Richtlinien: Ablauf der Förderung (Antragsfrist: 01.03.2024)

In diesen Richtlinien sind alle nötigen Informationen enthalten, um den gesamten Förderprozess vom Vertragsabschluss bis zum Verwendungsnachweis erfolgreich durchzuführen.

Bitte lesen Sie die Richtlinien aufmerksam und ziehen sie uns zu Rate, wenn im Prozess Fragen aufkommen.

Die Richtlinien erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Ziehen Sie im Zweifelsfall immer die entsprechenden Rechtsgrundlagen in ihrer aktuellsten Form zusätzlich zu Rate bzw. halten Sie Rücksprache mit dem Projektbüro von GLOBAL VILLAGE KIDS.

Link zur Datenbank kumasta: Kumasta3 (buendnisse-fuer-bildung.de)

Link zur Webseite Kultur macht stark. Bündnisse für Bildung des Bundesministerium für Bildung und Forschung,: Startseite - BMBF Bündnisse für Bildung (buendnisse-fuer-bildung.de)

Eva Stöhr (Projektleitung)

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Marlene Kunath (Projektmitarbeit)

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In der folgenden Grafik ist der gesamte Förderverlauf vereinfacht dargestellt.

Wann kann ich mit dem Projekt beginnen?

Sie können Ihr Projekt nach Vertragsabschluss entsprechend der vereinbarten Laufzeit beginnen. Bitte beachten Sie, dass ein vorzeitiger Maßnahmenbeginn nicht möglich ist, sodass Sie erst Gelder nach erfolgter Vertragsunterzeichnung verausgaben können.

Was ist der Unterschied zwischen Laufzeit und Projektzeitraum?

Grundsätzlich ist zwischen Laufzeit, die sich auf den generellen Zeitraum bezieht, in der ihr Projekt stattfinden kann und dem konkreten Projektzeitraum zu unterscheiden.

Übersicht der Laufzeiten für unsere Förderformate

Laborvorhaben: 3 Monate
Prozessvorhaben: 1 Jahr
Konzeptionsvorhaben: 2 Jahre

Ihre Projektzeiträume richten sich nach Ihren individuellen Vorhaben und liegen immer innerhalb der Laufzeiten.

Bsp.: Sie beantragen ein Laborvorhaben für ein zweiwöchiges Intensiv-Ferienangebot. Ihre Laufzeit beträgt 3 Monate, Bsp: Juni – August. Das konkrete Projekt findet 2 Wochen im Juli statt. Die taggenaue Angabe definiert den Projektzeitraum.

Grundsätzlich sind die Bündnisse an die Einhaltung und Wahrung des Kinder- und Jugendschutzes gebunden und verpflichten sich zum Schutz der minderjährigen Teilnehmer*innen vor körperlicher und sexualisierter Gewalt in ihren Projekten. Mit Vertragsabschluss wird festgeschrieben, dass sich die Bündnisse und insbesondere die antragstellende Organisation zu den nachfolgenden präventiven Maßnahmen verpflichten. Für alle Honorarkräfte und Ehrenamtlichen müssen von der antragstellenden Organisation erweitere Führungszeugnisse eingesehen und gegenüber dem Fonds Darstellende Künste e.V. dokumentiert werden. Dafür wird eine entsprechende Vorlage zur Verfügung gestellt. Müssen die erweiterten Führungszeugnisse neu beantragt werden, und liegt nicht wie im Fall von Ehrenamtlichen eine Gebührenbefreiung vor, sind die Ausgaben dafür förderfähig.

An dieser Stelle werden Informationen und Maßnahmen laufend aktuell ergänzt.

Muss ich ein neues Projektkonto für die Förderung einrichten?

Sollten Sie ein bereits bestehendes Projekt- oder Geschäftskonto für Ihre Organisation oder ein anderes ähnliches Geschäftskonto besitzen, so können Sie dieses verwenden. Bitte achten Sie darauf, dass die projektbezogenen Ausgaben dem Vorhaben eindeutig zuzuordnen sind, indem Sie die Antragsnummer im Verwendungszweck vermerken.

Sollte Ihnen noch kein derartiges Konto zur Verfügung stehen, müssen Sie ein neues Konto eröffnen. Achten Sie dabei auf folgende Hinweise:

• Dieses Konto muss kein ausgewiesenes Geschäftskonto sein. Es muss aber ein Konto sein, das getrennt von privaten Transaktionen (z. B. Einkäufen im Supermarkt) geführt wird.
  
• Ein einfaches Girokonto für die Fördergelder reicht aus.
  
• Sie können dieses Konto auch für andere Fördergelder benutzen. Achten Sie dann aber darauf, dass Verwendungszwecke und Buchhaltung die Zahlungen getrennt voneinander behandeln und die Zugehörigkeiten (z. B. durch die Angabe der Antragsnummer) gut erkennbar sind.
  
• Tagegeldkonten können für die Abwicklung der Förderung nicht genutzt werden, da in der Regel von diesen nicht an andere Konten überwiesen werden kann.

Wie erhalte ich das Fördergeld?

Um beim Fonds Mittel abrufen zu können, muss ein Fördervertrag geschlossen werden. Der Fördervertrag sollte mindestens 4 Wochen vor dem geplanten ersten Überweisungstermin geschlossen sein und durch beide Vertragspartner*innen unterzeichnet beim Fonds vorliegen.

Der Fonds Darstellende Künste kann monatlich zweimal Mittel zur Verfügung stellen. Sie können entweder Gelder am 1. eines Monats oder am 15. eines Monats erhalten.

Da der Fonds die Fördergelder beim Bund abrufen muss, ist ein gewisser Vorlauf nötig, damit die Mittel vom Bund zur Verfügung gestellt werden können:

• Wenn Sie Mittel zum 1. eines Monats auf dem Projektkonto zur Verfügung haben möchten, müssen Sie bis zum 15. des Vormonats einen Mittelabruf beim Fonds per Mail in dem Mittelabrufformular eingereicht haben.
• Wenn Sie Mittel zum 15. eines Monats auf dem Projektkonto zur Verfügung haben möchten, müssen Sie bis zum letzten Tag des Vormonats einen Mittelabruf beim Fonds per Mail in dem Mittelabrufformular eingereicht haben.

Mittelabrufe nach der Frist einzureichen ist nicht möglich, da zur Frist die gewünschten Abrufe bereits an den Bund übermittelt wurden.

Damit Ihnen das Fördergeld zu der gewünschten Frist überwiesen wird, müssen Sie einen Mittelabruf verbindlich und rechtzeitig über das auf unserer Homepage zur Verfügung gestellte Mittelabrufformular per Mail an email hidden; JavaScript is required einreichen. Voraussetzung für die Auszahlung der Mittel ist, dass der von Ihnen unterschriebene Vertrag bei uns vorliegt. Wenden Sie sich an das Projektbüro, ggf. ist der unterschriebene Vertrag noch nicht beim Fonds angekommen.

Wie lange kann ich die Mittel ausgeben?

Für jede Rate, die Sie vom Fonds erhalten, gilt die 6-Wochen-Frist (42 Tage) zur Verausgabung ab Auszahlungstag. Innerhalb dieser Zeit müssen Sie die Gelder des Fonds ausgegeben haben.

Die Mittel können nicht innerhalb der 6 Wochen verausgabt werden, was kann ich tun?

Wenn Sie die 6-Wochen-Frist zur Verausgabung einer Rate nicht einhalten können, überweisen Sie bitte die Fördersumme innerhalb der Frist unter Angabe Ihrer Antragsnummer und dem Hinweis „Rücküberweisung Anteil Rate X“ im Verwendungszweck der Überweisung an den Fonds Darstellende Künste zurück.

Wie gehe ich mit Mitteln um, die am Ende der Laufzeit nicht verausgabt wurden?

Sollten Sie am Ende der Laufzeit nicht alle Mittel verausgabt haben, überweisen Sie die verbleibenden Mittel unverzüglich nach Projektende zurück an den Fonds. Sollten Sie die Restmittel nicht rechtzeitig an den Fonds zurücküberweisen, fallen zusätzliche Zinsen an, die von Ihnen beglichen werden müssen.

Ich habe ein mehr- oder überjähriges Projekt geplant und kann die Mittel nicht wie beantragt verausgaben. Wie gehe ich vor?

Grundsätzlich erfolgt die Bewilligung nach Kalenderjahr, sodass die bewilligten Mittel auch im dem jeweiligen Kalenderjahr so verausgabt werden müssen, wie sie beantragt waren. Für das folgende Kalenderjahr stehen diese Mittel dann nicht mehr zur Verfügung. Sollten Sie dennoch am Ende eines Kalenderjahres nicht alle Mittel verausgabt haben, kontaktieren Sie bitte das Projektbüro zur Absprache des weiteren Vorgehens.

Welche Änderungen im Projektverlauf muss ich dem Fonds mitteilen?

• Zeitliche Verschiebungen z. B. in der Laufzeit des Projekts
• grundlegende inhaltliche Abweichungen vom beantragten Projektkonzept
• Änderungen in der Bündniskonstellation oder der Ansprechpartner*innen bzw. der zeichnungsberechtigten Person der antragstellenden Organisation
• Änderungen der Teilnehmer*innenzahl, v.a., wenn deutlich weniger Personen an den Projekten teilnehmen
• Nicht benötigte Mittel, damit diese anderen Projekten zur Verfügung gestellt werden können
• Änderungen in der Kalkulation von mehr als 20 Prozent jeder einzelnen Ausgabenkategorie. Diese müssen bei Bekanntwerden der Abweichung als Änderungsanfrage eingereicht und in Absprache mit dem Projektbüro ausdrücklich genehmigt werden. Bei größeren Änderungen kann es notwendig sein, einen Zusatzvertrag mit dem Fonds zu schließen. Änderungen unter 20% innerhalb einer Ausgabenkategorie können Sie eigenständig verschieben.

Für welche Tätigkeiten kann ich Honorare zahlen?

Honorare können mit einem Stundensatz von max. 75 EUR brutto (inkl. Vor- und Nachbereitung) nur an pädagogische und/oder künstlerische Fachkräfte gezahlt werden, die nicht bei der antragstellenden Organisation angestellt sind. Dabei ist der Betreuungsschlüssel von 1:6 stets einzuhalten. Honorarverträge können nur mit Einzelpersonen abgeschlossen werden. Abgerechnet werden können ausschließlich die Stunden, die mit den Kindern und Jugendlichen gemeinsam abgeleistet werden. Der Nachweis darüber erfolgt über Teilnehmer*innenlisten und Stundenzettel. Honorare können nicht für administrative Aufgaben oder die Koordination des Bündnisses gezahlt werden. Diese gelten als Eigenleistung der antragstellenden Organisation und werden ausschließlich über die Verwaltungspauschale abgegolten. Es können pro Honorarkraft max. 8 Stunden pro Tag kalkuliert werden.

Sind Personalausgaben für festangestelltes Personal förderfähig?

Personalausgaben sind mit der Antragsfrist zum 01.05.2023 und danach nicht mehr förderfähig.

Ist es möglich, für die organisatorische und administrative Abwicklung des Projektes eine Produktionsleitung einzusetzen?

Es ist nicht möglich, in den Projekten von GLOBAL VILLAGE KIDS eine Produktionsleitung einzusetzen. Für die Organisation, Koordination und Administration der Bündnisse wird der antragstellenden Organisation nach der Prüfung des Verwendungsnachweises eine Verwaltungspauschale in Höhe von 7% der als förderfähig anerkannten Projektausgaben (mindestens aber 500 EUR) ausgezahlt.

Wie weise ich Honorarzahlungen nach?

Die antragstellende Organisation schließt mit den Honorarkräften einen Honorarvertrag ab. Um die geleisteten Stunden nachzuweisen, nutzen die Honorarkräfte eine Stundendokumentation, die zusammen mit den Teilnahmelisten eingereicht werden muss.

Bitte achten Sie bei Überweisungen darauf, dass der Betreff richtig ausgewiesen ist, z. B. „Honorar Vorname Nachname, pädagogische Fachkraft Projektname, Belegnummer XY“.

Für wen muss ich Künstler*innensozialabgabe berechnen?

Alle Informationen zur KSK-Abgabe finden Sie hier.

Und weiterführende Infos hier.

Bitte kalkulieren Sie die KSK-Abgabe separat als Position in Sachausgaben und beachten die aktuell gültigen Abgabesätze.

Welche Angaben müssen auf den Teilnahmelisten ersichtlich sein?

Bitte nutzen Sie für die Teilnahmenachweise die vom Fonds bereitgestellte Vorlage. Führen Sie bitte für jede einzelne Veranstaltung auf, welche Personen an welcher Veranstaltung teilgenommen haben. Kinder unter 14 Jahren müssen nur namentlich erwähnt werden, die Unterschrift zur Richtigkeit der Angaben kann durch die Honorarkraft erfolgen. Kinder und Jugendliche über 14 Jahren unterschreiben eigenständig, aus Datenschutzgründen reicht für alle Teilnehmer*innen die Abkürzung mit dem jeweiligen Anfangsbuchstaben des Vor- und Nachnamens. Führen Sie auch weitere Teilnehmende (Eltern, Honorarkräfte, Ehrenamtliche etc.) mit in den Listen auf, grenzen diese aber eindeutig von den Kindern und Jugendlichen ab. Die Listen müssen mit dem Verwendungsnachweis in kumasta hochgeladen werden.

Welche Fahrtkosten sind förderfähig und wie weise ich sie korrekt nach?

Grundsätzlich sollten die Bündnisse im Rahmen von Kultur macht Stark so lokal wie möglich aufgestellt sein, weshalb Fahrtkosten im Rahmen von GLOBAL VILLAGE KIDS nur in begrenztem Umfang förderfähig sind. Sollte eine ausschließlich lokale Verortung aus wichtigen projektbezogenen inhaltlichen Gründen nicht möglich sein, weil z.B. ein überregionaler Bündnispartner eingebunden ist, sind dafür notwendige Fahrtkosten für die Honorarkräfte ab einer Strecke von 15 km pro Strecke förderfähig. Sollten Wohn- und Arbeitsort identisch sein, sind für diese Strecken Fahrtkosten nicht förderfähig. Bitte berücksichtigen Sie bei allen Reisen die Wahl der nachhaltigsten, umweltverträglichsten, wirtschaftlichsten und sparsamsten Verbindung und prüfen Sie das Bundesreisekostengesetz, das die Berechnungsgrundlagen für alle in der Kalkulation geplanten Fahrtkosten vorschreibt.

Sollten Sie Fahrtkosten für Teilnehmer*innen kalkulieren, begründen Sie bitte die Notwendigkeit. Bitte prüfen Sie zunächst, ob ggf. existierende Schüler*innentickets genutzt werden können und achten darauf, mögliche Gruppenermäßigungen in Anspruch zu nehmen.

Bahn- und Busfahrten/ Transfer

Bitte nutzen Sie nur Bahntickets 2. Klasse.
Als Belege gelten Bahntickets im Original mit Zangenabdruck sowie Online Tickets als PDF bzw. ausgedruckt.

Sollte es (insbesondere für Projekte im ländlichen Raum) nicht möglich sein, den ÖPNV zu nutzen und ein Bustransfer notwendig sein, um die Mobilität der Teilnehmenden sicherzustellen, beachten Sie bitte die Vorgaben für Auftragsvergaben ab einem Auftragswert über 1.000 EUR netto und machen Sie im Verwendungsnachweis einen Vermerk, warum die Ausgaben notwendig waren.

Fahrten mit dem privaten PKW

Für Fahrten mit dem privaten PKW gilt eine Kilometerpauschale von 0,20€/km.
Dabei dürfen die Ausgaben für die gesamte Dienstreise (Hin- und Rückfahrt) 130€ nicht übersteigen. Im Sinne der Umweltverträglichkeit sind Fahrten mit der Bahn PKW Fahrten vorzuziehen.

Für alle Fahrten benötigen Sie als Nachweis einen ausgedruckten Routenplan, der die Strecke in km nachvollziehbar macht. Bei mehrmaligen Fahrten ist ein Fahrtenbuch zu führen.

Taxifahrten

Taxifahrten sind nur in begründeten Ausnahmefällen förderfähig. Legen Sie einer Taxiquittung daher immer einen Vermerk bei, in dem Sie begründen, warum die Taxifahrt zwingend nötig war und eine Fahrt mit dem ÖPNV unmöglich.

Erhöhter Access-Bedarf

Um die Mobilität von Teilnehmenden mit Behinderungen sicherzustellen, können zusätzliche Fahrtkosten (z.B. Fahrdienst) beantragt werden.

Ausgaben für Verpflegung

Für Projekte ohne Übernachtungen kann eine Verpflegungspauschale in Höhe von 1,50€ pro Workshopstunde und pro Person kalkuliert werden.

Kann ich Übernachtungsausgaben für Honorarkräfte beantragen?

Übernachtungskosten in Hotels u. ä. sind für Honorarkräfte, die nicht am Arbeitsort wohnen, gemäß Bundesreisekostengesetz bis zu einem Betrag von 70€ pro Nacht zuwendungsfähig, wenn diese projektbezogen notwendig sind, weil beispielsweise keine lokale Honorarkraft gefunden werden konnte.

Im Sinne der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist es notwendig, bei Hotelübernachtungen über 70€ einen Vermerk mit Begründung für die Notwendigkeit der höheren Übernachtungskosten an den Beleg zu heften.

Übernachtungen in privaten Unterkünften können mit 20€ pro Nacht pauschal berechnet werden. Allerdings gilt auch diese Pauschale nur für 14 Tage. Ab dem 15. Tag kann keine Pauschale mehr berechnet werden.

Um die Pauschale auszuzahlen, reicht die übernachtende Person ein formloses Erstattungsgesuch ein. Dieses muss neben dem Namen der übernachtenden Person auch die Daten der Übernachtungen, die Anzahl der Nächte und die daraus resultierende Summe der Pauschale enthalten. Die Auszahlung erfolgt an die übernachtende Person.

Kann ich Übernachtungsausgaben für Teilnehmende beantragen?

Grundsätzlich können Übernachtungsausgaben für Teilnehmer*innen beantragt werden, sofern diese für die Realisierung des Projektes notwendig sind. Wenn ein konkretes Angebot (z. B. von einer Jugendherberge) vorliegt, können auch die kalkulierten Preise des Angebots beantragt werden. Bitte reichen Sie in dem Fall das Angebot des Anbieters bei der Antragstellung mit ein und beachten Sie die Vorgaben zum Einholen von Vergleichsangeboten ab einem Auftragswert über 1.000 € netto.

Sollte bei Antragstellung noch kein konkretes Angebot vorliegen, können die Übernachtungen vorkalkulatorisch mit maximal 25 € pro Nacht angesetzt werden. Zusätzlich dazu können pro Teilnehmer*in bis zu 28 € Verpflegungsausgaben (gemäß Vorgaben des Bundesreisekostengesetzes) bei einer Abwesenheit von mehr als 24h berechnet werden. Bei Abwesenheiten unter 24h gilt die Verpflegungspauschale von 1,50€ pro h pro Person. Die Abrechnung erfolgt anhand der tatsächlichen Belege (inklusive Teilnehmer*innenlisten). Bitte achten Sie auf die wirtschaftliche und sparsame Verwendung der Fördermittel.

Wie weise ich Sachausgaben nach?

Kaufbelege für Sachausgaben müssen enthalten:

• Datum
• Preis
• Warenbezeichnung

Wenn Sie auf Flohmärkten oder z. B. bei ebay Kleinanzeigen einkaufen, lassen Sie sich immer eine Quittung ausstellen. Es kann sinnvoll sein einen Quittungsblock zu kaufen und diesen zur Hand zu haben.

Wie rechne ich Versicherungen korrekt ab?

Versicherungen können abgerechnet werden, wenn ein klarer Projektbezug gegeben ist. Bereits dauerhaft bestehende Versicherungen der Bündnispartner*innen sind nicht förderfähig, diese können als Eigenleistung in das Projekt eingebracht werden. Bitte prüfen Sie vor Ort zunächst, welche Versicherungen bereits dauerhaft bestehen und stellen sicher, dass alle Projektteilnehmenden ausreichend während der Durchführung Ihres Projekts versichert sind. Förderfähig sind nur gesetzlich vorgeschriebene Versicherungen, die für die erfolgreiche Durchführung des Projekts zwingend notwendig sind und die wirtschaftlichste Option darstellen. Sollten Sie sich unsicher sein, wenden Sie sich zur Rücksprache an das Projektbüro. Freiwillige Versicherungen sind grundsätzlich nicht zuwendungsfähig.

Ausnahmen gibt es für Versicherungen die im Rahmen eines Mietverhältnisses Grundlage für die Möglichkeit des Mietens sind. Häufig ist dies bei Technikmiete der Fall. Diese Versicherungen sind zuwendungsfähig, wenn belegt werden kann, dass die Versicherung wirtschaftlich ist.

Kann ich Mittel zur eigenen Verwaltung an andere weiterleiten (z. B. Honorarkräfte)?

Die antragstellende Organisation darf keine Mittel zur Selbstverwaltung an Personen, die nicht zu dieser Organisation gehören, weiterleiten. Dementsprechend ist die Überweisung z. B. eines Ausstattungsbudgets an Honorarkräfte nicht möglich. Alle Rechnungen müssen daher auf die antragstellende Organisation ausgestellt sein und von ihr beglichen werden. Bündnispartner*innen dürfen sich untereinander keine Rechnungen stellen. Für das Projekt erbrachte Leistungen gelten als Eigenleistung der jeweiligen Bündnispartner*in. Das Verbot der Weiterleitung der Mittel ist in §7.3 des Weiterleitungsvertrags fixiert.

Muss ich bestimmte Vorgaben beachten, wenn ich Aufträge vergebe?

Da Sie gemäß Nr. 1.1 der Nebenbestimmungen für Zuwendungen auf Ausgabenbasis des Bundesministeriums für Bildung und Forschung zur Projektförderung (NABF) an das Gebot der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der Fördermittel gebunden sind, kann es – auch unabhängig vom Betrag, den Sie ausgeben – notwendig sein, Preisvergleiche vorzunehmen. Bei Sachausgaben ab 1.000 € netto müssen drei schriftliche Angebote beim Fonds vorgelegt werden.

Bei Vergaben von freiberuflichen Leistungen sind die Angebote grundsätzlich auch einzuholen, sofern ein Angebotsvergleich möglich und zweckmäßig ist (auf künstlerische Leistungen trifft dies aufgrund des Alleinstellungsmerkmals der Tätigkeit i.d.R. nicht zu). Sollte der Angebotsvergleich nicht möglich sein oder nicht das preisgünstigste Angebot gewählt werden, muss eine schriftliche Begründung dafür eingereicht werden.

Weitere Regelungen bei der Vergabe von Aufträgen entnehmen Sie bitte den NABF sowie ggf. der UVgO: https://www.vergabevorschriften.de/uvgo

Weitere Informationen sowie Handlungsleitlinien unter: https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Dossier/oeffentliche-auftraege-und-vergabe.html

Wie gehe ich mit Gegenständen, die für das Projekt angeschafft wurden, nach der Durchführung des Projektes um?

Wurden im Projektverlauf Gegenstände oder Rechte (z. B. Nutzungsrechte, Aufführungsrechte, Abbildungsrechte, Verwertungsrechte) mit einem Anschaffungswert von mehr als 800 € netto beschafft, müssen diese gemäß NABF Nr. 2.3. im Rahmen des Verwendungsnachweises inventarisiert werden. Bitte halten Sie daher folgende Angaben bereit:

• die Art und die Anzahl der Gegenstände oder Rechte
• den Tag der Anschaffung und
• den Anschaffungswert netto in Euro

Für alle Objekte, die der Inventarisierungspflicht unterliegen, muss ein Folgeprojekt genannt werden, in dem diese Objekte weiterhin zum Einsatz kommen. Bitte geben Sie das Folgeprojekt und den Verwendungszweck an.

Ansonsten ist das Objekt am Markt zu veräußern oder dem Projekt abzukaufen. Der Gewinn muss dem Fonds Darstellende Künste überwiesen werden.

Wofür ist die Verwaltungspauschale vorgesehen und wie erfolgt die Auszahlung?

Für die Verwaltung und Administration der Projekte innerhalb von GLOBAL VILLAGE KIDS ist eine Verwaltungspauschale automatisch vorgesehen und kalkuliert. Diese beträgt je nach Antragshöhe mindestens 500 EUR oder 7% der anerkannten Ausgaben. Darüber hinaus können keine weiteren Verwaltungsausgaben abgerechnet werden. Die Auszahlung der Verwaltungspauschale erfolgt nach erfolgreichem Projektabschluss und mit dem Abschluss des Verwendungsnachweises.

Kann ich anteilige Ausgaben für den Betrieb der Organisationen innerhalb der Bündnispartner abrechnen?

Anteilige Kosten, die bei den Bündnispartnern z. B. für dauerhaft angemietete Räumlichkeiten oder im Rahmen der Betriebskosten entstehen, können nicht abgerechnet werden, da diese als Eigenleistung der Bündnispartner mit in das Projekt eingebracht werden sollen.

Kann ich für Aufführungen im Rahmen des Projekts Einnahmen kalkulieren?

Bei GLOBAL VILLAGE KIDS handelt es sich um eine Vollfinanzierung auf Ausgabenbasis. Es dürfen keine Einnahmen durch das Projekt generiert werden.

Kann ich Ausgaben für die Vernetzungs- und Transferarbeit außerhalb meines Bündnisses kalkulieren?

Zur Unterstützung des Wissenstransfers über die Bündnisse hinaus sowie für die Vernetzung auf kommunaler Ebene können Transfer- und Vernetzungsaktivitäten kalkuliert werden. Die Aktivitäten sind für Treffen bzw. Workshops zwischen den Bündnispartner*innen und externen kommunalen Expert*innen gedacht. Es ist daher zwingend erforderlich, neben den Bündnispartner*innen auch kommunale Akteur*innen einzubinden. Treffen und Workshops, an denen ausschließlich die am Projekt beteiligten Bündnispartner*innen teilnehmen, sind nicht förderfähig. Es können Treffen (max. 2 h Dauer) oder Workshops (max. 6 h Dauer) gefördert werden. Die Beantragung und Kalkulation erfolgt in Kumasta als Pauschale.

Die Künstler*innensozialabgabe lässt sich aufgrund der Abrechnungsmodalitäten der Künstlersozialkasse nicht im Bewilligungszeitraum begleichen. Wie gehe ich vor?

In diesem Ausnahmefall ist es möglich, eine Rückstellung vorzunehmen: Überweisen Sie den centgenauen Betrag der fälligen Künstlersozialabgabe vom Projektkonto auf Ihr Privatkonto oder belassen das Geld auf dem Projektkonto. Bitte bestätigen Sie in jedem Fall schriftlich, dass Sie abgabepflichtig sind und in welcher Höhe Sie voraussichtlich zu welchem Datum die Abgabe an die KSK abführen werden.

Was muss ich beachten, wenn ich mein Projekt bewerbe?

Geförderte Projekte von GLOBAL VILLAGE KIDS verpflichten sich, bei allen Veranstaltungen und Veröffentlichungen das entsprechende GLOBAL VILLAGE KIDS Logo des Fonds Darstellende Künste sowie die Logoleiste des Gesamtprogramms ,,Kultur macht stark. Bündnisse für Bildung” des Bundesministeriums für Bildung und Forschung zu verwenden.

Dies gilt für Online-Ankündigungen (digitale Spielpläne, Ankündigungen etc.) ebenso wie für Printmedien und Pressemitteilungen sowie für Veröffentlichungen in entsprechenden Spielstätten.

Wo finde ich die Logos und wie verwende ich sie korrekt?

Das Logo von GLOBAL VILLAGE KIDS finden Sie auf der Homepage des Fonds auf der linken Seite unter Förderung in „Logo-Download“. Dazu ist bei jeder Publikation (Ausschreibung, Flyer, Audio-/Videodokumente etc.) die Logoleiste als Förderhinweis gut sichtbar anzubringen. Sie besteht aus den Logos von GLOBAL VILLAGE KIDS, dem Logo des Fonds Darstellende Künste sowie der Logoleiste „Kultur macht stark“ und dem Bundesministerium für Bildung und Forschung und steht auf der Website zum Download bereit.

Es ist zu beachten, dass das Logo nicht verzerrt, unproportional skaliert oder in seiner Farbgebung verändert werden darf. Die Logos können sowohl farbig als auch schwarz-weiß, sowie im Hoch- oder Querformat verwendet werden. Das Logo muss immer auf einem weißen Hintergrund platziert werden.

Beispiel vollständige Logoleiste GLOBAL VILLAGE KIDS

Welche Förderhinweise muss ich verwenden?

Für die Verwendung im Text ist die folgende Wortmarke zu führen:
„Das Projekt „Projekttitel” wird gefördert vom Fonds Darstellende Künste im Programm GLOBAL VILLAGE KIDS als Teil von ,,Kultur macht stark. Bündnisse für Bildung” gefördert vom Bundesministerium für Bildung und Forschung.“

Details können im CD-Manual nachgelesen werden, welches Sie im internen Bereich der „Kultur macht stark“-Webseite unter www.buendnissefuer-bildung finden.

Bitte achten Sie darauf, das Förderprogramm GLOBAL VILLAGE KIDS in Versalien zu schreiben. Für Veröffentlichungen in den Sozialen Medien taggen Sie den Fonds Darstellende Künste

• https://www.facebook.com/FondsDarstellendeKuenste
• https://twitter.com/fonds_daku
• https://www.instagram.com/fondsdarstellendekuenste/

oder verlinken Sie auf die Seite des Fonds Darstellende Künste.

Ist eine Freigabe von Druckerzeugnissen bzw. für das Erstellen einer eigenen Homepage beim Fonds einzuholen?

Nein, eine Freigabe durch den Fonds ist für Printprodukte nicht erforderlich. Bitte informieren Sie das Projektbüro, wenn Sie eine projektbezogene Webseite einrichten.

Wie lade ich den Fonds und Jurymitglieder zu Veranstaltungen ein?

Bitte teilen Sie Ihre Termine (Präsentationstermine, projektbezogene Aufführungen) frühzeitig dem Projektbüro mit, wir planen einige Projekte vor Ort zu besuchen. Bestimmte Termine empfehlen wir auch der von „Kultur macht stark“ engagierten Presseagentur oder dem BMBF.

Benötige ich eine Foto- und Videoerlaubnis für die Teilnehmer*innen meines Projektes?

Projektempfänger*innen sollen die programmweite Öffentlichkeitsarbeit des Programms bestmöglich unterstützen und dem Fonds Darstellende Künste und ggf. dem BMBF nach Möglichkeit Materialien (Bild/Video/Text) aus ihren Projekten zur Verfügung stellen. Bitte beachten Sie, dass Ihnen die Einverständniserklärungen der Teilnehmer*innen und ggf. der Fotograf*innen dafür vorliegen. Bei Bedarf kann das Projektbüro Vorlagen für Foto/Film-Einverständniserklärungen für Teilnehmer*innen bzw. Fotograf*innen zur Verfügung stellen.

Muss ich dem Fonds Materialien (Fotos, Texte, Videos) aus meinem Projekt zur Verfügung stellen?

Gemeinsam gilt es Aufmerksamkeit zu generieren: Alle Fördermittelempfänger*innen sind angehalten, dem Fonds auf Nachfrage Materialien zur Veröffentlichung auf seinen Kanälen (Webseite, Social Media, Printmedien) Bilder, Video-URLs und Texte zur Verfügung zu stellen, sofern dafür die entsprechenden Einverständniserklärungen (Teilnehmer*innen, Fotograf*innen) vorliegen. Die eingesendeten Materialen dienen auch zur Dokumentation des Projektes und Nachweisprüfung durch das BMBF. Einzelne Good-Practice Beispiele übermitteln wir in Abstimmung dem BMBF zur weiteren Kommunikation.

Hilfestellungen zum Zwischen- bzw. Verwendungsnachweis finden Sie unter: Kumasta3 (buendnisse-fuer-bildung.de)

Wann ist ein Zwischennachweis fällig und welche Unterlagen umfasst er?

Sollten Sie ein überjähriges oder mehrjähriges Projekt (in der Prozess- oder Konzeptionsförderung) durchführen, beachten Sie bitte, dass Sie zum 31.12. über Kumasta einen Zwischennachweis erstellen und dem Fonds anschließend postalisch zusenden müssen.

Wann ist der Verwendungsnachweis fällig?

Der Verwendungsnachweis muss für jedes Projekt in der Regel spätestens 1 Monat nach Ende der beantragten Laufzeit, spätestens jedoch zum 31.12. des laufenden Förderjahres, einzureichen.

Welche Unterlagen umfasst der Verwendungsnachweis und wie sind die Unterlagen einzureichen?

Um die Verwendung der Fördergelder ordnungsgemäß nachzuweisen ist der Verwendungsnachweis einzureichen. Dieser wird in Kumasta erstellt.

Er umfasst immer folgende Unterlagen:

• Sachbericht (über Kumasta erstellt, postalisch mit rechtverbindlicher Unterschrift einreichen)
• Zahlenmäßiger Nachweis (über Kumasta erstellt, postalisch mit rechtverbindlicher Unterschrift einreichen)
• Belegliste (digital in kumasta hochladen)
• Teilnehmer*innenliste (digital in kumasta hochladen)
• Abrechnung der Verpflegungspauschale (falls beantragt, digital in kumasta hochladen)
• Dokumentation Transfer- und Vernetzungsaktivitäten (falls beantragt, digital in kumasta hochladen)
• Inventarliste bei Investitionen über 800€ netto (digital in kumasta hochladen)

Bei einer vertieften Prüfung sind darüber hinaus nach Aufforderung folgende Unterlagen einzureichen:

• Honorarverträge, Stundennachweise, Foto- und Filmerlaubnis (digital in kumasta hochladen)
• Rechnungen, Belege inkl. dazugehöriger Kontoauszüge (digital in kumasta hochladen)
• Belege für Auslagenerstattungen (digital in kumasta hochladen)
• Vereinbarung für ehrenamtliche Tätigkeiten (digital in kumasta hochladen)
• Vergleichsangebote für Ausgaben über 1.000€ netto

Was ist ein Sachbericht und wie erstelle ich ihn?

Der Sachbericht ist Teil des Verwendungsnachweises und wird in Kumasta erstellt. Dort beschreiben Sie auf Basis verschiedener Fragen die Durchführung Ihres Projekts hinsichtlich der erzielten Ergebnisse und der Verwendung der Fördergelder. Dabei gleichen Sie die konkret erfolgte Projektumsetzung auch mit dem ursprünglich im Antrag formulierten Vorhaben ab.

Wie archiviere ich die Belege sinnvoll und richtig?

Nummerieren Sie alle Belege, die im Laufe des Projekts anfallen, und versehen Sie diese mit einem Merkmal, das die Projektzugehörigkeit abbildet. Wenn Ihr Projekt im Rahmen von GLOBAL VILLAGE KIDS gefördert wurde, kann die Kennzeichnung beispielsweise so aussehen:

Antragsnummer-#001
Antragsnummer (als eindeutiges Projektmerkmal) - Belegnummer, fortlaufend durchnummeriert