

1.) Loggen Sie sich auf der Homepage des Fonds Darstellende Künste in das Online Portal ein.

2.) Am unteren Ende der Seite finden Sie den Bereich „Meine Anträge“.

3.) Klicken Sie beim betreffenden Antrag auf: „Neuer Mittelabruf“.

4.) Tragen Sie im folgenden Mittelabruf Formular den gewünschten Betrag ein:

5.) Tragen Sie die IBAN und den/die Kontoinhaber*in des Projektkontos ein

6.) Wählen Sie aus dem Menü den gewünschten Auszahlungstermin (wann das Geld auf dem Projektkonto zur Verfügung stehen soll). Beachten Sie bei der Auswahl der Termine, dass sie in Ihrem Bewilligungszeitraum liegen müssen!

7.) Klicken Sie anschließend auf „Als Planung speichern“.

Der Fonds ist nun informiert, dass Sie voraussichtlich zum gewählten Termin, den eingetragenen Betrag abrufen werden. Mittelabrufe in Planung werden nicht überwiesen! Der Mittelabruf muss dafür erst verbindlich eingereicht werden (s. Schritt 2).

8.) Wiederholen Sie die Schritte 2.) – 7.) für jeden weiteren Mittelabruf, den Sie planen.

Im vorherigen Schritt haben Sie einen Auszahlungsplan erstellt, die Mit-telabrufe also „in Planung“ eingestellt. Damit die Überweisung der jeweiligen Rate tatsächlich stattfindet, muss innerhalb der weiter oben angegebenen Fristen der Mittelabruf verbindlich eingereicht werden.

1.) Loggen Sie sich dafür auf der Homepage des Fonds Darstellende Künste in das Online Portal ein.

2.) Am unteren Ende der Seite finden Sie den Bereich „Meine Anträge“.

3.) Klicken Sie beim betreffenden Antrag, in der Zeile des Mittelabrufs, den Sie verbindlich einreichen möchten auf „Bearbeiten“.

4.) Prüfen Sie noch einmal die Eingaben in den Feldern: Betrag, IBAN, Kontoinhaber*in und den Auszahlungstermin.

5.) Klicken Sie auf „Mittelabruf verbindlich einreichen“.

6.) Sie erhalten eine Bestätigung des Online Portals.

Der Mittelabruf ist verbindlich eingereicht. Der gewünschte Betrag wird vom Fonds am betreffenden Datum auf das angegebenen Projektkonto überwiesen. Bitte beachten Sie, dass es, je nach Bank, unter Umständen bis zu zwei Werktage dauern kann, bis die Überweisung auf Ihrem Konto eingegangen ist.

Vor der jeweiligen Einreichfrist (15. oder letzter Tag des Vormonats) können verbindlich eingereichte Mittelabrufe storniert werden. Folgen Sie dafür bitte den Schritten 1.) – 3.) des vorherigen Punktes.

4.) Anschließend klicken Sie auf „Eingereichten Mittelabruf Stornieren“

5.) Sie erhalten eine Bestätigung auf der folgenden Seite:

6.) Auf der Übersichtsseite „Meine Anträge“ sehen Sie beim betreffenden Mittelabruf den Status „storniert“.

7.) Legen Sie anschließend einen neuen Mittelabruf an.

Der Bewilligungszeitraum ist abgelaufen. Was tun?

Beim Versuch, einen neuen Mittelabruf anzulegen wird eine Fehlermeldung (s.o.) angezeigt. Ein Mittelabruf ist außerhalb des Bewilligungszeit-raumes nicht möglich, da alle Zahlungen in diesem Zeitraum getätigt werden müssen. Wenn Sie noch nicht die gesamte Fördersumme abgerufen haben, treten Sie bitte mit der Person in Kontakt, die Ihr Projekt beim Fonds betreut.

Die Fördersumme wird überschritten. Was tun?

Die Datenbank prüft anhand der eingereichten und geplanten Mittelabrufe, ob die bewilligte Fördersumme eingehalten wird. Um die Fehlermeldung zu beheben

• bearbeiten Sie entweder einen vorhandenen Mittelabruf mit dem Status „In Planung“

oder

• stornieren Sie einen eingereichten Mittelabruf (nur vor der Frist möglich). Anschließend steht der stornierte Betrag für einen neuen Mittelabruf zur Verfügung.

Ich habe Mittel an den Fonds zurücküberwiesen, kann sie aber nicht erneut abrufen, da laut Fehlermeldung die Fördersumme überschritten würde. Was tun?

Wenn Sie Mittel an den Fonds zurücküberwiesen haben, um z. B. die 6 Wochen Frist nicht zu überschreiten, können Sie diese erst abrufen, wenn das Geld auf dem Konto des Fonds eingegangen ist und dies von der Buchhaltung in der Datenbank vermerkt wurde. Dass die Buchhaltung den Vermerk vorgenommen hat, sehen Sie in der Übersicht unter „Meine Anträge“:

In diesem Beispiel hat die Buchhaltung am 09.03.2022 eine Rückzahlung von 1.000€ vermerkt. Sie könnten also einen neuen Mittelabruf zur nächsten Auszahlungsfrist in Höhe von 1.000€ anlegen und einreichen.

Ich habe einen Mittelabruf versehentlich eingereicht und kann ihn nicht mehr stornieren, da die Frist abgelaufen ist. Was tun?

In diesem Fall müssen Sie warten, bis das Geld auf Ihrem Projektkonto eingetroffen ist. Anschließend überweisen Sie die Mittel an den Fonds zurück.

Achten Sie bei Rücküberweisungen stets darauf, die Projektnummer im Verwendungszweck anzugeben, damit die Mittel schnellstmöglich in Ihrem Online Portal wieder zur Verfügung gestellt werden können.